梁 爽

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淺談如何做好檔案管理工作

梁 爽

【摘 要】當(dāng)今社會(huì)發(fā)展日益更新，檔案管理也越發(fā)日益重要。由于檔案工作繁瑣枯燥并且相對(duì)封閉，一些檔案管理方法相對(duì)陳舊，突破創(chuàng)新極少，使得我們的工作思路及視野受到影響制約。本文就如何做好檔案管理工作提出幾點(diǎn)建議以供參考。

【關(guān)鍵詞】檔案 檔案管理 檔案管理制度

一、檔案管理的現(xiàn)狀

隨著檔案管理受重視程度的提高，在實(shí)際工作中，檔案管理仍然存在很大問(wèn)題，表現(xiàn)在檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)不夠、檔案管理工作服務(wù)意識(shí)不夠、對(duì)工作重視程度普遍較低、辦公硬件條件參差不齊，檔案管理模式陳舊，其他工作人員參與意識(shí)缺失。

二、檔案管理工作的重要性

檔案是依據(jù)、是資源、是財(cái)富，檔案工作是涉及到每個(gè)部門和個(gè)人，同時(shí)也是一個(gè)機(jī)關(guān)單位公務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄；通過(guò)檔案可以真實(shí)再現(xiàn)現(xiàn)階段機(jī)關(guān)工作的歷史面貌。重視檔案工作，進(jìn)行規(guī)范化管理，對(duì)提高機(jī)關(guān)各部門的工作效率具有重要的意義。做好檔案管理工作是一個(gè)國(guó)家健康發(fā)展的需要，是提高單位工作質(zhì)量、效率的必要條件，是維護(hù)歷史面貌真實(shí)性的一項(xiàng)重要工作。

三、檔案管理工作中存在的問(wèn)題

具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：一是檔案收集不規(guī)范。檔案在收集過(guò)程中，沒(méi)有完全按照規(guī)章制度執(zhí)行，收集的資料條件不明確。二是檔案整理不規(guī)范。主要由于檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，檔案資料整理過(guò)程中丟失、遺漏、差錯(cuò)現(xiàn)象普遍存在。三是檔案綜合管理力度不夠。四是檔案使用不規(guī)范。整理規(guī)范的檔案在使用過(guò)程中也需要嚴(yán)格按照規(guī)章制度，很多檔案管理人員對(duì)檔案的借閱沒(méi)有嚴(yán)格遵守程序制度，容易造成檔案混亂、丟失狀況。

四、對(duì)檔案管理工作的建議

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)力量

檔案管理工作應(yīng)當(dāng)建立健全完備的檔案管理工作責(zé)任制度，明確主管領(lǐng)導(dǎo)及其責(zé)任、負(fù)責(zé)的相關(guān)工作人員及其責(zé)任，要建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，分工明確，助級(jí)負(fù)責(zé)，明確主管領(lǐng)導(dǎo)及直接負(fù)責(zé)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；并逐步建立健全統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分類建檔，逐級(jí)負(fù)責(zé)，運(yùn)用多種方式相結(jié)合進(jìn)行檔案管理。

（二）規(guī)范管理制度

檔案種類繁多，形式各異，有日常文書類、業(yè)務(wù)類、紙質(zhì)類以及電子文檔類，要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的管理，就必須建立切合實(shí)際的檔案管理制度。首先，要加強(qiáng)檔案管理的硬件設(shè)施。存放檔案必須有專門的檔案室，專業(yè)的檔案柜子，做到科學(xué)合理高效的管理。其中，要注意檔案室要注意通風(fēng)、整潔，不準(zhǔn)吸煙，做到防火、防盜防潮、防塵防光，來(lái)保障檔案的完好儲(chǔ)存。其次，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的總體部署、規(guī)劃及要求，制定各項(xiàng)檔案管理的制度并嚴(yán)格督促指導(dǎo)。文件材料的歸檔及管理是檔案工作的重點(diǎn)，是做好檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作的中心。檔案管理的立卷歸檔要統(tǒng)一原則，保證檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。文件材料的歸檔及管理中，要把好四關(guān)：一是把好文件材料收集關(guān)，確保文件材料的齊全完整；二是把好文件材料整理關(guān)，確保文件材料歸檔規(guī)范；三是把好文件材料管理關(guān)，防止檔案的損毀和丟失，確保檔案的真實(shí)性和可靠性；四是把好文件保密關(guān)，保證涉密檔案的內(nèi)容不泄密。

（三）加強(qiáng)檔案管理干部隊(duì)伍建設(shè)，保持檔案隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定

一是要進(jìn)一步加大各級(jí)檔案領(lǐng)導(dǎo)干部的培訓(xùn)力度。組織參加有關(guān)檔案培訓(xùn)班或?qū)ｎ}研討班，努力提升檔案干部的領(lǐng)導(dǎo)水平和理論水平。二是要高度重視專業(yè)人才和業(yè)務(wù)骨干的培養(yǎng)。積極營(yíng)造有利于人才成長(zhǎng)的良好環(huán)境，努力培養(yǎng)和造就一批熱愛檔案事業(yè)、掌握現(xiàn)代檔案知識(shí)和先進(jìn)管理理念的復(fù)合型檔案管理人才。檔案人員要注重自學(xué)，既要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，又要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)等與檔案管理相關(guān)的知識(shí)，做到知識(shí)面廣、業(yè)務(wù)精通。在一定時(shí)期，保持檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定，才可以使檔案工作進(jìn)一步發(fā)展，提高機(jī)關(guān)的檔案管理水平。

（四）完善檔案管理設(shè)施建設(shè)

將信息化管理用于檔案檔案管理之中，可以大大提高檔案管理的效率。因此，配備健全的檔案管理設(shè)備，尤其是檔案信息化設(shè)備，對(duì)重要陳舊的文件材料實(shí)施電子存檔，對(duì)歷史久遠(yuǎn)的資料掃描錄入電子文檔，不僅利于文件資料完好保存，也有利于檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、簡(jiǎn)潔化及高效化。

（五）創(chuàng)新檔案管理思路

創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。新世紀(jì)、新階段對(duì)檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應(yīng)這個(gè)要求，必須要有新思維、新理論、新方法。一是要重視觀念更新。檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是關(guān)鍵所在。二是要有熟練的業(yè)務(wù)技能。檔案管理人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新。三是豐富知識(shí)儲(chǔ)備。當(dāng)今社會(huì)處于快速發(fā)展時(shí)期知識(shí)更新成“爆炸”式發(fā)展新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)因此檔案人員要把學(xué)習(xí)作為第一需要不斷“充電”拓寬視野了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作多思考、多研究營(yíng)造一種銳意進(jìn)取、積極向上的創(chuàng)新氛圍。

五、結(jié)論

綜上所述，科學(xué)高效的檔案管理只有堅(jiān)持創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開創(chuàng)管理工作的新局面?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷提升一個(gè)單位的管理水平，做好檔案的開發(fā)與利用工作，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，更能夠使檔案管理這項(xiàng)工作可持續(xù)發(fā)展，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的進(jìn)步。

作者單位：（黑龍江省大慶市紅崗區(qū)人力資源和社會(huì)保障局下崗失業(yè)人員小額貸款擔(dān)保中心）