文/青島市教育局基建辦公室　孫述剛

辦公室文書(shū)檔案管理效率的提升對(duì)策研究

文/青島市教育局基建辦公室孫述剛

信息化的到來(lái)給檔案管理工作帶來(lái)了較大的影響。辦公室文書(shū)檔案管理工作也面臨著非常關(guān)鍵的技術(shù)改革。本文從辦公室文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀入手，提出了辦公室文書(shū)檔案管理效率的提升對(duì)策。

辦公室；文書(shū)檔案；管理效率；提升

辦公室文書(shū)檔案一般保存的是行政管理、黨務(wù)管理的相關(guān)資料，其作用是為實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)管理工作的有效記錄，全面的提升辦公室文書(shū)檔案管理工作的效率，能夠有效地推動(dòng)單位內(nèi)各項(xiàng)工作的有效發(fā)展與運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，全面實(shí)現(xiàn)辦公室文書(shū)檔案管理效率的提升有著非常重要的意義。

一、辦公室文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀

（一）辦公室文書(shū)檔案管理建設(shè)力度較低。一般情況下，辦公室文書(shū)檔案均存放在庫(kù)房的底部，而這些地方往往不通風(fēng)、空氣較為潮濕，非常利于辦公室文書(shū)檔案管理工作的正常開(kāi)展，再加上部分紙質(zhì)的檔案已經(jīng)非常的陳舊，檔案的存放區(qū)域也有著較大的限制，限制了辦公室文書(shū)檔案管理效果的提升。

（二）辦公室文書(shū)檔案管理工作重視程度較低。當(dāng)前不論在企事業(yè)單位還是行政單位對(duì)于辦公室文書(shū)檔案管理工作的重視程度并沒(méi)有達(dá)到辦公室文書(shū)檔案管理工作應(yīng)有的水平。辦公室文書(shū)檔案管理人員往往綜合素質(zhì)較低，并沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的辦公室文書(shū)檔案管理人員，辦公室文書(shū)檔案管理工作的規(guī)章制度也不夠完善，這在很大程度上均是由于對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理工作的不重視。

二、辦公室文書(shū)檔案管理效率提升對(duì)策

（一）增強(qiáng)對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理工作的重視，增加資金投入。針對(duì)當(dāng)前辦公室文書(shū)檔案管理工作重視程度較低的情況，應(yīng)當(dāng)全面的增強(qiáng)辦公室文書(shū)檔案管理工作的重視程度。在具體的實(shí)施過(guò)程中，各個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)與管理人員必須首先認(rèn)識(shí)到辦公室文書(shū)檔案管理對(duì)于整個(gè)企業(yè)單位運(yùn)行的重要性，要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，不斷轉(zhuǎn)變思想觀念，增強(qiáng)辦公室文書(shū)檔案管理工作的責(zé)任感和緊迫感，充分認(rèn)識(shí)辦公室文書(shū)檔案管理工作的重要性，將辦公室文書(shū)檔案管理工作同其他工作一起作為一個(gè)整體統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，并針對(duì)不同工作崗位的工作性質(zhì)配置專(zhuān)門(mén)恰當(dāng)?shù)墓ぷ魅藛T，專(zhuān)人負(fù)責(zé)，各負(fù)其責(zé)，把交通檔案管理信息化工作抓好；其次，針對(duì)當(dāng)前辦公室文書(shū)檔案管理保存條件較差的情況，應(yīng)當(dāng)增加對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理工作的資金投入，特別是辦公室文書(shū)檔案保存環(huán)境應(yīng)當(dāng)設(shè)置通風(fēng)條件較好，干燥的環(huán)境中，為辦公室文書(shū)檔案管理工作的高效開(kāi)展打下良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。

（二）構(gòu)建完善的辦公室文書(shū)檔案管理工作制度。無(wú)規(guī)矩不成方圓，在進(jìn)行辦公室文書(shū)檔案管理工作中也應(yīng)當(dāng)構(gòu)建出完善的辦公室文書(shū)檔案管理工作規(guī)章制度。在具體的實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)首先對(duì)當(dāng)前的辦公室文書(shū)檔案管理工作制度進(jìn)行針對(duì)性的分析，將辦公室文書(shū)檔案管理工作最新需求加入到規(guī)章制度中。同時(shí)，在具體的完善過(guò)程中，可選取聽(tīng)證制度，邀請(qǐng)各大專(zhuān)家、學(xué)者、辦公室文書(shū)檔案管理工作技術(shù)人員等進(jìn)行聽(tīng)證，這對(duì)于保證辦公室文書(shū)檔案管理規(guī)章制度的科學(xué)性與可行性有著非常重要的作用。其次，在辦公室文書(shū)檔案管理制度運(yùn)行的過(guò)程中，應(yīng)采取動(dòng)態(tài)性的調(diào)整策略，保證辦公室文書(shū)檔案管理制度更好地服務(wù)于辦公室文書(shū)檔案管理工作而并非限制辦公室文書(shū)檔案管理工作的有效開(kāi)展。

（三）增強(qiáng)交通檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)人員的綜合素質(zhì)。針對(duì)當(dāng)前辦公室文書(shū)檔案管理技術(shù)人員水平綜合素質(zhì)較低的情況，應(yīng)針對(duì)性的增強(qiáng)辦公室文書(shū)檔案管理設(shè)技術(shù)人員的綜合素質(zhì)。在具體的實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)首先從源頭上進(jìn)行控制，源頭控制可以從三個(gè)方面入手，一是從招聘環(huán)節(jié)入手，適當(dāng)?shù)尼槍?duì)性的提升辦公室文書(shū)檔案管理人員的招聘條件，更多的招聘一些與信息化建設(shè)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)人員，同時(shí)，針對(duì)當(dāng)前辦公室文書(shū)檔案管理的情況，適當(dāng)?shù)脑黾愚k公室文書(shū)檔案管理工作的待遇，從而更好地吸引優(yōu)秀的畢業(yè)生前來(lái)應(yīng)聘。二是制定出完善的在職培訓(xùn)策略，結(jié)合辦公室文書(shū)檔案管理所需的具體信息化技術(shù)，對(duì)已經(jīng)在職的辦公室文書(shū)檔案管理工作人員與新入職的工作人員進(jìn)行針對(duì)性在職培訓(xùn)，從而有效的保證技術(shù)人員的辦公室文書(shū)檔案管理水平得到不斷的提升。第三，構(gòu)建出與培訓(xùn)工作相適應(yīng)的考核機(jī)制，從而更好地提升培訓(xùn)工作的有效性，另外，在考核的工作中，應(yīng)注意考核工作的多樣化，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的僅僅進(jìn)行理論考核的方式，應(yīng)多采用一些互動(dòng)性考核，并將具體的考核結(jié)果與員工的晉升、薪酬等方面相聯(lián)系，更好的保證培訓(xùn)工作與考核工作的效果，防止出現(xiàn)流程化與形式化。

三、結(jié)束語(yǔ)

辦公室文書(shū)檔案管理工作有著非常重要的作用，但是隨著現(xiàn)代化技術(shù)手段的不斷革新，辦公室文書(shū)檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)及時(shí)地適應(yīng)時(shí)代的變化，從自身的實(shí)際情況出發(fā)，采取針對(duì)性的措施提升辦公室文書(shū)檔案管理工作的效率。

［1］陳黎.信息社會(huì)視角下企業(yè)辦公室文書(shū)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2013（01）：191；194.

［2］欒春生.試論信息社會(huì)背景下辦公室文書(shū)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新［J］.中國(guó)培訓(xùn)，2015（20）：209.

［3］聶菊梅.信息社會(huì)背景下辦公室文書(shū)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新［J］.城建檔案，2016（03）：57-58.