張潔珺哈爾濱地鐵集團(tuán)有限公司 黑龍江哈爾濱 150000

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如何做好企業(yè)文書檔案工作

張潔珺
哈爾濱地鐵集團(tuán)有限公司 黑龍江哈爾濱 150000

【摘要】檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，可以說文件是檔案的前身，而檔案是文件的歸宿。企業(yè)檔案是對(duì)企業(yè)各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是企業(yè)得以健康持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，不僅具有現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)作用，而且還能夠?yàn)椴榭細(xì)v史提供重要的憑證。因此在當(dāng)前企業(yè)發(fā)展過程中，需要重視文書檔案工作，有效的提高文書檔案管理水平，確保文書檔案信息的準(zhǔn)確性和長(zhǎng)效性，使其更好的服務(wù)于企業(yè)。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；文書檔案；制度建設(shè)；管理現(xiàn)代化；歸檔

文書檔案是企業(yè)發(fā)展過程中形成的具有保存價(jià)值的重文件，對(duì)于企業(yè)發(fā)展具有重要的參考作用。近年來，文書檔案工作模式發(fā)生了較大的變化，因此需要重視文書檔案管理，保證文書檔案信息的有效性和及時(shí)性，使其能夠更好的與企業(yè)的發(fā)展需求相適應(yīng)，為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮出重要的作用。

一、爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書檔案工作的前提

要想取得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案的重視，需要文書檔案管理人員要努力提高自身的專業(yè)素質(zhì)，熱愛本職工作，能夠忠于職守，吃苦耐勞，在工作中充分的發(fā)揮主觀能動(dòng)性，從而讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，為企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。同時(shí)還要加強(qiáng)文書檔案的宣傳，進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。在日常工作中，檔案人員需要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書檔案的各項(xiàng)工作，同時(shí)做好文書檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使其意識(shí)到文書檔案工作的重要性。

二、加強(qiáng)檔案制度建設(shè)

企業(yè)在文書檔案工作中，需要進(jìn)一步建立健全檔案規(guī)章制度，遵循檔案法及企業(yè)的實(shí)際情況來制定與企業(yè)檔案工作相適應(yīng)的規(guī)章制度，進(jìn)一步對(duì)檔案工作制度進(jìn)行完善，確保各項(xiàng)制度的有效落實(shí)，為文書檔案收集、整理和保管等工作制定一系列辦法，及時(shí)對(duì)原始檔案進(jìn)插收集，并理順歸檔程序，避免檔案資料出現(xiàn)丟失和毀損的問題。

三、重視文書檔案資料的收集工作

企業(yè)無論是專職檔案人員還是兼職檔案人人員都需要對(duì)檔案資料收集工作給予充分的重視，擴(kuò)大檔案收集范圍，特別是對(duì)于一些重要會(huì)議、重大事件、重要研究成果、科研項(xiàng)目等檔案資料更要及時(shí)進(jìn)行收集。同時(shí)還要增加信息收集渠道，提高資料鑒別能力。在文書檔案收集工作中，各部門之間還要加強(qiáng)協(xié)作，檔案人員要做到嘴勤、腳勤和腦勤，確保檔案收集信息渠道的通暢性，側(cè)重于收集能夠體現(xiàn)企業(yè)發(fā)展階段的資料，從而為企業(yè)各項(xiàng)工作的順利實(shí)施提供重要的參考，更好的發(fā)揮檔案部門在企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要參謀作用。

四、做好收發(fā)文的登記工作

在實(shí)際工作中，需要根據(jù)收發(fā)文件的不同種類來分別進(jìn)行登記，單獨(dú)使用一個(gè)收文登記本，對(duì)于紅頭文件，在收文時(shí)需要對(duì)收文日期、收文號(hào)、機(jī)密等級(jí)、來文單位及文件號(hào)、標(biāo)題及數(shù)量等進(jìn)行列明，最后還需要分別交各主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行閱示，對(duì)于需要在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行宣傳的文件，需要對(duì)承辦單位、收件人及歸檔時(shí)間進(jìn)行詳細(xì)記錄，為全程跟蹤提供有效的便利。另外，還需要做好備案登記，備案可以在每季度或是半年做一次，并在年終時(shí)將備案表裝訂成冊(cè)，使其形成一本檔案明細(xì)賬。

五、實(shí)施文檔管理現(xiàn)代化

當(dāng)前文書檔案管理中已普遍運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理，而且文件形成、運(yùn)行、積累及轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)都與自動(dòng)化辦公有效的實(shí)現(xiàn)了銜接，這就需要文書檔案管理人員要有效的掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)，并與自已的崗位工作有效的結(jié)合，確保業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升。一直以來紙質(zhì)檔案整理工作都較為繁瑣，檔案人員勞動(dòng)強(qiáng)度較大，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來對(duì)文件進(jìn)行整理，有效的提高了工作效率，而且計(jì)算機(jī)檢索更為方便快捷，使文件歸檔工作中人為因素影響較小，實(shí)現(xiàn)了整理的真正簡(jiǎn)化，并進(jìn)一步深化了檢索的目的。

六、遵循歸檔原則

就企業(yè)日常管理來說，其往往要面對(duì)不同形式的文檔資料，每種文件涉及到的內(nèi)容也是各不一樣的，如：工程文件、財(cái)務(wù)文件等等，若不及時(shí)分類處理則會(huì)給企業(yè)的文件管理帶來很大的困難。因而，對(duì)文檔資料歸檔管理則是不可缺少的工作。雖然電子文件與紙質(zhì)文件有著很多的不同，但二者都是文件，因而歸檔時(shí)可以參照紙質(zhì)文件的歸檔范圍來確定電子文件歸檔范圍，并根據(jù)單位的具體情況和電子文件的特點(diǎn)適當(dāng)調(diào)整歸檔范圍。在歸檔過程中要遵守相應(yīng)的原則，以保證文件資料保存其原有的使用價(jià)值。一般情況下，歸檔需要堅(jiān)持的具體原則主要有：將電子文件歸檔提前介入到系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)前段控制；在電子文件的歸檔時(shí)保證文件信息保持不變，保證文件信息的真實(shí)性；歸檔時(shí)保證電子文件沒有缺損，其相關(guān)文件也保證齊全；在歸檔后，要保證電子文件借助必要的工具能夠可讀以及有效的利用。

七、提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

文書檔案工作的質(zhì)量與文書檔案管理人員的素質(zhì)具有直接的關(guān)系，因此在文書檔案管理工作中，還應(yīng)該全面提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。所謂的綜合素質(zhì)，主要就是指文書檔案管理人員不僅應(yīng)該具有較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，還應(yīng)該具備積極向上的思想意識(shí)，較全面的前瞻意識(shí)等。另外，還需要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有的工作人員的繼續(xù)教育，也就是需要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有文書檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不僅培訓(xùn)檔案管理人員的素質(zhì)，還需要對(duì)檔案管理人員的其他方面進(jìn)行培養(yǎng)，像對(duì)工作的熱情、責(zé)任意識(shí)等等。文書檔案人員還應(yīng)該不斷地進(jìn)行自我學(xué)習(xí)，進(jìn)一步拓寬視野，并且全面了解文書檔案管理工作的發(fā)展前景，根據(jù)文書檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，努力提高自身的專業(yè)素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)文書檔案工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變，不斷推進(jìn)文書檔案的規(guī)范化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理進(jìn)程。

八、結(jié)束語

目前文書檔案管理工作加快向科學(xué)化和現(xiàn)代化的進(jìn)程，這不僅有效的提高了文書檔案工作的效率和準(zhǔn)確性，而且進(jìn)一步提升了文書檔案管理的水平。在這種情況下，文書檔案管理人員更需要不斷充實(shí)自已的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)素養(yǎng)，在工作中勇于奉獻(xiàn)，提高檔案服務(wù)意識(shí)，在文書檔案工作中不斷進(jìn)行創(chuàng)新，從而使檔案更好的服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展。

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