文/陜西省延安市延長(zhǎng)縣王家川采油廠辦公室　宋雪蓮

檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思路

文/陜西省延安市延長(zhǎng)縣王家川采油廠辦公室宋雪蓮

檔案管理包括檔案信息資料的收集、整理、歸類、保存等工作，具有工作量大、專業(yè)要求高等特點(diǎn)，傳統(tǒng)的檔案管理需要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間，并且管理效率不高，難以適應(yīng)當(dāng)前工作需要。將信息化系統(tǒng)引入到檔案管理工作中，借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和電子信息工程的強(qiáng)大數(shù)據(jù)分析和管理能力，確保檔案管理能夠高效、安全進(jìn)行。文章首先概述了檔案信息化建設(shè)的基本特征，隨后分析了信息化建設(shè)的基本內(nèi)容，最后提出了信息化條件下優(yōu)化管理的具體措施。

檔案管理；信息化建設(shè)；特征；措施

一、檔案信息化建設(shè)的主要特征

（一）創(chuàng)新性。信息化系統(tǒng)的引進(jìn)，給傳統(tǒng)檔案管理工作注入了新的活力，其創(chuàng)新性具體表現(xiàn)為工作分工創(chuàng)新、工作機(jī)構(gòu)創(chuàng)新和管理職能創(chuàng)新三部分。首先，傳統(tǒng)的檔案管理由于對(duì)人力依賴程度較大，因此要想保證檔案管理效率，必須占用較多人力資源，細(xì)化分工，在檔案的收集、分類、查閱等各個(gè)環(huán)節(jié)都要安排專業(yè)的工作人員。而實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)后，許多管理工作可以由計(jì)算機(jī)代替完成，精簡(jiǎn)了檔案管理部門(mén)的內(nèi)部分工。其次，工作分工的創(chuàng)新，必然會(huì)引起人事崗位的削減和調(diào)動(dòng)，相應(yīng)的工作機(jī)構(gòu)也會(huì)同步變化。最后，傳統(tǒng)檔案管理人員的工作較為煩瑣，對(duì)于職工的專業(yè)技術(shù)和工作態(tài)度都有著相對(duì)嚴(yán)格的考驗(yàn)，而信息化建設(shè)后，管理人員則需要借助于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程控制，管理職能也發(fā)生了變化。

（二）時(shí)效性。檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)，包括硬件設(shè)備安裝和軟件系統(tǒng)調(diào)試兩部分，除此之外還包括設(shè)備選購(gòu)、系統(tǒng)規(guī)劃與布局等外延工作，因此整個(gè)信息化系統(tǒng)建設(shè)需要耗費(fèi)較長(zhǎng)的周期。眾所周知，信息化系統(tǒng)的硬軟件更新速度非?？欤趲啄昊驍?shù)月之內(nèi)就會(huì)完成一次換代升級(jí)。總體來(lái)說(shuō)，新的信息化管理系統(tǒng)具有更加完善的功能和更加人性化的操作體驗(yàn)，這就要求檔案管理部門(mén)必須密切關(guān)注信息化發(fā)展趨勢(shì)，及時(shí)做好檔案管理系統(tǒng)的更新與升級(jí)，確保信息化系統(tǒng)滿足現(xiàn)階段檔案管理的需要，發(fā)揮更大的應(yīng)用價(jià)值。

（三）價(jià)值性。檔案管理不僅是對(duì)原有資料的保存，更重要的是對(duì)當(dāng)前或今后的工作提供借鑒經(jīng)驗(yàn)，從而實(shí)現(xiàn)“以史為鏡”的利用價(jià)值。以往的檔案管理，由于檔案管理不善，造成珍貴檔案缺失，或是由于檔案總量巨大，人工檢索麻煩等問(wèn)題，導(dǎo)致檔案的利用率較低，不能為檔案使用者提供實(shí)際性的幫助。而實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)后，利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析能力，可以在極短時(shí)間內(nèi)查找到所需的檔案資料，從而實(shí)現(xiàn)了“死檔案”向“活資料”的轉(zhuǎn)變，發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)價(jià)值、文化價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

二、檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容

（一）基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。信息化系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)施，主要包括硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)。在選購(gòu)硬件設(shè)備時(shí)，要結(jié)合本單位檔案管理的工作量和工作特點(diǎn)，確保硬件設(shè)備能夠支持后期信息化系統(tǒng)的正常運(yùn)行。同時(shí)，硬件設(shè)備的安裝與布局也要根據(jù)檔案管理機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行調(diào)整。在調(diào)試軟件系統(tǒng)時(shí)，既要滿足本單位日常檔案管理的實(shí)際需要，還要與其他檔案管理部門(mén)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)相互之間的信息共享。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的廣泛普及，為這一功能的實(shí)現(xiàn)提供了必要基礎(chǔ)，但是仍然要注意局域網(wǎng)內(nèi)檔案信息的安全性問(wèn)題。

（二）應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)。在完成初步的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并調(diào)試運(yùn)行后，還需要根據(jù)檔案管理工作的具體需要，設(shè)置一些常用的應(yīng)用系統(tǒng)。通常來(lái)說(shuō)，信息化系統(tǒng)的應(yīng)用功能主要有：檔案資源收集、檔案整理分類、檔案?jìng)浞荼４?、檔案查閱調(diào)用等幾項(xiàng)。但是不排除個(gè)別部門(mén)出于工作需要，增加非常規(guī)應(yīng)用的情況。例如政府部門(mén)的檔案信息化管理對(duì)保密性要求極高，因此還必須增加防火墻應(yīng)用。根據(jù)單位需求設(shè)置完應(yīng)用系統(tǒng)后，通過(guò)調(diào)試運(yùn)行，檢查各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)之間是否存在不兼容現(xiàn)象，確保各項(xiàng)功能可以正常使用。

（三）標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)。檔案信息化系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系主要是對(duì)信息化系統(tǒng)的運(yùn)行流程進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，各部分工作的流程都相對(duì)恒定，例如一份檔案資料需要經(jīng)過(guò)收集、整理、歸類，最后放于資料庫(kù)進(jìn)行保存，當(dāng)有使用者需要查閱檔案資料時(shí)，在通過(guò)檢索找到該檔案。在實(shí)行信息化管理后，首先將檔案資料轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)可識(shí)別的二進(jìn)制數(shù)據(jù)，隨后進(jìn)行整理。這一過(guò)程中也必須按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以此來(lái)確保檔案信息的真實(shí)性。標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)和應(yīng)用，為協(xié)調(diào)不同單位之間檔案資源的分享和共用提供了網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案資料價(jià)值的最大化起到了積極作用。

三、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施建議

進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，技術(shù)是不可獲取的重要因素之一，而各種設(shè)施的建設(shè)則需要大量的資金投入。因此，除了要健全技術(shù)支撐體系之外，還要確保相關(guān)資金充足到位。這樣才能保證檔案信息化系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，檔案信息安全、可靠。首先，應(yīng)完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?？蓪n案信息化建設(shè)資金納入到財(cái)政預(yù)算當(dāng)中，并以年為單位投入基建和運(yùn)維費(fèi)用。同時(shí)，可采取合作開(kāi)發(fā)集服務(wù)外包的方式，來(lái)創(chuàng)新檔案信息化投入機(jī)制，并積極鼓勵(lì)各級(jí)檔案部門(mén)開(kāi)展技術(shù)攻關(guān)。其次，強(qiáng)化軟、硬件建設(shè)。除配備相關(guān)的設(shè)施及設(shè)備外，還要對(duì)現(xiàn)有的設(shè)備進(jìn)行及時(shí)更新，為檔案信息化工作的開(kāi)展提供良好的環(huán)境。對(duì)于檔案信息化管理與應(yīng)用軟件，應(yīng)加大相關(guān)軟件的研發(fā)力度，可在全國(guó)范圍內(nèi)構(gòu)建起統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)技術(shù)開(kāi)發(fā)企業(yè)進(jìn)行分級(jí)資質(zhì)認(rèn)證。

［1］賀秀麗，李慶章.檔案管理信息化建設(shè)所面臨的問(wèn)題與對(duì)策［J］.中國(guó)管理信息化，2011（16）：131-133.

［2］馬巧燕，周志敏.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化［J］.科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2012（07）：164-165.