文/山東省濟(jì)寧市第一人民醫(yī)院　崔雨晴

信息化社會(huì)對(duì)傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的影響與合理應(yīng)對(duì)的思考

文/山東省濟(jì)寧市第一人民醫(yī)院崔雨晴

檔案信息管理工作是政府部門、各種規(guī)模企業(yè)等事業(yè)單位重要的工作項(xiàng)目之一 。從信息化社會(huì)的作用，分析在信息化社會(huì)中傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)受到的影響有哪些，探討降低影響采取的對(duì)策，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)在現(xiàn)代化社會(huì)中發(fā)揮更大的作用。

信息化社會(huì)；傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)；影響；應(yīng)對(duì)

21世紀(jì)，是信息化時(shí)代，那么信息化社會(huì)由此而衍生出來(lái)，各行各業(yè)積極的引進(jìn)與應(yīng)用高端技術(shù)去建立健全內(nèi)部控制管理體系，此時(shí)就為傳統(tǒng)檔案管理工作帶來(lái)一定的困擾，特別是對(duì)傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)方面的影響是極為顯著的，那么如何完善傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)模式， 就成為現(xiàn)代企業(yè)中從事檔案管理工作人員的首要任務(wù)。

一、信息化社會(huì)的概念

它是現(xiàn)代社會(huì)衍生出的一種新型概念，可以被認(rèn)為是現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷升級(jí)與應(yīng)用的社會(huì)，也是對(duì)當(dāng)代社會(huì)發(fā)展面貌與趨勢(shì)的有效概述。

二、分析社會(huì)信息化是如何影響傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的

（一）社會(huì)實(shí)踐環(huán)境的變革使傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)理念受到?jīng)_擊。傳統(tǒng)社會(huì)的封閉性造成檔案信息服務(wù)的單向性，使其持有“民可使知之，不可使由之”的管理理念，這種狹義服務(wù)范疇在信息化社會(huì)實(shí)踐環(huán)境中的適應(yīng)性相對(duì)較低，此時(shí)在社會(huì)信息化的驅(qū)動(dòng)下，傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)在理念與形式上必然會(huì)發(fā)生轉(zhuǎn)型，以去迎合時(shí)代發(fā)展的需求，那么由此可見(jiàn)社會(huì)實(shí)踐環(huán)境的改變將會(huì)使傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)獲得一定的發(fā)展空間。

（二）市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的多種功能使傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)受到影響。這主要是因?yàn)槎嘣c個(gè)性化并存于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的社會(huì)實(shí)踐領(lǐng)域中，此時(shí)對(duì)檔案信息需求的主體發(fā)生改變，不僅僅是政府機(jī)關(guān)、教育與科研人員，還可能是大眾群體。縮微機(jī)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)就順利的融入傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)工作體系中，使需求者得到翔實(shí)的第一手材料。也就是說(shuō)，在社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程中檔案信息回歸大眾，演變成社會(huì)公共服務(wù)事業(yè)，此時(shí)傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)理念外延，管理形式調(diào)整。

（三）信息文明的相關(guān)要求，影響檔案信息服務(wù)體制的編制。傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)可以被視為實(shí)體管理工作，堅(jiān)持“資政”理念，信息文明對(duì)其產(chǎn)生影響主要是因?yàn)樾畔⒆陨頂y帶的共享性與自由傳輸性。在信息文明的有關(guān)要求下，傳統(tǒng)檔案服務(wù)體制中又新添加了考察與反饋機(jī)制；此外，在服務(wù)體制上，也重視檔案信息利用者的參與環(huán)節(jié)，給使用者提供了方便；總之在信息化社會(huì)信息文明化的作用下，傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)體制在制定與編研上中心更為的明確化。

三、應(yīng)對(duì)措施

（一）檔案管理人員樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)的思想理念，強(qiáng)化管理意識(shí)。管理人員作為檔案信息管理工作的主體，其職業(yè)素質(zhì)與管理水平的高低直接關(guān)系著檔案信息管理的效率，也影響著信息化社會(huì)中檔案信息服務(wù)模式構(gòu)建的進(jìn)程。為了使傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)工作得以改良，檔案管理人員應(yīng)該從思想上提高認(rèn)識(shí)，真正的去除傳統(tǒng)的管理理念，把落實(shí)網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理工作作為奮斗的目標(biāo)，最終達(dá)到檔案信息資源共享的目的。

而為了強(qiáng)化檔案管理人員的意識(shí)，協(xié)助其樹(shù)立正確的價(jià)值觀念，可以通過(guò)強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)力度的途徑來(lái)達(dá)到上述目標(biāo)，把這一工作視為企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略性內(nèi)容，完善檔案管理方案，重視對(duì)其的調(diào)整與重建工作。在檔案管理機(jī)構(gòu)，設(shè)置不同的組織，與此同時(shí)使各個(gè)組織人員的職責(zé)明確化，規(guī)范他們的行為，在獎(jiǎng)懲制度的激勵(lì)與約束下，檔案管理人員各盡其責(zé)，各守其職，團(tuán)結(jié)協(xié)作，共同落實(shí)信息化檔案管理工作；此外攝像監(jiān)控技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)管理者起到了監(jiān)督的作用；

（二）擬定規(guī)范化的檔案工作機(jī)制，使檔案信息管理程序日趨完善化。在信息化社會(huì)中，為了使查、借、轉(zhuǎn)遞檔案信息等程序更為的規(guī)范化與科學(xué)化，檔案管理人員在確保檔案信息資料無(wú)誤的情況下，認(rèn)真的填寫《檔案轉(zhuǎn)出登記表》，同時(shí)完成電子版查詢目錄的修正工作，明確轉(zhuǎn)出的時(shí)間與對(duì)象，做好檔案管理費(fèi)用的結(jié)賬工作。其實(shí)檔案管理機(jī)制中涵蓋的內(nèi)容是多樣化的，例如，對(duì)于檔案信息的查閱環(huán)節(jié)而言，機(jī)制中規(guī)定禁止個(gè)人對(duì)本人、親屬的檔案信息進(jìn)行翻閱、借用、移交；此外在對(duì)其查閱之時(shí)必須嚴(yán)格遵守保密原則與閱檔守則，切忌對(duì)檔案信息資料實(shí)行涂抹、圈點(diǎn)、抽拿、更換等手段，也不能對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行抄寫、復(fù)制，只有在上級(jí)部門許可的情況下，查閱者才能對(duì)檔案進(jìn)行借閱，并保證在一定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)地將材料歸還到檔案室；

（三）落實(shí)數(shù)字化建設(shè)工作。專業(yè)化掃描儀器、高倍數(shù)碼相機(jī)在檔案信息管理工作進(jìn)程中的聯(lián)合應(yīng)用，解決了企業(yè)內(nèi)部傳統(tǒng)掃描儀不能處理的文件；在數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程中，參照企業(yè)的實(shí)際需求，選用的掃描儀器對(duì)色彩應(yīng)該有較高的標(biāo)準(zhǔn)與要求，以此去減少資源浪費(fèi)現(xiàn)象發(fā)生的概率；在對(duì)檔案文件進(jìn)行編排時(shí)，一般按照的順序?yàn)楹诎锥滴募?、灰度文件、全色文件；檔案的掃描工作任務(wù)完成以后，開(kāi)展的是圖像處理的環(huán)節(jié)，在這一工作內(nèi)容中，落實(shí)檔案圖像篩選是前提，最終達(dá)到使檔案信息利用效率提高的目標(biāo)；當(dāng)然為了做好檔案信息數(shù)字化建設(shè)工作，僅僅做到以上兩點(diǎn)是不夠的，此外，色彩模式的啟用使檔案裁邊工作順利運(yùn)行；數(shù)據(jù)庫(kù)的建立健全使傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案被替換，網(wǎng)絡(luò)查詢的便捷性使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享的目標(biāo)。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，信息化社會(huì)對(duì)傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)所產(chǎn)生的影響是不可忽視的，檔案管理人員應(yīng)該提高自身的認(rèn)識(shí)，借助使用信息技術(shù)、構(gòu)建電子檔案、調(diào)整服務(wù)理念與態(tài)度的方式，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)工作中存在的缺陷，進(jìn)而不斷地提高我國(guó)檔案信息服務(wù)水平，最終使我國(guó)檔案信息服務(wù)工作的實(shí)用性達(dá)到最大化的目標(biāo)。

［1］張楠楠.信息時(shí)代檔案信息服務(wù)探析［J］.黑龍江檔案，2012（5）.

［2］雷曉慶，崔雪.公共檔案館檔案信息服務(wù)現(xiàn)狀及對(duì)策——基于公共檔案館網(wǎng)站調(diào)查的視角［J］.檔案學(xué)研究，2013（5）.