文/華中科技大學(xué) 周成紅

高校院系辦公室工作中時間管理的運用

文/華中科技大學(xué) 周成紅

高校中的院系辦公室屬于基層行政部門，具有后勤服務(wù)、溝通協(xié)調(diào)、輔助決策以及宣傳信息等職能。而且，隨著高校行政部門的精簡，院系辦公室的工作逐漸增多，工作人員的壓力也不斷增大，時間非常緊迫。所以，需要科學(xué)管理工作時間，有序開展工作，減輕壓力，進而完成各項工作，為院系教學(xué)、科研、服務(wù)以及文化傳承等各種工作的順利進行提供有力的保障。本文簡單介紹了時間管理在高校院系辦公室工作中的運用及其意義，以期為提高高校院系辦公室工作的效率提供可以借鑒的資料。

高校院系；辦公室工作；時間管理

隨著高校建設(shè)規(guī)模的擴大、高等教育改革的深入，各大高校實行校院二級管理制度，院系的管理權(quán)限越來越多。院系辦公室作為高校的基層行政管理部門，承擔(dān)著后勤服務(wù)、輔助決策以及信息宣傳等各種工作，與此同時，還在協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外以及上傳下達等工作中承擔(dān)著樞紐的功能，忙碌是院系辦公室的常態(tài)。本文通過探討高校院系辦公室工作中時間管理的運用，來研究怎樣對時間進行科學(xué)管理，提高工作效率，有序開展各項工作，進而提高管理水平。

一、時間管理在高校院系辦公室工作中的方法

（一）充分規(guī)劃比較零散的時間。此處所說的零散時間指的是工作中銜接、等待的時間。不管計劃和管理怎樣嚴(yán)密，零散時間是一致存在的，其總量也不可忽視。因此，工作中應(yīng)當(dāng)對這些零散時間進行合理的規(guī)劃，比如可以處理一些不是很重要或者不是很緊急的工作，以便在有限的時間里完成更多的工作，提高工作效率。

（二）嚴(yán)禁工作的拖拉。具體的措施有：1.培養(yǎng)超前的意識；2.嚴(yán)格規(guī)定完成的期限；3.對于最困難的問題不要躲避，應(yīng)當(dāng)將其放在工作效率最高的時候去完成，學(xué)會化大為小，將困難的工作進行分解，一一去完成，嚴(yán)禁拖延工作進度，進而克服拖拉的習(xí)慣；4.在接到工作任務(wù)時，應(yīng)當(dāng)盡快地完成，防止工作的堆積，做到當(dāng)機立斷。

（三）保證授權(quán)的合理性以及良好的溝通。通常上講，授權(quán)即是將某項工作從一個人手中轉(zhuǎn)交到另外一個人的手中。保證授權(quán)的合理性是進行時間管理的有效措施之一，可以降低時間的浪費，提供辦公的效率。高校院系辦公室中的工作屬于基層管理工作，常常是有責(zé)無權(quán)，只是做事而忽略了管理，這就導(dǎo)致了授權(quán)的不合理性。對于這種現(xiàn)象，可以通過“分派工作”的策略來進行改善，具體的措施有：1.取得授權(quán)人的大力支持和理解；2.選擇能夠勝任該項工作的人進行授權(quán)，提出相應(yīng)的要求以及期望，并進行指導(dǎo)和商討；3.對工作中需要授權(quán)的工作列出來，和領(lǐng)導(dǎo)溝通，爭取得到領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。這種“分派工作”的方法，不僅體現(xiàn)了對別人的信任，還大大節(jié)省了自己的時間，從而將時間分配到更緊迫或者更重要的工作中。

（四）維持有序的辦公秩序。辦公室工作的良好秩序是提高工作效率的重要保障。要想維持辦公的秩序，就要保證工作的簡潔和條理，并創(chuàng)建一個良好的辦公環(huán)境，進而建立并維持好辦公室工作的秩序。

（五）計劃—目標(biāo)管理方法。對于高校院系辦公室工作人員而言，應(yīng)當(dāng)制定合理、完善的工作計劃，通過制定工作時間表的方法，對時間進行分配，并明確目標(biāo)，這是科學(xué)運用時間的基本前提。其主要措施有：1.根據(jù)工作的輕重緩急，安排好工作的順序以及時間，爭取將有限的時間運用到最重要的工作中，不能只追求面面俱到，如此一來不僅使工作人員不再為繁重的工作所累，也不會將大量的時間放在沒有意義的事情中；2.養(yǎng)成列清單、記日志的良好習(xí)慣，將每天要做的事情列成清單，以明確自己的任務(wù)并增加緊迫感，并將每項工作所花費的時間以日志的形式記錄下來，從而找出是時間分配的不合理之處，以便進行改進。

二、時間管理在高校院系辦公室工作中運用的意義

（一）有助于合理規(guī)劃工作、理順工作，做到把握重點，提高成效。高校院系辦公室工作具有突發(fā)性強、頭緒多、煩瑣復(fù)雜等特點，所以就導(dǎo)致了院系辦公室工作繁忙、多變、繁重等等，產(chǎn)生了嚴(yán)重的時間浪費問題，嚴(yán)重影響了辦公的效率。怎樣在復(fù)雜多變的工作中把握住重點內(nèi)容，理順工作流程，規(guī)劃好工作內(nèi)容，有序開展并完成各項工作，實現(xiàn)既定的目標(biāo)，這是時間管理可以帶來的效果。

（二）有利于降低時間浪費的現(xiàn)象，提高院系辦公室工作的效率。很多高校院系辦公室工作人員一直處于救火應(yīng)急、疲于應(yīng)付的狀態(tài)中，雖然忙碌辛苦，但是常常抓不住工作的重點，工作成效也有限。如果一直處于這種狀態(tài)，院系工作人員只會感覺到越來越大的壓力，很難駕馭工作，對身心健康產(chǎn)生不利的影響。從高校的角度上看，院系辦公室工作人員時間上的投入、產(chǎn)出比例較小，并具有嚴(yán)重的浪費現(xiàn)象，嚴(yán)重危害著學(xué)校以及整個管理部門，造成整個學(xué)校的運行效率非常低。時間管理可以有效整合時間，進而降低時間浪費的現(xiàn)象，提高整個工作的效率。

三、結(jié)語

只有科學(xué)利用時間，才能發(fā)揮最大的能力，工作中也才能做到游刃有余。莎士比亞曾經(jīng)有一句話是這樣說的“放棄時間的人，時間也放棄了他”。而高校院系辦公室工作涉及范圍非常廣、比較繁碎復(fù)雜，因此，高校院系辦公中應(yīng)當(dāng)科學(xué)管理、掌控好工作時間，在最大程度上提高工作的效率以及滿意程度，充分發(fā)揮高校院系辦公室的職能。

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