文/濰坊學(xué)院　王曉春

基于大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的探究

文/濰坊學(xué)院王曉春

現(xiàn)代科技在不斷地更新，很多電子文檔數(shù)據(jù)在科技更新或創(chuàng)新的過(guò)程中巨量產(chǎn)生，從而在大數(shù)據(jù)時(shí)代中產(chǎn)生了一系列檔案管理問(wèn)題。我們采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，通過(guò)收集整理、鑒定、保管與統(tǒng)計(jì)無(wú)法滿足目前的工作需求。大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，對(duì)檔案管理工作人員提出了更高要求。檔案室工作人員在日常工作當(dāng)中，不僅要學(xué)習(xí)新的管理知識(shí)、技術(shù)，更要對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，使自身能夠得到一個(gè)良好的發(fā)展。

大數(shù)據(jù)時(shí)代；備份；大數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)公司

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理現(xiàn)狀

目前，尚未有人能夠?qū)Υ髷?shù)據(jù)的定義完全闡明，通過(guò)站在不同概念的角度來(lái)看，它的內(nèi)容基本一致，只是形式不統(tǒng)一。例如大數(shù)據(jù)不是指數(shù)據(jù)量等同于天文數(shù)字，而是指的是數(shù)據(jù)數(shù)量大、種類多，經(jīng)總結(jié)擁有“處理速度快”“數(shù)據(jù)價(jià)值高”“數(shù)據(jù)類型多”“數(shù)據(jù)體量巨大”等特點(diǎn)。如果說(shuō)數(shù)據(jù)占好幾百GB才算大數(shù)據(jù)，那么是大錯(cuò)特錯(cuò)的，因?yàn)閿?shù)據(jù)占數(shù)百GB不過(guò)是其中一種情況而已。大數(shù)據(jù)的主要意義在于它的第三維度，即速度與時(shí)間的維度，在這個(gè)維度的大數(shù)據(jù)具有極強(qiáng)重要的利用價(jià)值。我們隨著時(shí)間的遷徙變化來(lái)到了云時(shí)代，在這個(gè)時(shí)代有很多人懂得利用大數(shù)據(jù)的重要價(jià)值，經(jīng)科研改進(jìn)，如今的大數(shù)據(jù)主要是基于云計(jì)算的一種數(shù)據(jù)應(yīng)用與處理的模式，可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集中分享、交叉互換，使知識(shí)服務(wù)與智力資源得到充分的利用與開(kāi)發(fā)。

現(xiàn)代科技在不斷地更新，很多電子文檔數(shù)據(jù)在科技更新或創(chuàng)新的過(guò)程中巨量產(chǎn)生，從而在大數(shù)據(jù)時(shí)代中產(chǎn)生了一系列檔案管理問(wèn)題。我們采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，通過(guò)收集整理、鑒定、保管與統(tǒng)計(jì)無(wú)法滿足目前的工作需求，因?yàn)楣ぷ魅藛T每天的工作時(shí)間有限，很難在一天內(nèi)對(duì)大量的檔案進(jìn)行收集整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)，所以工作效率極低，檔案質(zhì)量無(wú)法得到保障。通過(guò)大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，可在數(shù)據(jù)系統(tǒng)中快速有效地對(duì)檔案進(jìn)行管理，檔案管理效率高，又安全又準(zhǔn)確。

有相關(guān)報(bào)道，香港政府在2012的1月至7月期間，銷毀了大量的官方文件，其高度為23195m。雖然僅只有半年光景，但文件的數(shù)量之多已是駭人聽(tīng)聞，令社會(huì)群眾展開(kāi)了熱烈的討論。經(jīng)分析，香港政府之所以銷毀了許多信息價(jià)值仍然很高的文件，是因?yàn)閹?kù)房容量有限，檔案室無(wú)法對(duì)這些有用的文件進(jìn)行有效保管，只能通過(guò)銷毀部分文件來(lái)提高其他新文件的保存質(zhì)量。由此可見(jiàn)，庫(kù)房容量小對(duì)檔案管理產(chǎn)生了極大的工作困擾，大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的應(yīng)用具有重要價(jià)值。另外，如阿里巴巴、百度、騰訊等大型公司的數(shù)據(jù)資源非常巨大，但它們采用大數(shù)據(jù)技術(shù)之后均能夠有效地優(yōu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，這是非常值得從事檔案管理的工作人員進(jìn)行借鑒的。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理措施

檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代的社會(huì)價(jià)值將會(huì)得到進(jìn)一步提升，它能夠使檔案管理概念得到全新的注解，也能夠使檔案管理工作人員為人們提供更好的信息服務(wù)。此外，檔案室工作人員在日常工作當(dāng)中，不僅要學(xué)習(xí)新的管理知識(shí)、技術(shù)，更要對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，使自身能夠得到一個(gè)良好的發(fā)展。

（一）夯實(shí)備份工作。大數(shù)據(jù)技術(shù)主要是具有集中處理巨量數(shù)據(jù)的作用，檔案管理人員在管理檔案的時(shí)候必須做好備份工作。目前洋西大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園已在中國(guó)建立，數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園能夠大規(guī)模處理、分析和研究檔案數(shù)據(jù)，在很多行業(yè)和多個(gè)領(lǐng)域上能夠?yàn)槠涮峁?zhǔn)確的研究數(shù)據(jù)。檔案管理人員可將產(chǎn)業(yè)園成功案例作為檔案管理的一個(gè)借鑒，從而建立一個(gè)檔案?jìng)浞葜行?，將檔案數(shù)據(jù)資源有效集中，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)資源管理工作，從而節(jié)約人力資源，提高服務(wù)質(zhì)量。

（二）跟大數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)公司合作。大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的時(shí)間不是非常長(zhǎng)，但其復(fù)雜性卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)，在應(yīng)用方面因行業(yè)的不同容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)資源混亂。因此，必須與大數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)公司合作，將其精湛的信息處理技術(shù)與檔案管理技術(shù)相結(jié)合，通過(guò)正確應(yīng)用檔案行業(yè)的大數(shù)據(jù)分析工具，糾正數(shù)據(jù)分析過(guò)程中的問(wèn)題，從而提高檔案管理效率及質(zhì)量。

（三）提高綜合素質(zhì)。檔案管理是一個(gè)長(zhǎng)期、單調(diào)的工作過(guò)程，如果檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，那么就很難在檔案管理過(guò)程中結(jié)合中國(guó)國(guó)情制定具有針對(duì)性的檔案管理方案。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案行業(yè)仍然遵循著優(yōu)勝劣汰的原則，當(dāng)管理模式發(fā)生改變之后，必須對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，培養(yǎng)其責(zé)任心，提高其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)，使其能夠更好地為社會(huì)人民進(jìn)行信息服務(wù)。

（四）加強(qiáng)宣傳。隨著信息化的發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用價(jià)值越來(lái)越高。檔案館想為更多的人提供信息服務(wù)，就必須加強(qiáng)宣傳。在宣傳過(guò)程中，宣傳人員要將檔案館資源豐富、質(zhì)量安全等特點(diǎn)大力宣傳，可根據(jù)檔案館特色制定全新的宣傳方案，也可將新興媒體作為主要的宣傳手段，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)媒體進(jìn)行宣傳，并將宣傳對(duì)象轉(zhuǎn)變?yōu)榉直妭鞑ィM(jìn)一步加強(qiáng)宣傳效果。

三、結(jié)束語(yǔ)

面臨大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理人員應(yīng)采用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理。首先，應(yīng)將大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點(diǎn)與檔案管理工作相結(jié)合，從而夯實(shí)備份工作；其次，應(yīng)該與大數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)公司進(jìn)行合作，全面提升檔案管理效率；第三，應(yīng)該提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其能夠更好地為人民服務(wù)；第四，通過(guò)獨(dú)具特色的宣傳，使更多群眾受惠于分眾傳播。

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