宋玉芬

鄄城縣人社局 274600

基于開放和實用的人事檔案管理改革探微

宋玉芬

鄄城縣人社局 274600

隨著社會不斷的發(fā)展，我國流動人口數(shù)量逐漸增加，傳統(tǒng)的人事檔案信息已經(jīng)不能滿足社會的發(fā)展，因此，人事檔案管理功能需要加強，并以“開放”和“實用”為主進行研究創(chuàng)新，基于此，本文對開放和使用的人事檔案管理改革進行了簡單的研究。

檔案管理；開放；使用；改革

一、前言

人事檔案信息在很大程度上都會影響事業(yè)單位人員的發(fā)展，現(xiàn)階段我國人事檔案管理正處于發(fā)展階段，通過我國專業(yè)人員對其不斷的研究，已經(jīng)取得了良好的成績。由于各事業(yè)單位發(fā)展情況不同，對于人事檔案管理方法也存在著一定的水平差異。近年來，事業(yè)單位的人事檔案管理體系已經(jīng)呈現(xiàn)出越來越多的弊端，需要將人事檔案管理進行創(chuàng)新、改革，從而促進事業(yè)單位的人事檔案管理發(fā)展。因此，做好人事檔案管理的“開放”與“實用”可以有效的促進我國人事檔案管理的發(fā)展。

二、人事檔案的基本知識以及特殊性質(zhì)

（一）人事檔案的基本知識。隨著社會不斷的發(fā)展，我過早在《檔案學(xué)詞典》中就已經(jīng)為人事檔案進行定位。人事檔案主要由人事、組織、勞動工資等部分組成，將事業(yè)單位工作人員的經(jīng)歷、表現(xiàn)記錄下來，由相關(guān)管理人員總結(jié)到檔案中。一般來說，人們對人事檔案管理的主要理解含義有以下幾種：（1）檔案信息是記錄這事業(yè)單位工作人員的活動記錄；（2）人事檔案記錄了比較全面的事業(yè)單位工作人員的工作情況、經(jīng)理、表現(xiàn)等內(nèi)容，特別是工作人員與黨組織之間的關(guān)系；（3）完整性，人事檔案是將一個人的全部經(jīng)歷、表現(xiàn)記錄在其中；（4）人事檔案具有較高的參考價值，在工作過程中人事檔案也起到了非常大的作用；（5）人事檔案在管理存儲過程中可以以文字、數(shù)字、圖片、音頻等形式進行存儲。

（二）認識檔案的特殊性質(zhì)。人事檔案在使用過程中具有一定的特殊性，比如說，人事檔案涉及的企業(yè)、單位、部門較多，對于一些特殊的檔案所屬人，其人事檔案會涉及到該人員參加工作的各個部門中。現(xiàn)階段，人們在工作過程中常常出現(xiàn)跳槽現(xiàn)象，使人員的人事檔案變得更加豐富，以此人事檔案具有一定的特殊性；人事檔案具有較強的真實性，可以通過人事檔案來了解人員的工作經(jīng)歷、工作狀態(tài)以及表現(xiàn)形式等；人事檔案具有較高的機密性。人事檔案中的信息資料是不會向外界公布的，只有指定部門在特殊情況下才能閱讀、查找人事檔案信息，在查找、閱讀過程中需要向相關(guān)部門進行匯報，只有通過批準才可以；人事檔案在整理過程中都是以個人為單位而形成的，只有這樣才能將個人信息更好的呈現(xiàn)在檔案中。由此可見，人事檔案信息具有一定的特殊性。

二、現(xiàn)階段人事檔案管理存在的問題

隨著社會不斷的發(fā)展，我國在人事檔案管理過程中取得了一定的進步，但是與一些發(fā)達國家相比，其中還存在著一定的不足，主要體現(xiàn)在以下幾點：

（一）功能逐漸弱化。社會快速發(fā)展，社會經(jīng)濟水平提高，人們的生活質(zhì)量得到了較大的改變?，F(xiàn)階段，人們的生活習(xí)慣變得越來越自由、瀟灑，從而導(dǎo)致檔案信息在人們的生活中逐漸的弱化，一些事業(yè)單位在發(fā)展過程中已經(jīng)將檔案信息進行“遺忘”。

（二）拋棄檔案現(xiàn)象嚴重。改革開放以來，檔案信息在事業(yè)單位發(fā)展過程中已經(jīng)沒有任何的要求，單位部門對檔案信息不重視，因此要想重新將檔案投放在事業(yè)單位中需要很大的難度。雖然有一些事業(yè)單位繼續(xù)應(yīng)用檔案管理，但是檔案管理制度不完善，從而導(dǎo)致對檔案逐漸的忽視，出現(xiàn)拋檔現(xiàn)象。據(jù)調(diào)查顯示，我國各地區(qū)的事業(yè)單位在發(fā)展過程中都出現(xiàn)了棄檔現(xiàn)象。棄檔現(xiàn)象的出現(xiàn)，增加了我國人事檔案管理了難度。

（三）檔案管理方式不合理?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位在管理檔案過程中，出現(xiàn)一些不合理現(xiàn)象。我國相關(guān)條例中規(guī)定，在檔案信息轉(zhuǎn)移傳送過程中必須要通過專業(yè)人員進行派送，但是在實際轉(zhuǎn)移時，都是由自己攜帶到相關(guān)單位的，由此可見，我國人事檔案管理相當不合理。

（四）檔案存在造假現(xiàn)象。專業(yè)人員在管理人事檔案時，就會發(fā)現(xiàn)，人員年齡較小、工齡較長、學(xué)歷較高等現(xiàn)象。檔案所屬人在管理過程中自己檔案過程中將其進行造假，這對專業(yè)檔案管理人員的工作造成了很大的困難，甚至還會對檔案所屬人的未來發(fā)展造成很大的影響。

三、基于開放與實用的人事檔案管理改革措施

（一）開放管理思路。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)跟上社會發(fā)展的腳步，因此需要將人事檔案管理進行改革，以開放與實用為主。在檔案信息管理過程中，應(yīng)該樹立正確的以人為本服務(wù)意識，做到為人民服務(wù)。只有這樣人事檔案在管理過程中才能更好的適應(yīng)當今社會的發(fā)展，了解社會流動人口的實際情況。因此實施“開放性”的人事檔案管理方法是檔案管理在我國未來發(fā)展的必然趨勢；而檔案管理的實用性，就需要要具備一定的生動、豐富的特點。在檔案信息管理過程中，需要保證檔案信息的真實、可靠性，提高人事檔案管理工作效率與工作效率，促進我國人事檔案信息管理工作快速發(fā)展下去。

（二）改革方式。對傳統(tǒng)的檔案管理方式進行改革創(chuàng)新，在改革過程中要開展一系列的開放性管理模式。在人事檔案信息管理過程中，需要建立一個對應(yīng)的保管機構(gòu)，并保證該機構(gòu)具有較高的保密性，只有這樣才能保證人事檔案信息的安全；同時，為了更好的對檔案信息進行保管，還可以制定對應(yīng)的管理制度，保證人事檔案管理工作順利進行下去；檔案信息的所屬人有權(quán)利了解檔案信息的中的內(nèi)容；檔案信息在管理過程中還可以向所屬人進行公開查看，保證檔案信息的真實可靠性，提高人事檔案信息的使用率。

四、總結(jié)

總而言之，在人事檔案管理過程中，需要根據(jù)開放性與實用性進行適當?shù)母母铮仙鐣焖侔l(fā)展的腳步，提高檔案信息管理的工作效率與工作質(zhì)量。現(xiàn)階段，我國人事檔案管理中還存在著一些問題，需要將這些問題進行轉(zhuǎn)變完善，只有這樣才能更好的提高人事檔案的使用率。本文對開放和實用的人事檔案管理改革方法進行了簡單的研究，文中還存在著一定的不足，希望我國專業(yè)技術(shù)人員加強對開放和實用的人事檔案管理改革方法研究，從而促進我國檔案信息管理工作快速發(fā)展。

［1］鄭金子.開放和實用的人事檔案管理改革探討［J］.現(xiàn)代營銷（學(xué)苑版），2012，12：184-185.