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        醫(yī)院檔案的管理與利用

        2016-11-25 13:52:31江蘇省連云港市第二人民醫(yī)院伏冬梅
        辦公室業(yè)務(wù) 2016年19期
        關(guān)鍵詞:檔案管理利用資源

        文/江蘇省連云港市第二人民醫(yī)院 伏冬梅

        醫(yī)院檔案的管理與利用

        文/江蘇省連云港市第二人民醫(yī)院伏冬梅

        在醫(yī)院日常工作及活動中,會有一些種類不同及載體不同的檔案形成,這些檔案就是醫(yī)院檔案,其所包括形式主要有文件、簿冊、圖表以及錄音、錄像、盤片及電子信息等。隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷深入以及醫(yī)師多點執(zhí)業(yè)的逐步推進,中高級職稱人員流動頻率增大,同時由于電子化、信息化技術(shù)的快速發(fā)展,使醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容更加豐富而龐雜。在醫(yī)院管理過程中加強檔案管理,同時能夠使院領(lǐng)導(dǎo)在科學(xué)決策及醫(yī)院現(xiàn)代化管理方面對其進行有效利用具有十分重要的作用。

        醫(yī)院;檔案管理;利用

        一、醫(yī)院檔案管理中存在的問題

        (一)檔案意識較差且利用率較低。從當(dāng)前實際情況來看,在開展各種活動及工作方面,檔案管理均十分重要,在對檔案信息資源進行充分利用前提下,可得到較大經(jīng)濟效益,同時也能夠得到較大社會效益。但是,長期以來,就檔案管理實際情況而言,一直存在重“藏”輕“用”情況,未能夠廣泛宣傳利用檔案所具備的經(jīng)濟效益以及社會效益,所以,大部分社會公眾均未能夠充分了解檔案利用效益。從當(dāng)前實際情況而言,很多領(lǐng)導(dǎo)干部在檔案管理方面的意識仍比較單薄,未能夠?qū)︶t(yī)院管理中檔案工作必要性及重要性真正認識。在實際檔案管理工作過程中,由于未能夠足夠重視,所開發(fā)的檔案信息資源也比較缺乏,最終導(dǎo)致利用檔案效率比較低。

        (二)缺乏健全檔案管理機構(gòu)以及明確管理范圍。從當(dāng)前實際情況來看,在醫(yī)院檔案管理方面仍缺乏科學(xué)統(tǒng)一管理標準及制度。在當(dāng)前社會科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展基礎(chǔ)上,檔案的內(nèi)涵以及外延均在不斷改變,在對檔案管理過程中各級醫(yī)院仍缺乏統(tǒng)一標準及模式,均依據(jù)自身理解及實踐實行檔案管理,導(dǎo)致很多檔案并未納入管理內(nèi)容中。同時由于沒有健全的管理網(wǎng)絡(luò),使得全院的檔案管理缺少統(tǒng)一技術(shù)指導(dǎo),處于無序狀態(tài)。

        (三)檔案專業(yè)人員素質(zhì)存在差異。從當(dāng)前實際情況而言,在檔案專業(yè)人才隊伍內(nèi)部,不同工作人員在理論水平與專業(yè)素質(zhì)方面存在的差異均比較大,并且文化程度也有所不同,相比于當(dāng)前社會實際需求而言,有一定差距存在。具體來說就是檔案專業(yè)人才比較少,并且大部分人員均缺乏合理知識結(jié)構(gòu),并且高學(xué)歷人員也比較少,未能夠較多了解現(xiàn)代科學(xué)知識,同時很多工作人員專業(yè)層次比較低,存在的這些情況均不符合目前檔案事業(yè)發(fā)展實際需求,嚴重影響檔案管理水平。在當(dāng)前培養(yǎng)醫(yī)院人才過程中,醫(yī)院比較重視的內(nèi)容為將醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)有效提升,在提高檔案管理人員素質(zhì)方面的計劃及要求卻比較少,當(dāng)前大部分檔案管理人員均缺乏機會外出進修,導(dǎo)致很多檔案管理人員在思想觀念及管理水平方面很難符合當(dāng)前發(fā)展需求,未能夠進行創(chuàng)新。

        二、如何提升醫(yī)院檔案管理水平

        (一)加強學(xué)習(xí),增強檔案管理意識。在醫(yī)院管理過程中,檔案管理屬于十分重要的一個部分,為能夠較好進行檔案管理,領(lǐng)導(dǎo)對其加強重視屬于重要前提,在醫(yī)院內(nèi)重要議事日程中應(yīng)當(dāng)納入檔案管理,使其與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)能夠共同發(fā)展。另外,對于檔案工作應(yīng)當(dāng)加大宣傳力度,從而使醫(yī)院內(nèi)各個層級人員均能夠?qū)n案工作重要性充分認識,對檔案管理積極支持。由于一些因素限制,主要就是人員、設(shè)施及經(jīng)費方面,對于檔案管理工作,醫(yī)院重視程度也就比較低,因而對于檔案工作重要性應(yīng)當(dāng)使各級干部真正認識,這樣一來才能夠使檔案工得以順利開展。

        (二)健全制度,加強培訓(xùn),提高檔案管理人員素質(zhì)。在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展大形勢下,檔案管理工作在方法上也得以不斷更新,同時其水平也逐漸提升,因此應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)管理體系,應(yīng)當(dāng)進一步明確各個方面相關(guān)職能,醫(yī)院內(nèi)部檔案種類不同、載體不同,對于這些檔案在管理上應(yīng)當(dāng)實行統(tǒng)一化,從而保證檔案管理和醫(yī)院業(yè)務(wù)能夠共同得以發(fā)展。

        在檔案管理工作過程中,檔案管理人員素質(zhì)會直接影響工作水平,因而,在培養(yǎng)及引進高素質(zhì)檔案管理人員方面醫(yī)院應(yīng)當(dāng)高度重視,從而保證檔案管理人員素質(zhì)得以全面提高。

        (三)加強檔案信息化建設(shè),推進檔案現(xiàn)代化管理。由于醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容豐富而龐雜,為方便利用者及時查找、閱讀,提高工作效率,醫(yī)院應(yīng)加大對檔案信息化建設(shè)的投入,在檔案管理加快信息化建設(shè),通過對計算機儲存充分利用對醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)檔案進行檢索,從而使檔案信息管理得以盡快實現(xiàn)。

        三、檔案信息資源的利用

        (一)積極開發(fā)檔案信息資源。對于檔案管理而言,其主要目的就是對有關(guān)檔案信息資源進行開發(fā)利用,在檔案信息資源開發(fā)過程中應(yīng)當(dāng)積極實現(xiàn)深層次、多渠道以及創(chuàng)新性,從而使檔案使用價值能夠得以進一步提升,在此基礎(chǔ)上以便更好地服務(wù)于醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者。如通過計算機管理可收集并匯總病案首頁縱多信息,通過網(wǎng)絡(luò)平臺可整合各部門、各科室相關(guān)檔案信息并使其共享等,盡力提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用,從而對檔案建設(shè)起到一定促進作用。

        (二)充分利用檔案信息資源。利用檔案信息資源,為醫(yī)院管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、經(jīng)濟效益管理、工作效率管理等提供服務(wù),從而通過對檔案信息資源的充分利用使醫(yī)院獲得更好經(jīng)濟效益以及社會效益。如通過醫(yī)師執(zhí)業(yè)檔案可了解每一醫(yī)師的執(zhí)業(yè)能力、執(zhí)業(yè)經(jīng)歷、培訓(xùn)考核、科研創(chuàng)新、職業(yè)操守、事故糾紛等,從而為選人用人、業(yè)務(wù)提升等提供重要參考依據(jù),并能促進醫(yī)師積極主動地從事臨床工作,提高臨床技能和服務(wù)質(zhì)量;通過對病案首頁的全樣本數(shù)據(jù)提取,并對眾多信息進行分類匯總,利用大數(shù)據(jù)分析,可獲得一套客觀、有效、全面反映醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的眾多數(shù)據(jù),可涵蓋工作負荷、醫(yī)療質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量、護理質(zhì)量、患者安全、病種構(gòu)成、技術(shù)優(yōu)劣、資源利用、醫(yī)療費用等等,這些可使院長和相關(guān)職能部門真正做到?jīng)Q策科學(xué)化、管理規(guī)范化,并最終使醫(yī)院的管理水平不斷提高、醫(yī)療質(zhì)量持續(xù)改進、服務(wù)質(zhì)量不斷優(yōu)化、社會和經(jīng)濟效益不斷增長。

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