文/河北大學(xué)管理學(xué)院 郭媛

基于BSC的檔案開(kāi)發(fā)利用績(jī)效評(píng)估研究

文/河北大學(xué)管理學(xué)院 郭媛

本文對(duì)背景進(jìn)行概述、進(jìn)而從BSC四個(gè)維度設(shè)置檔案開(kāi)發(fā)利用績(jī)效評(píng)估的衡量指標(biāo)，并提出運(yùn)用BSC應(yīng)避免出現(xiàn)的問(wèn)題。

平衡計(jì)分卡；檔案開(kāi)發(fā)利用；績(jī)效評(píng)估

一、背景

平衡計(jì)分卡（BSC）通過(guò)圖、卡、表的形式實(shí)現(xiàn)組織戰(zhàn)略的規(guī)劃與實(shí)施，它是一套卓有成效的戰(zhàn)略管理與執(zhí)行工具。平衡計(jì)分法（BSC）的思想源于卡普蘭和戴維諾頓的一篇題目為“平衡計(jì)分卡——績(jī)效驅(qū)動(dòng)指標(biāo)”的論文，文中首次提出“衡量什么，才能得到什么”的觀點(diǎn)。追溯BSC發(fā)展可劃分為萌芽時(shí)期（1987-1989年）、理論研究時(shí)期（1990-1993年）、推廣應(yīng)用時(shí)期（1994至今）。

檔案工作進(jìn)行績(jī)效評(píng)估歷史久遠(yuǎn)，20世紀(jì)80年代西方社會(huì)興起的“新公共管理運(yùn)動(dòng)”進(jìn)一步提高重視度，其中突破了以財(cái)務(wù)指標(biāo)為關(guān)鍵要素的傳統(tǒng)評(píng)價(jià)模式“平衡計(jì)分卡”理論 （BSC），作為新穎的化戰(zhàn)略為行動(dòng)的工具受到青睞。因此將BSC對(duì)檔案開(kāi)發(fā)利用進(jìn)行績(jī)效評(píng)估有助于鑒定檔案開(kāi)發(fā)利用的正確方向，提高檔案開(kāi)發(fā)利用工作的質(zhì)量和檔案信息開(kāi)發(fā)的效率。

二、BSC在檔案開(kāi)發(fā)利用績(jī)效評(píng)估的維度

檔案開(kāi)發(fā)利用工作的績(jī)效評(píng)估有著自身的特點(diǎn)和差異性，要結(jié)合檔案開(kāi)發(fā)利用工作的特點(diǎn)進(jìn)行評(píng)估。

（一）檔案利用群體維度。BSC要求把組織環(huán)境中的重要利益群體當(dāng)成不可或缺的評(píng)估內(nèi)容。檔案開(kāi)發(fā)工作的意義和價(jià)值是要以服務(wù)于檔案利用群體、幫助檔案利用群體、滿足檔案利用群體為導(dǎo)向，因此檔案利用群體是與檔案開(kāi)發(fā)利用最密切的利益群體。檔案開(kāi)發(fā)利用工作的意義和價(jià)值需要通過(guò)提供服務(wù)利用的形式體現(xiàn)出來(lái)，因而服務(wù)績(jī)效評(píng)估在BSC四項(xiàng)評(píng)估維度中居于第一位。除此之外，由于檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的評(píng)估對(duì)象不僅包括檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用行為，還包含檔案開(kāi)發(fā)成果。所以，在將服務(wù)績(jī)效評(píng)估中，評(píng)估內(nèi)容也要盡量涵蓋影響檔案信息資源開(kāi)發(fā)成果的其他相關(guān)因素。

（二）財(cái)務(wù)維度。合理支配資金不僅能保證業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，還能合理地優(yōu)化業(yè)務(wù)的完成質(zhì)量。對(duì)檔案開(kāi)發(fā)利用工作中資金維度的評(píng)估，是為了促進(jìn)檔案開(kāi)發(fā)利用資金使用合理性，完善財(cái)務(wù)制度科學(xué)性，加強(qiáng)成本管理控制性，通過(guò)提高資金使用效率和收益率，實(shí)現(xiàn)檔案開(kāi)發(fā)利用工作資金管理的透明度。相較于其他業(yè)務(wù)部門(mén)，檔案開(kāi)發(fā)利用工作的宗旨是為社會(huì)提供檔案開(kāi)發(fā)成果并為公眾利用，而營(yíng)利并不是檔案開(kāi)發(fā)的最終目的。所以在財(cái)務(wù)維度評(píng)估時(shí)，要結(jié)合檔案開(kāi)發(fā)的特殊性進(jìn)行相關(guān)指標(biāo)的轉(zhuǎn)換。

（三）流程維度。為組織內(nèi)部管理過(guò)程制定目標(biāo)和測(cè)評(píng)手段是平衡計(jì)分卡同傳統(tǒng)的業(yè)績(jī)測(cè)評(píng)方法之間顯著的區(qū)別之一。業(yè)務(wù)流程的效率在很大程度上決定了檔案開(kāi)發(fā)利用工作提供的公共服務(wù)的質(zhì)量，組織合理、調(diào)配有序、運(yùn)行順暢、應(yīng)急靈敏的業(yè)務(wù)流程，是實(shí)現(xiàn)檔案開(kāi)發(fā)利用工作戰(zhàn)略目標(biāo)的保證。與企業(yè)以財(cái)務(wù)指標(biāo)驅(qū)動(dòng)的業(yè)務(wù)流程不同，檔案開(kāi)發(fā)利用工作內(nèi)部流程維度是以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的整合與重組、提升管理工作的執(zhí)行力、優(yōu)化組織的整體效能，可從戰(zhàn)略制定、業(yè)務(wù)分析、指標(biāo)體系構(gòu)建、指標(biāo)體系執(zhí)行四部分進(jìn)行指標(biāo)設(shè)置，進(jìn)而細(xì)分。

（四）學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)維度。當(dāng)今處于不斷變革的時(shí)代，各行各業(yè)需要獲得、保持、增強(qiáng)持續(xù)發(fā)展的能力。隨著現(xiàn)代科技和生產(chǎn)力的發(fā)展，檔案開(kāi)發(fā)利用工作的發(fā)展趨勢(shì)呈現(xiàn)出開(kāi)發(fā)利用主體的廣泛化、客體的多元化、方式的電子化與網(wǎng)絡(luò)化。公眾對(duì)檔案的利用需求性的增長(zhǎng)，有利與檔案開(kāi)發(fā)利用工作的進(jìn)行和開(kāi)展，同時(shí)也對(duì)檔案開(kāi)發(fā)范圍、開(kāi)發(fā)質(zhì)量及開(kāi)發(fā)速率提出更高的要求。在檔案開(kāi)發(fā)利用績(jī)效評(píng)估中，學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)維度的目標(biāo)就是要提高員工對(duì)組織文化、價(jià)值理念的認(rèn)同、提高員工綜合素質(zhì)與自身業(yè)務(wù)能力、提供相互激勵(lì)的環(huán)境和建立學(xué)習(xí)型組織。

三、BSC運(yùn)用需避免的問(wèn)題

運(yùn)用BSC的四個(gè)維度對(duì)檔案開(kāi)發(fā)利用工作進(jìn)行績(jī)效評(píng)估有其自身的優(yōu)越性，也要重視評(píng)估中其他客觀因素。

（一）戰(zhàn)略規(guī)劃缺失支撐。檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用戰(zhàn)略是檔案機(jī)構(gòu)開(kāi)展服務(wù)活動(dòng)的綱領(lǐng)，它確定了檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的內(nèi)容、手段及實(shí)施步驟，引導(dǎo)相關(guān)部門(mén)為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)而努力，避免檔案開(kāi)發(fā)活動(dòng)的盲目性。BSC只是作為一種戰(zhàn)略評(píng)估工具，它的有效運(yùn)行也需要依托既定的發(fā)展戰(zhàn)略，卻不能代替一個(gè)企業(yè)或行業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃。需要明確的是，運(yùn)用平衡記分最終目的是為實(shí)現(xiàn)組織的遠(yuǎn)景和戰(zhàn)略，只有在組織的戰(zhàn)略目標(biāo)明確、戰(zhàn)略導(dǎo)向清晰、戰(zhàn)略架構(gòu)完整的前提下，BSC的四個(gè)維度才能有用武之地。

（二）評(píng)估原則的缺失。檔案開(kāi)發(fā)利用績(jī)效評(píng)估須需遵循目標(biāo)性原則、科學(xué)性原則、全面性原則、模糊性原則及動(dòng)態(tài)性原則，遵循原則有利于保證評(píng)估結(jié)果的客觀性、合理性、科學(xué)性。將檔案開(kāi)發(fā)利用評(píng)估原則與平衡記分卡的因果關(guān)系原則、成果量度與績(jī)效驅(qū)動(dòng)因素原則及財(cái)務(wù)連接原則相結(jié)合，制定合理的評(píng)估指標(biāo)和評(píng)估體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案開(kāi)發(fā)利用工作的定性和定量的雙向評(píng)估。

（三）指標(biāo)合理性的缺失。檔案開(kāi)發(fā)利用工作有其自身的特殊性，檔案信息資源是知識(shí)信息的組織，是人類(lèi)指揮的集合。檔案信息資源的利用價(jià)值是潛在的，只能通過(guò)用戶(hù)檔案信息知識(shí)的吸收，轉(zhuǎn)化為智慧和創(chuàng)造力，才能間接地產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因此在進(jìn)行指標(biāo)設(shè)定時(shí)，要注重經(jīng)濟(jì)效益指標(biāo)和社會(huì)效益指標(biāo)相結(jié)合：完全采用經(jīng)濟(jì)效益指標(biāo)，難以衡量當(dāng)下檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作社會(huì)效益價(jià)值；完全采用社會(huì)效益指標(biāo)，又難以控制檔案開(kāi)發(fā)利用工作的成本。

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