文/中建三局投資發(fā)展公司　彭會

關于完善投資公司檔案管理工作的思考

文/中建三局投資發(fā)展公司彭會

信息化時代，數(shù)據(jù)檔案的管理日益重要，對于投資公司來說，項目的整個運行過程都需要大量的數(shù)據(jù)信息。所以，在規(guī)劃投資公司的發(fā)展，提升企業(yè)的經(jīng)營能力，創(chuàng)造更高效益的過程中越來越離不開有效的檔案管理?；诖艘c，提出在檔案管理工作中的一些寶貴意見。

投資公司；檔案管理；有效措施

全球化模式下，市場經(jīng)濟不斷發(fā)展，投資行業(yè)迅速崛起，在我國經(jīng)濟范疇內已有舉足輕重的地位。然而檔案管理工作中不可避免地會出現(xiàn)一些問題，投資公司面對當前復雜的經(jīng)濟形勢，做好檔案的管理工作十分重要，必須予以高度重視，因此對投資公司如何做好檔案管理工作進行探討分析是十分有必要的。為了創(chuàng)新投資公司檔案管理的有效方法，投資公司需要結合本公司的實際情況，不斷提高檔案管理水平，使投資公司的檔案在公司運營充當重要作用。本文提出以下一點意見，從各個方面創(chuàng)新檔案管理的有效方法。

一、提高檔案管理人員的綜合素質

經(jīng)濟飛速發(fā)展，投資公司行業(yè)的競爭也不斷地加大，一些優(yōu)質的投資公司之所以能夠立于不敗之地靠的就是公司信譽和質量。信譽與質量需要企業(yè)人員去實現(xiàn)。投資公司的運營狀況最關鍵的決定性因素是企業(yè)管理層的決策，然而，管理層做決策的主要依據(jù)是基于對市場信息的分析。這會導致企業(yè)在運行過程中必會累積大量的檔案資料和信息，因此，投資公司檔案人員的綜合素質就顯得尤為重要，他們的業(yè)務水平?jīng)Q定著企業(yè)檔案信息管理狀況?？梢詮囊韵氯齻€方面著手，提高他們的綜合素質，從而提高業(yè)務水平。

（一）企業(yè)內部進行人員培訓。投資公司在企業(yè)內部設立培訓部門，周期性開展培訓課程，對檔案管理人員業(yè)務技能和職業(yè)道德進行強化。投資公司在決策投資項目的時候，支撐的信息檔案千萬不能出錯，一旦出現(xiàn)一點點的虛假信息或者不準確，都會使整個投資項目失敗，所以人員的培訓是非常必要的，有些投資公司為了控制成本，忽略了檔案人員的培訓，一旦出現(xiàn)問題，會帶來嚴重的經(jīng)濟損失。同時加強對檔案外泄的監(jiān)督工作也是關乎投資公司生存發(fā)展的大事。

（二）提高檔案管理人員不斷進步的自覺性。任何工作崗位都是一門值得去深刻研究的學問，檔案管理也是。社會在不斷進步，檔案管理工作崗位的競爭也會不斷激化，投資公司的檔案管理員在面對新情況、新問題的時候，要自己要深入研究，探尋解決的最佳方案。如今要想在自己的崗位上立于不敗，加強自身的不斷學習是非常重要的。投資公司需要鼓舞本公司的職員不斷地學習，并建立獎勵機制。通過職員自覺性的提高來改善業(yè)務水平，促使他們做好投資公司的檔案管理業(yè)務。

（三）落實企業(yè)檔案管理職員的檔案意識。信息是任何企業(yè)發(fā)展的橋梁，而檔案是信息的載體，檔案的重要性不言而喻，它關乎整個投資公司的發(fā)展，比如檔案中的機密文件，為決策者提供信息。所以說提高檔案在檔案管理人員心中的重要性，也就是檔案意識，確保投資公司信息源安全是投資公司檔案管理的有效方法。在企業(yè)內部，每個職員都要意識到檔案安全的重要性，在全民監(jiān)督的基礎上，檔案管理人員對自己的工作才不會有絲毫的懈怠，從而提高業(yè)務水平。

二、充分挖掘投資公司有用的檔案信息資源

投資公司花費財力物力去收集管理信息檔案的同時，要注重開發(fā)信息中所包含的價值，只有充分挖掘投資公司有用的檔案信息資源，充分利用，才能創(chuàng)造出最大的經(jīng)濟效益。投資公司在日常的檔案管理工作中，督促管理人員注重信息的分析和提煉，要有目的性的進行檔案歸類，依據(jù)投資公司當下的項目，篩選出有價值的信息，確保項目能夠為公司帶來預期的效益。

三、樹立企業(yè)良好的企業(yè)信譽

競爭日益激烈的今天，任何企業(yè)都需要良好的信譽才能立于不敗，對于投資公司來說，樹立信譽更為重要。因此，投資公司信用檔案的管理工作成為重中之重。良好的企業(yè)原始記錄是樹立企業(yè)信譽的基礎，如果企業(yè)擁有許多不良的檔案信息，這勢必會影響企業(yè)未來的發(fā)展，這樣問題時隱藏性質的，總有一天會暴露出來，所以，樹立企業(yè)良好的企業(yè)信譽要求檔案管理業(yè)務達到更高的水平。做好信用檔案材料工作，為企業(yè)創(chuàng)立良好的外部合作關系，在與金融機構合作談判時能夠取得對方的信任是十分有必要的。

四、總結語

檔案信息是任何現(xiàn)代化企業(yè)潛意識下的寶貴財富，它能直接或者間接的為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益。檔案信息管理隨著經(jīng)濟局面的日益復雜化，管理難度也有所提升，但是，檔案信息管理需要得到企業(yè)更多的關注，它依然是企業(yè)最重要的一部分。特別是對投資公司來說，檔案信息直接決定了一個項目的是否執(zhí)行，也就是決定了企業(yè)的投資方向。投資公司所擁有的信息資源直接關系該公司的穩(wěn)定發(fā)展?，F(xiàn)階段，投資公司在檔案管理方面存在的諸多問題，比如在人員、制度等方面的不足，基于此背景，加強投資公司檔案管理人才的建設，加強人才管理，做好檔案信息安全建設，樹立企業(yè)良好的企業(yè)信譽。最為重要的一點是，投資公司不能沒有一點創(chuàng)新意識，一直沿用傳統(tǒng)管理方式，要在管理技術上革新，與時俱進，開辟新的檔案管理策略，最后形成一個完善的投資公司檔案管理系統(tǒng)，為投資公司現(xiàn)階段的發(fā)展指明方向，為未來的發(fā)展打下基礎。

［1］李莉.市場經(jīng)濟條件下企業(yè)檔案管理的探討［A］.信息社會檔案學理論與實踐（論文集）［C］.北京：中國檔案出版社，2006.

［2］薛梅.企業(yè)檔案服務淺談［A］.信息社會檔案學理論與實踐（論文集）［C］.北京：中國檔案出版社，2006.