文/廣州海洋地質(zhì)調(diào)查局 鐘吉

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信息時代如何做好檔案資源的開發(fā)利用

文/廣州海洋地質(zhì)調(diào)查局 鐘吉

【摘要】本文圍繞如何做好檔案資源的開發(fā)利用展開探討，分析了檔案資源開發(fā)利用現(xiàn)狀，提出做好檔案資源開發(fā)利用的措施。

【關(guān)鍵詞】檔案資源；開發(fā)；利用

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，我們已經(jīng)進入了一個信息化的時代，伴隨著社會信息時代的來臨，信息化知識不斷地增長，信息被人們應(yīng)用于各個方面。檔案是一種重要的信息資源，它記載了社會和歷史的發(fā)展歷程，記載了廣泛性、綜合性、原始性、可靠性、具有憑證性的信息，因此做好檔案資源的開發(fā)和利用具有重要的意義，不僅能滿足各方面對其的需求，還能實現(xiàn)檔案效益的最大社會化，因此在信息化時代下，做好檔案資源的開發(fā)利用已經(jīng)成為檔案工作的重中之重。

一、檔案資源開發(fā)利用現(xiàn)狀

長期以來，我國在檔案資源管理上存在著諸多問題，嚴重影響了檔案資源的開發(fā)利用。例如由于傳統(tǒng)觀念的根深蒂固，在對待檔案資源上，側(cè)重于對檔案的保護，而忽略了對檔案資源的開發(fā)利用，使得檔案資源陷入一個只保存不利用的局面，使檔案服務(wù)的工作一直處于一個被動服務(wù)的狀態(tài)。正是如此，使得檔案管理過程中存在一些嚴重的弊端，例如一些具有很高應(yīng)用價值的檔案資源一直無法得到利用，使不了解的人感到具有參考價值的資源太少，在學(xué)術(shù)研究或者技術(shù)上無法突破瓶頸，還有可能出現(xiàn)資源的浪費，比如因為檔案資源管理處于半封閉的狀態(tài)，一些研究人員不知道正在研究的項目已經(jīng)研究過了，造成重復(fù)性勞動，給研究工作帶來不必要的浪費。除此之外，檔案管理人員的價值也得不到真正地體現(xiàn)，造成了一定的人力資源浪費。為此必須做好檔案資源開發(fā)利用。

二、做好檔案資源開發(fā)利用的措施

結(jié)合檔案資源管理中存在的問題，筆者認為做好檔案資源的開發(fā)利用，提高檔案的利用效率，可以從以下幾個方面做起。

（一）轉(zhuǎn)變觀念。首先檔案作者需要轉(zhuǎn)變自己的傳統(tǒng)觀念，對陳舊的方法和工作方式進行改革，注重檔案資源的服務(wù)能力，這是時代發(fā)展的需求。為了能夠做好檔案資源的開發(fā)利用，為社會大眾提供良好的資源服務(wù)，為此要加強檔案資源管理法治觀念，宣傳檔案資源法律法規(guī)。加強對檔案資源的指導(dǎo)工作，檔案資源管理需要管理人員具有多方面專業(yè)知識，需要管理人員具有扎實的基礎(chǔ)，一些基層單位可能對單位檔案資源管理的重要意義不了解，為此需要上級業(yè)務(wù)部門對其進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。改變檔案資源管理水平不高的現(xiàn)狀，加強對他們的培訓(xùn)。其次檔案工作人員需要強化服務(wù)意識，變被動為主動，深入現(xiàn)場，深入基層，結(jié)合檔案資源的特點以及群眾的需要，為群眾提供各種各樣的服務(wù)方式，不斷優(yōu)化檔案信息資源服務(wù)手段，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的資源，還可以在檔案資源管理部門開設(shè)咨詢服務(wù)平臺，不斷拓展檔案資源社會服務(wù)功能。最后檔案管理者還需要不斷提高自身素質(zhì)，加強思想文化建設(shè)，在工作時表現(xiàn)出良好素養(yǎng)，堅定自己的信念，處理好和基層人員的關(guān)系，做一個優(yōu)秀的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)者。

（二）整合資源。要想實現(xiàn)對檔案資源的整合，首先需要建立現(xiàn)代化的檔案資源管理模式，建立檔案資源信息管理中心，通過檔案資源信息管理中心實現(xiàn)對資源的集中管理，并構(gòu)建一站式服務(wù)平臺，提供搜索、查詢、利用功能，做到檔案信息資源的共享，從源頭增加檔案信息資源的利用率，另外，加強與社會上各個部門和機構(gòu)的橫向聯(lián)合，整合社會整體資源，建立更加強大的，更加完整的檔案資源信息數(shù)據(jù)庫，讓整個社會的檔案資源可以得到充分地開發(fā)利用，還可以建立和不斷完善檔案室的網(wǎng)頁，通過網(wǎng)頁向社會各界傳達最新的、最準確的檔案資源目錄，便于需要的人員快速獲取有效的信息。其次，檔案資源管理本來就是一個完整的社會整體，但是由于時代的發(fā)展，使得檔案資源逐漸被分離成一個個獨立的系統(tǒng)，雖然這種分離是社會精細化發(fā)展的趨勢，但是給檔案資源的開發(fā)利用帶來了巨大的問題。為了避免檔案資源分離造成的檔案信息的浪費，就必須加強社會各個活動主體之間的聯(lián)系，拉近檔案管理機構(gòu)和各個活動主體之間的距離，讓檔案資源管理部門之間既能保持相互獨立，又能更好地服務(wù)于社會大眾。從而最大限度地提高檔案資源的利用率。最后，一方面要處理好檔案資源利用和檔案資源保密之間的關(guān)系，保密和利用看似是一個矛盾的問題，其實兩者之間不存在沖突，只有檔案資源做好保密工作的情況下，檔案資源才能談得上利用，因此做好檔案資源的保密工作，并適當?shù)貫樾枨笳呓饷芤恍n案資源信息，或者公開一些社會需要的檔案信息資源，從而保證檔案信息資源的利用率。另一方面要處理好創(chuàng)新和繼承之間的關(guān)系，在對檔案資源管理上，要將創(chuàng)新放在第一位，利用創(chuàng)新手段，加強對檔案信息資源的提煉、收集、匯聚，進而建立更加方便、智能的檔案信息資源管理系統(tǒng)，促進檔案資源的不斷更新，并將具有價值的檔案信息資源進行傳播。

三、總結(jié)語

檔案的信息資源管理、開發(fā)利用是一項艱巨的、緊迫的任務(wù)，同時也是一個需要長期發(fā)展的任務(wù)。檔案信息資源的開發(fā)利用是社會進步和社會發(fā)展的需要，也是這個時代賦予我們的重大使命，同時也是檔案資源管理事業(yè)應(yīng)對信息時代快速發(fā)展的策略，為此，一方面領(lǐng)導(dǎo)層要認識到檔案資源開發(fā)利用的重要性，重視檔案資源開發(fā)利用工作，檔案管理人員要加強自身服務(wù)意識，深入基層指導(dǎo)基層管理人員的業(yè)務(wù)工作。另一方面加強檔案資源的整合，建立檔案資源信息中心，為檔案資源的開發(fā)利用提供便利，提高檔案資源的利用率，從而最大化檔案資源的作用。

【參考文獻】

［1］張滿山.以檔案資源整合促利用服務(wù)工作［J］.浙江檔案，2008（03）.