張 蕾 馬淑芹

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發(fā)揮檔案利用效果 服務(wù)醫(yī)院綜合建設(shè)

張 蕾 馬淑芹

【摘 要】本文探究的是關(guān)于發(fā)揮檔案利用效果服務(wù)醫(yī)院綜合建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】檔案 服務(wù) 醫(yī)院

一、為編史、修志提供檔案

（一）檔案涵蓋面廣

在檔案撰寫中，我們借閱了行政、黨委、醫(yī)療、護(hù)理、后勤（基建、總務(wù)）財(cái)務(wù)等大量的檔案，這些檔案涵蓋了我院工作的方方面面，為院志撰寫引經(jīng)據(jù)典提供了良好的保證。

（二）內(nèi)容真實(shí)

在院志編寫中，我們采用了當(dāng)事人回憶這一方法，當(dāng)事人記憶不清時(shí)，我們根據(jù)檔案查找依據(jù)，真實(shí)地反映了十幾年來我院發(fā)生的變化。

（三）數(shù)字翔實(shí)

在撰寫財(cái)務(wù)，醫(yī)療統(tǒng)計(jì)、設(shè)備等幾方面時(shí)，我們需要大量的數(shù)字資料，如果說數(shù)字最能說明實(shí)質(zhì)，那么說是檔案的保管、保護(hù)發(fā)揮了重大作用，方使這些數(shù)字為撰寫院志又提供了有力的證據(jù)。

二、為落實(shí)政策、職稱評定、年報(bào)統(tǒng)計(jì)提供檔案

在職稱改革中也同樣遇到了很多復(fù)雜的問題，如有的職務(wù)任命時(shí)間本人說不清，個(gè)人檔案中又無記載，在眾說不同的情況下，我們又以文檔中所記載的事實(shí)澄清了原委。在一年一度的各種各類統(tǒng)計(jì)年報(bào)表中，如干部、黨員年報(bào)、工資年報(bào)、各類情況摸底年報(bào)等，都需要查閱檔案來填報(bào)。（1）借閱職稱評審表及年度考核登記表，為職工晉升上一級職稱，上報(bào)省廳材料提供了依據(jù)。（2）借閱人事檔案，借閱即將退休人員的人事檔案，核實(shí)退休年齡。保證職工生日與檔案相符、無誤。（3）借閱死亡人員的人事檔案辦理相關(guān)手續(xù)使用，核發(fā)撫恤金。（4）借閱準(zhǔn)備調(diào)走人員的人事檔案，進(jìn)行工資等方面的審核，辦理調(diào)動手續(xù)。（5）職工本人查閱、復(fù)印人事檔案中相關(guān)內(nèi)容，證明社會關(guān)系、繼承房產(chǎn)。為人事科在職工的職稱晉升，辦理退休等方面提供了原始檔案依據(jù)，確保了工作的順利進(jìn)行。

三、為醫(yī)院創(chuàng)“三甲”提供檔案

2013年我院在整個(gè)“創(chuàng)三甲”的過程中，檔案充分發(fā)揮其作用，如查找醫(yī)院各項(xiàng)工作的制度、職責(zé)、醫(yī)療報(bào)表、醫(yī)療業(yè)務(wù)方面的管理性文件、設(shè)備等，為“創(chuàng)三甲”工作提供了依據(jù)，做出了貢獻(xiàn)。

四、為房改提供檔案

2011年底，我院進(jìn)行房屋改革后，為了積極穩(wěn)妥推選醫(yī)院住房制度改革，緩解職工住房供求矛盾，使公有住房逐步向社會化、商品化轉(zhuǎn)變，形成住房資金的良性循環(huán)，提供了房產(chǎn)證的查閱，為院內(nèi)住戶、職工查閱房屋面積、以及購買新房等提供了原始證據(jù)。

五、科研檔案的利用

首先，知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”，在科教興國的戰(zhàn)略方針指導(dǎo)下，我院多次對科技人才的住房、工資、調(diào)級職稱晉升予以優(yōu)待，科研成果獎勵(lì)證書作為重要憑證。對我院建立科技創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制實(shí)施科技興院方略發(fā)揮著重要作用。其次，建立健全科研檔案，有效地避免了重復(fù)立項(xiàng)的問題。最后，科研檔案中涉及的技術(shù)領(lǐng)域與水平為該方向的深入研究提供了重要的基礎(chǔ)和依據(jù)，通過查閱科研檔案資料提醒課題負(fù)責(zé)人注意本課題研究深度與進(jìn)展，避免重復(fù)研究浪費(fèi)人力、物力和財(cái)力。

六、文書檔案在人事制度改革中的作用

2009年，我院進(jìn)行人事制度改革，根據(jù)改革方案，院內(nèi)所有中層干部崗位均要拿出來，實(shí)行競爭上崗，全院有100多名同志報(bào)名參加這一活動，為了更好地了解每個(gè)人的情況，我們設(shè)計(jì)了職能科室、臨床科室和醫(yī)技科室報(bào)名基本情況統(tǒng)計(jì)表，基本情況包括姓名、性別、年齡、學(xué)歷、現(xiàn)任職務(wù)、任職時(shí)間、技術(shù)職稱、聘任時(shí)間，我們借助檔案查閱了每個(gè)同志的情況，確保了競爭上崗工作的順利進(jìn)行。

查閱利用文書檔案進(jìn)行醫(yī)院的科學(xué)管理和開展編史修志工作。為醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)研究衛(wèi)生工作歷史、科學(xué)決策、制定規(guī)劃，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、落實(shí)政策、解決歷史遺留問題等提供了大量的原始依據(jù)，為編撰我院院志、制度管理手冊等提供了大量有價(jià)值的資料，使得這些工作得以順利進(jìn)行。

七、利用會計(jì)檔案為我院財(cái)務(wù)工作的順利進(jìn)行提供了保障

查閱利用會計(jì)檔案出具會計(jì)憑證。為我院的審計(jì)、銀行信貸、核實(shí)賬目等工作提供了大量的原始憑證。為設(shè)備的調(diào)撥提供了原始的發(fā)票，為財(cái)務(wù)科清理往來款項(xiàng)、清理賬目，提供了原始的會計(jì)往來憑證。減少和避免了我院的各項(xiàng)損失，提高了資金周轉(zhuǎn)率。保證了我院財(cái)務(wù)工作的順利進(jìn)行。

八、重視檔案管理保障設(shè)備運(yùn)行

利用醫(yī)療設(shè)備檔案確保醫(yī)療設(shè)備的正常使用。在我院的醫(yī)療設(shè)備付款、維修、使用等方面提供了廠家情況及查考資料，使設(shè)備的交易、維修等得以順利進(jìn)行，減少了不必要的糾紛。

設(shè)備檔案保存健全與否，對于設(shè)備的正常運(yùn)行起著重要的保障作用。設(shè)備檔案包括設(shè)備申請論證書、合同裝箱單、驗(yàn)收單、保修卡、使用說明、維修手冊等一系列重要資料，這里面每種資料都在今后儀器設(shè)備正常運(yùn)行中起著不同的重要作用。隨著醫(yī)院不斷發(fā)展壯大，我院購進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備及一些大型貴重醫(yī)療設(shè)備不斷增多，在使用過程中不可避免出現(xiàn)一系列大小故障，在維修中必須參考設(shè)備技術(shù)維修資料。像這樣的例子在我院非常多見.所以我們必須加強(qiáng)和重視檔案管理工作。

（作者單位：濰坊醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院）

作者簡介：張蕾（1982-），女，山東章丘人，大學(xué)本科學(xué)歷，助理館員，研究方向：檔案管理；馬淑芹（1966-），女，山東諸城人，大學(xué)本科學(xué)歷，館員，研究方向：檔案管理。