文/復(fù)旦大學(xué)附屬金山醫(yī)院檔案室　葉肖鳳

關(guān)于醫(yī)院文書檔案管理工作現(xiàn)狀的思考

文/復(fù)旦大學(xué)附屬金山醫(yī)院檔案室葉肖鳳

文書檔案是醫(yī)院檔案管理工作中的重要內(nèi)容。結(jié)合醫(yī)院實際情況，對文書檔案進(jìn)行科學(xué)管理，能夠提高現(xiàn)代醫(yī)院管理水平和服務(wù)水平。本文對醫(yī)院文書檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出具體的解決方法。

醫(yī)院；文書檔案管理；工作現(xiàn)狀

醫(yī)院文書檔案管理水平直接決定了醫(yī)院的整體檔案管理質(zhì)量，它也直接關(guān)系到醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展水平。而它又是醫(yī)院基礎(chǔ)管理工作中的重要內(nèi)容，為現(xiàn)代醫(yī)院管理工作提供了方向。但是，傳統(tǒng)檔案管理觀念的制約和基礎(chǔ)設(shè)施的不完善，使醫(yī)院文書檔案管理仍然面臨很多問題。文書檔案管理人員要結(jié)合醫(yī)院實際工作要求，對文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一和規(guī)范管理，提高文書檔案利用率，推進(jìn)醫(yī)院各項工作的順利進(jìn)行。

一、 醫(yī)院文書檔案管理意義

醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院內(nèi)部工作的重要組成部分，也是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)和前提，有助于提高醫(yī)院的整體管理水平，并保障醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。同時，它也為醫(yī)院各項科研工作的開展奠定了良好的基礎(chǔ)。醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院工作情況、醫(yī)療服務(wù)及管理水平的綜合反映。近年來，衛(wèi)生體制改革，對醫(yī)院文書檔案管理工作提出了越來越高的要求。它記載著醫(yī)院在不同時期的發(fā)展情況，以及醫(yī)療、物資、服務(wù)情況等，是醫(yī)院的重要物質(zhì)文化財產(chǎn)，也是其整體形象的象征。

醫(yī)院文書檔案中也包含醫(yī)院相關(guān)規(guī)章制度、各項活動及上級部門的要求和批復(fù)等。以此為依據(jù)，能夠?qū)︶t(yī)院日常管理及發(fā)展過程中的各項問題進(jìn)行有效解決。它具有一定的教育意義，是現(xiàn)代醫(yī)院整體發(fā)展過程中的推動力。

落實醫(yī)院文書檔案管理，并確保其各項內(nèi)容及資料的完整性，將對臨床治療、科學(xué)研究和疫病預(yù)防等提供極大的助力，有利于對醫(yī)療及科研經(jīng)驗進(jìn)行總結(jié)，并對醫(yī)院決策的制定及各項研究調(diào)查提供輔助。

二、醫(yī)院文書檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）文書檔案管理方法落后。醫(yī)院日常工作中涉及的各類文書資料比較多，管理難度相對較大，很難對所有資料進(jìn)行集中管理。為了使用方便，很多文書檔案分散在各個科室中。而檔案脹庫問題嚴(yán)重，部分檔案單面打印或復(fù)印之后歸檔，增加了檔案數(shù)量及厚度。有些檔案利用價值低，而兼職檔案人員檔案意識缺乏，只是按照歷年歸檔目錄對其進(jìn)行歸檔，使重要檔案資料的漏檔問題嚴(yán)重。

（二） 缺乏文書檔案管理經(jīng)驗和意識。當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理人員的檔案責(zé)任意識比較強(qiáng)，但是，其缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識及管理經(jīng)驗。分布在醫(yī)院各個科室的兼職檔案人員檔案管理意識不足，歸檔材料質(zhì)量普遍偏低，很難達(dá)到良好的文書檔案管理效果。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也并未認(rèn)識到醫(yī)院文書檔案管理的重要性。加之，兼職檔案管理人員沒有對檔案管理知識進(jìn)行系統(tǒng)性學(xué)習(xí)，嚴(yán)重制約了醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量。

（三）文書檔案管理現(xiàn)代化程度低。醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施不完善，文書檔案庫房設(shè)備無法滿足現(xiàn)代化的檔案管理要求，嚴(yán)重影響了醫(yī)院文書檔案管理水平及質(zhì)量。雖然現(xiàn)在很多大型綜合性醫(yī)院逐漸認(rèn)識到了檔案自動化管理的重要性，也付出了實踐。但是很多基層醫(yī)院仍然以手工檔案管理為主，領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作缺乏認(rèn)識，設(shè)備落后，很難實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理的信息化和數(shù)字化目標(biāo)。醫(yī)院負(fù)責(zé)人和檔案管理人員要認(rèn)識到醫(yī)院文書檔案管理的重要性，對計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用，實現(xiàn)文書檔案的自動化管理。

（四）文書檔案管理的培訓(xùn)機(jī)制缺失。醫(yī)院在文書檔案管理工作方面的投入比較少，缺乏專職的檔案管理人員，使文書檔案管理工作面臨諸多問題及缺失。很多文書檔案管理人員并未對檔案管理知識進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，專業(yè)知識缺乏。醫(yī)院也沒有建立完善的培訓(xùn)機(jī)制，一般都是老員工帶新員工來實現(xiàn)文書檔案管理工作交接。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作沒有引起足夠的重視，與其他醫(yī)院尚未建立良好的溝通互動關(guān)系，在文書檔案管理方面普遍缺乏高素質(zhì)的專業(yè)人才。

三、醫(yī)院文書檔案管理對策

（一）明確存檔內(nèi)容，使存檔流程化。1.醫(yī)院日常工作中涉及的各項文件和資料比較多，檔案管理人員要擇取有價值的資料，對存檔范圍進(jìn)行確定，實現(xiàn)文書檔案管理的統(tǒng)一性及標(biāo)準(zhǔn)化。2.將文書檔案分類整理工作落實到位，對文件和資料的種類進(jìn)行區(qū)分，結(jié)合具體內(nèi)容、形式和作用，對其進(jìn)行正確歸檔，確保其能夠反映醫(yī)院的重要事件、活動及歷史面貌等。3.根據(jù)醫(yī)院的實際情況，對各項資料進(jìn)行甄別和鑒定，合理規(guī)劃其保存年限，結(jié)合重要性對其進(jìn)行等級劃分，并對文件的具體存毀情況進(jìn)行判定。4.對資料存檔情況進(jìn)行記錄，交由各主管部門進(jìn)行對比，將文書檔案管理中的失誤降到最低。5.完善醫(yī)院文書檔案管理工作，將具體責(zé)任落實到個人，使相關(guān)人員對檔案存儲情況進(jìn)行監(jiān)督。

（二） 優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理工作。醫(yī)院檔案管理人員普遍將精力和時間用以文件歸檔整理和檔案日常提供方面，對機(jī)關(guān)內(nèi)部和各業(yè)務(wù)部門具體工作缺乏明確的認(rèn)知，使檔案管理部門在檔案收集過程中比較盲目，導(dǎo)致醫(yī)院文書檔案的存檔價值不高。檔案管理人員要對文書檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，既要對具體性檔案文件進(jìn)行收集和整理，又要對其進(jìn)行合理利用。前期歸檔工作中，要對后期檔案的使用價值進(jìn)行充分考量，以在醫(yī)院相關(guān)研究工作中充分發(fā)揮其價值，確保醫(yī)院各項工作的順利進(jìn)行，并提高其服務(wù)質(zhì)量。

（三）完善文書檔案管理制度。完善醫(yī)院文書檔案管理制度，使醫(yī)院文書檔案管理工作更具保障，有助于提高醫(yī)院文書檔案管理水平，確保文書檔案管理過程中各項工作的順利進(jìn)行。檔案管理人員要結(jié)合醫(yī)院的實際發(fā)展背景，對陳舊的規(guī)章制度進(jìn)行升級和修訂，并對醫(yī)院文書檔案管理工作中存在的缺失進(jìn)行彌補(bǔ)，確保各項規(guī)章制度的完善性，使其符合醫(yī)院文書檔案管理工作的具體要求，為醫(yī)院各項工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）加強(qiáng)文書檔案管理人員培訓(xùn)。醫(yī)院文書檔案管理人員既要具備專業(yè)的文書檔案管理知識，也要對相關(guān)醫(yī)療活動等進(jìn)行明確認(rèn)識。醫(yī)院負(fù)責(zé)人要結(jié)合醫(yī)院發(fā)展的整體訴求，對具體的培訓(xùn)方法和內(nèi)容進(jìn)行針對性地選擇，加大對兼職檔案管理人員的培訓(xùn)力度，使其在文書檔案管理過程中更加專業(yè)。同時，也要著力于培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員，并將其納入醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃中，使其具備專業(yè)的文書檔案管理知識及法律法規(guī)常識。對其他醫(yī)院的文書檔案管理工作進(jìn)行借鑒，通過聘請專家講學(xué)或到優(yōu)秀醫(yī)院檔案管理場所進(jìn)行參觀，積累豐富的文書檔案管理經(jīng)驗。

（五）推進(jìn)文書檔案管理信息化建設(shè)。在醫(yī)院文書檔案管理中，對計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行科學(xué)合理的應(yīng)用，以對檔案信息管理資源進(jìn)行科學(xué)處理和保存，提高醫(yī)院文書檔案管理工作的信息化及網(wǎng)絡(luò)化水平。1.結(jié)合醫(yī)院實際發(fā)展背景，落實信息數(shù)據(jù)建庫工作，實現(xiàn)醫(yī)院紙質(zhì)文書檔案管理的數(shù)字化，使其在管理過程中具備同一的格式，且數(shù)據(jù)規(guī)范，并提高其安全性和可靠性，為后期醫(yī)院各項檔案信息資源的利用及開發(fā)奠定良好的基礎(chǔ)。2.借助計算機(jī)對檔案資料進(jìn)行收集、整理和錄入等，實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案自動化管理。3.構(gòu)建完善的信息網(wǎng)絡(luò)平臺，并對醫(yī)院日常工作中涉及的相關(guān)文書檔案信息等進(jìn)行收集和歸納，實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息的網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸，提高醫(yī)院檔案管理水平，推進(jìn)醫(yī)院各項工作的順利進(jìn)行。

四、結(jié)語

綜上所述，文書檔案管理對醫(yī)院發(fā)展具有重要影響，有助于促進(jìn)醫(yī)院各項工作的順利開展。醫(yī)院應(yīng)重視文書檔案管理工作，及時發(fā)現(xiàn)文書檔案管理工作中存在的問題，并加以解決，優(yōu)化文書檔案管理過程。同時，也要結(jié)合現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展背景，不斷改進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理方法，將計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作中，提高文書檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化，促進(jìn)我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展。

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