文/深圳市地鐵集團有限公司　章莉

論企業(yè)檔案管理工作的重要性研究

文/深圳市地鐵集團有限公司章莉

隨著企業(yè)檔案管理社會化趨勢不斷加深，企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，創(chuàng)新是企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急，而企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新也不例外。本文淺析企業(yè)檔案管理在創(chuàng)新中存在的問題，探討解決問題的方法和措施，希望能為企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展提供幫助。

企業(yè)檔案；管理；存在問題；創(chuàng)新；完善

一、 企業(yè)檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理工作的革新與發(fā)展必須以傳統(tǒng)的檔案管理模式為基礎(chǔ)。所有的檔案管理工作都有其自身的管理體系作為革新和發(fā)展的基礎(chǔ)，我國的檔案管理工作已經(jīng)發(fā)展了很長的時間，形成了一套固有的檔案管理理論、管理方法和管理經(jīng)驗，形成了具有特色的檔案管理工作體系。這些傳統(tǒng)的檔案管理模式雖然在現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下存在一定的局限性，但正是因為有了傳統(tǒng)的管理理念和方法作為基礎(chǔ)，才能實現(xiàn)管理工作的創(chuàng)新?，F(xiàn)今正是進行企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新和發(fā)展的時機，一定要對過去的管理模式進行仔細的研究和總結(jié)，在傳統(tǒng)的檔案管理模式的基礎(chǔ)上尋求革新與發(fā)展。

（二）企業(yè)的檔案管理工作不能脫離實際。當(dāng)前，我國眾多企業(yè)檔案管理工作的革新仍然處于初級的狀態(tài)，創(chuàng)新的過程依然存在著大量的問題，會受到各種因素的制約。許多企業(yè)長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使企業(yè)員工對檔案利用效益知之甚少。同時在進行檔案管理工作創(chuàng)新的時候，沒有創(chuàng)新的理論，沒有創(chuàng)新的方法，也沒有創(chuàng)新的實踐經(jīng)驗，就進行虛無縹緲的創(chuàng)新。因此要進行檔案管理的創(chuàng)新就要立足于實際，找出創(chuàng)新發(fā)展進程中存在的問題，為檔案管理的創(chuàng)新打好堅實的基礎(chǔ)。

（三）對企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新。不但學(xué)習(xí)檔案管理行業(yè)的相關(guān)知識，借鑒本行業(yè)成功的管理經(jīng)驗，還要對相關(guān)行業(yè)的知識進行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提升企業(yè)自身的檔案管理經(jīng)驗和豐富管理的內(nèi)容。管理方式的不斷革新是企業(yè)發(fā)展的不竭動力，目前的問題是，在進行檔案管理工作創(chuàng)新時，沒有創(chuàng)新的理論，沒有創(chuàng)新的方法，也沒有創(chuàng)新的實踐經(jīng)驗，就進行虛無縹緲的創(chuàng)新。如不懂得借鑒和學(xué)習(xí)其他相關(guān)行業(yè)的知識和成功的經(jīng)驗，必將導(dǎo)致企業(yè)檔案管理的革新與發(fā)展緩慢滯后。

（四）企業(yè)內(nèi)部相關(guān)管理者對檔案管理方式革新的重視程度不夠高。過多的追求管理成本的降低，創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益，未有認識到檔案管理工作對企業(yè)內(nèi)部機制運行和發(fā)展的意義。并且很多的企業(yè)管理者直接忽視企業(yè)內(nèi)部檔案的管理，認為檔案管理工作在企業(yè)的發(fā)展并不能起到實質(zhì)性的作用。為此，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理人員缺乏工作的積極性和責(zé)任心。

（五）很多企業(yè)在檔案管理的工作方面依然采用人工登記、分類和保存的方法。造成大量人力和物力的浪費，不能適應(yīng)當(dāng)今社會市場環(huán)境。企業(yè)沒有制定相關(guān)的制度，促進檔案管理工作的順利實施，造成檔案管理工作不能在規(guī)范的制度保障下進行革新，也使得各個部門的檔案管理混亂，造成檔案的重復(fù)歸檔或者檔案缺失等。有些企業(yè)認為檔案管理人員誰都能可以干，根本沒有具備專業(yè)的檔案管理理論知識和實踐操作經(jīng)驗，造成檔案管理人員在具體檔案管理環(huán)節(jié)中的操作失誤，致使管理效率和質(zhì)量不能有效地提高。

二、 企業(yè)檔案管理工作的實施措施

（一） 企業(yè)管理者加強對檔案管理工作的重視。處在社會經(jīng)濟發(fā)展的大背景下，企業(yè)的決策者應(yīng)該提高對檔案管理的重視程度，正確的認識檔案管理對本企業(yè)發(fā)展的作用。把檔案管理工作與企業(yè)其他相關(guān)的管理工作有效地結(jié)合起來，配置有專業(yè)技術(shù)管理的檔案管理工作人員，并根據(jù)檔案管理工作人員的工作建立一套獎罰機制，加強對管理人員的教育培訓(xùn)，使其樹立管理責(zé)任心，能夠主動積極地進行相關(guān)的檔案管理工作，提高管理的技術(shù)技能，保證檔案管理水平逐漸地提高，使檔案管理工作能發(fā)揮其在企業(yè)發(fā)展中的重要作用，也成為衡量企業(yè)經(jīng)營管理水平的重要標志。

（二）改進檔案管理的方式。傳統(tǒng)的管理方式存在很大的弊端，作為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)，隨著現(xiàn)代信息化的企業(yè)檔案管理方式的形成，企業(yè)檔案管理正在逐漸拋棄傳統(tǒng)的管理方式。在企業(yè)檔案的管理工作中要學(xué)會利用先進的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)信息的高效傳遞，從而促進企業(yè)檔案管理效率的提升。為企業(yè)在現(xiàn)代化進程中的發(fā)展提供有效的幫助。

（三）加大檔案管理的投入。企業(yè)對檔案管理重視程度的提高，就會加大對檔案管理工作相關(guān)資源的投入，使得檔案管理工作機制更加的完善。同時設(shè)置專門的企業(yè)檔案管理的資源信息分享平臺，建立相關(guān)的檔案信息查詢渠道，使企業(yè)檔案管理檢索的平臺機制更加完善，便于更好地推動企業(yè)的革新與發(fā)展。

（四）完善檔案管理的制度。面對企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，需要有一個良好的企業(yè)檔案管理制度作為保障，建立完善的企業(yè)檔案管理的制度體系。將檔案工作諸環(huán)節(jié)通過科學(xué)嚴謹?shù)囊?guī)章進行規(guī)范，從整理歸檔、庫房管理、提供借閱等方面，使檔案管理工作有法可依、有章可循。同時，也要有明確的制度規(guī)定各部門的責(zé)任，使企業(yè)各部門之間能進行良性的溝通與交流，從而實現(xiàn)檔案管理工作內(nèi)容和方式的革新，為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供相關(guān)的保障。

（五）吸納專業(yè)的檔案管理人才。企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作人員，很多是由企業(yè)其他相關(guān)部門人員在沒有一定專業(yè)管理技術(shù)的情況下，直接以檔案管理人員的身份進行管理的，這部分管理者沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，沒有專業(yè)的管理技術(shù)，所以就不能保證檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范化。企業(yè)可以通過招聘，或采用競爭上崗的方式，為企業(yè)的檔案管理引進些經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)的專業(yè)的檔案管理者，有效地提高企業(yè)檔案管理工作的效率。

三、加強企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新

在企業(yè)運行及發(fā)展過程中，應(yīng)當(dāng)立足于市場經(jīng)濟體制改革理念的基礎(chǔ)上，積極采用現(xiàn)代化的科技手段，來對企業(yè)內(nèi)部計算機設(shè)備硬件等進行有效的防護，最大程度上減少企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的安全隱患，促進管理效率的提升。與此同時，應(yīng)當(dāng)規(guī)范企業(yè)檔案管理的工作流程，加強檔案信息的管理，確保企業(yè)檔案信息得以安全穩(wěn)定的流轉(zhuǎn)。

就企業(yè)檔案管理的實際情況來看，所謂流程管理，就是對企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的整體運行狀態(tài)進行規(guī)范的監(jiān)控，并明確企業(yè)各項任務(wù)活動的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行情況，并加強監(jiān)督和管理，此種情況下，能夠保證系統(tǒng)所產(chǎn)生的電子文件的真實性和完整性，并充分發(fā)揮出檔案管理工作的職能及作用，充分做好機構(gòu)文件處理流程的梳理和提煉工作，將文件處理過程納入到企業(yè)檔案管理工作具體工作流程和環(huán)節(jié)中，進而從整體上提高企業(yè)的檔案管理效率。也就是說，文件信息的高效化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)對文件信息的全過程管理，對痕跡保留以及收文督辦和監(jiān)控等進行科學(xué)化的管理。

四、結(jié)束語

綜上所述，目前部分企業(yè)內(nèi)部的檔案管理機制存在著觀念上的落后，檔案管理方法的單調(diào)，以及檔案管理部門缺乏專業(yè)的檔案管理人才等。若想要切實提高企業(yè)檔案管理效率，實現(xiàn)長遠發(fā)展，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層要不斷加強對檔案管理工作的重視程度，加強現(xiàn)代化的管理方式，轉(zhuǎn)變管理理念，來實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的革新與發(fā)展，從而更好地推動企業(yè)在當(dāng)今信息技術(shù)時代的發(fā)展。

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