文/浙江省麗水市景寧畬族自治縣檔案局　潘玲玲

推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的實(shí)踐與體會(huì)

文/浙江省麗水市景寧畬族自治縣檔案局潘玲玲

檔案管理是單位管理的重要組成部分，綜合反映了單位發(fā)展的全過(guò)程，因此，確保檔案安全管理非常重要。近年，景寧縣檔案局自“兩個(gè)推進(jìn)”工作以來(lái)，各項(xiàng)檔案信息化建設(shè)工作陸續(xù)實(shí)現(xiàn)了從“無(wú)”到“有”，機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)也初顯成效。本文首先闡述了數(shù)字檔案室建設(shè)的重要性，之后根據(jù)景寧縣機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的實(shí)際情況談?wù)勛约旱膶?shí)踐體會(huì)。

數(shù)字化；信息化；檔案管理；實(shí)踐

根據(jù)浙江省發(fā)展改革委浙江省檔案局《關(guān)于印發(fā)浙江省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃的通知》文件要求“市、縣（市、區(qū)）直機(jī)關(guān)和國(guó)有企事業(yè)單位要有20%建成示范數(shù)字檔案室、50%建成規(guī)范化數(shù)字檔案室”。為此，建立機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室是勢(shì)在必行的發(fā)展方向，它是新時(shí)期檔案管理工作的重要建設(shè)項(xiàng)目。通過(guò)適當(dāng)更新硬件投入、加強(qiáng)對(duì)信息的采集、改變檔案信息化建設(shè)技術(shù)路線(xiàn)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的整體功能，從而滿(mǎn)足景寧縣各單位檔案信息的直接需求。

一、數(shù)字檔案室建設(shè)的重要性

確保檔案的安全管理，提高檔案運(yùn)用效率對(duì)單位生存與發(fā)展具有重要影響。當(dāng)前景寧縣大部分單位檔案室建設(shè)較為陳舊，傳統(tǒng)的檔案管理方式還沒(méi)有完全改變，檔案載體以紙質(zhì)為主，紙質(zhì)文件檔案的保管成本高，備份困難，同時(shí)查閱與維護(hù)也不是很方便。檔案管理跟不上發(fā)展的步伐，缺乏數(shù)字化、信息化科技手段，從而造成檔案管理工作存在操作煩瑣、工作量大、容易出錯(cuò)等問(wèn)題，給各單位對(duì)檔案利用造成了很多不便。因此，推動(dòng)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)是景寧縣檔案局當(dāng)務(wù)之急，實(shí)行檔案管理的辦公自動(dòng)化，將以檔案保管為主的傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的共享模式，這樣不僅方便檔案查閱，易于保存修改，還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞，降低檔案管理成本，讓檔案更加趨于標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，使檔案得到更好的利用，從而達(dá)到檔案管理的實(shí)際效用。

二、數(shù)字檔案室建設(shè)實(shí)踐體會(huì)

（一）數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。數(shù)字檔案管理技術(shù)是在OA平臺(tái)與各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)的集成上，采用如JAVA、JSP、Web等編程技術(shù)，其主體主要是數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，包含了數(shù)字檔案室系統(tǒng)的信息化內(nèi)容。由此而知，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是數(shù)字檔案室基礎(chǔ)性工作，首先要建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，其次要建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，收集與歸檔電子文件。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)根據(jù)檔案利用頻率設(shè)置，而全文數(shù)據(jù)庫(kù)則應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，并要與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)應(yīng)掛接。除了要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行全文掃描，也要遵守“利用優(yōu)先，搶救優(yōu)先”的原則進(jìn)行，確保檔案信息資源既方便，又快捷準(zhǔn)確的利用。同時(shí)，在對(duì)收集電子文件時(shí)要充分運(yùn)用OA系統(tǒng)，按照電子文件管理要求，保證電子文件的真實(shí)與完整。搭建檔案信息管理平臺(tái)既要做到硬件設(shè)備上的保障，也要按照單位檔案行政管理數(shù)字檔案室建設(shè)來(lái)規(guī)劃，硬件要實(shí)用，軟件基本功能要能滿(mǎn)足單位對(duì)相關(guān)檔案文件的收集、管理和利用等。

（二）檔案安全建設(shè)。確保數(shù)字檔案信息的安全性是檔案管理的基礎(chǔ)工作，可以通過(guò)權(quán)限設(shè)置、加密存儲(chǔ)等相關(guān)方式來(lái)進(jìn)行控制，檔案室監(jiān)管可以實(shí)行在線(xiàn)監(jiān)控、介質(zhì)預(yù)警等技術(shù)手段。為了保障高層級(jí)機(jī)密文件的信息安全，在條件允許的情況下可以實(shí)行CA身份認(rèn)證，將數(shù)字檔案管理平臺(tái)與單位安全保衛(wèi)部系統(tǒng)相對(duì)接，以此加強(qiáng)了對(duì)檔案使用人員的安全控制，并有效避免篡改密碼、網(wǎng)絡(luò)惡意攻擊等行為。

（三）實(shí)踐成效與改進(jìn)建議。景寧縣機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室自推行創(chuàng)建以來(lái)得到了各部門(mén)的良好反映，對(duì)各單位各部門(mén)散落的檔案資料進(jìn)行了有效整合，起到了對(duì)檔案的查詢(xún)便利，安全保障的作用，從而提供了一個(gè)高效的檔案管理平臺(tái)。機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室歸檔已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了文檔一體與館室一體，依照現(xiàn)行檔案管理要求進(jìn)行規(guī)范整理，通過(guò)系統(tǒng)報(bào)送數(shù)據(jù)。此外，還實(shí)現(xiàn)了檔案資源的整合與共享，采用了前端控制，全程自動(dòng)化管理，安全靈活，電子檔案能有效保存。雖然景寧縣機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室的建立取得了一定的成效，但是還有諸多問(wèn)題需要進(jìn)一步規(guī)范，首先必須要加快各單位各部門(mén)檔案信息化管理人才的培養(yǎng)，以此保證數(shù)字檔案室可以正常運(yùn)行；其次還應(yīng)進(jìn)一步提升與其他信息系統(tǒng)的集成度，并繼續(xù)拓展深化檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，這樣才能更長(zhǎng)遠(yuǎn)的確保數(shù)字檔案室的作用。

三、總結(jié)

綜合上述，景寧縣機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室的建立是運(yùn)用數(shù)字設(shè)備、科學(xué)技術(shù)管理手段來(lái)達(dá)到檔案管理的信息化、數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化?，F(xiàn)代化數(shù)字檔案已經(jīng)不僅僅是一套數(shù)字化管理系統(tǒng)，而是在信息化環(huán)境下，通過(guò)各個(gè)系統(tǒng)、單位、人員的協(xié)調(diào)和配合，對(duì)系統(tǒng)科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用的檔案管理模式。因此，各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位要真正認(rèn)識(shí)到建設(shè)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室的重要性，納入重要議事日程并付諸行動(dòng)，如此才能加快檔案信息化總體進(jìn)程，讓數(shù)字檔案資源得以共享，提高檔案利用質(zhì)效，為“十三五”期間景寧縣全面推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

［1］張環(huán).對(duì)企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的思考［J］.長(zhǎng)江叢刊，2016（17）.

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