文/廣西右江民族醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院　農(nóng)永英

醫(yī)院繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理的信息化發(fā)展探討

文/廣西右江民族醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院農(nóng)永英

本文針對繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理的信息化進(jìn)行探討，分析在建設(shè)過程中存在的一系列問題，并提出相應(yīng)的解決方案以供參考。

繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育；檔案管理；信息化發(fā)展

檔案的信息化管理就是通過一定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠?qū)ο嚓P(guān)的資源文件進(jìn)行全面系統(tǒng)的整理和歸類，使得檔案盒資料能夠最大限度地被利用。就目前來說，我國在繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理中廣泛利用的技術(shù)是IC卡實(shí)時登記，但由于種種原因，造成檔案的管理處于一種零碎和不完整的狀態(tài)，我們需要的是找出存在的問題并及時解決。

一、繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理信息化建設(shè)意義

在醫(yī)院使用繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案的信息化管理，對于繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案的管理過程帶來了積極的作用，具體表現(xiàn)為三個方面。第一，對醫(yī)技人員的檔案進(jìn)行信息化的管理，能夠有效地拓寬檔案的管理渠道，避免了檔案管理過程中出現(xiàn)以往不規(guī)整、零散的情況。第二，可以隨時隨地提供較為詳細(xì)的數(shù)據(jù)和信息，繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育信息化的系統(tǒng)形成了一個搜索引擎，幾秒鐘的時間就可以調(diào)出相關(guān)人員的資料和信息等。第三，檔案的管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)與繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育工作同步完成。在繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理的信息化建設(shè)過程中，我們要不斷地進(jìn)行總結(jié)和吸取經(jīng)驗(yàn)，使之與醫(yī)學(xué)的發(fā)展相契合。

二、醫(yī)院繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理存在的問題

（一）醫(yī)院資金方面投入過少。如今的繼續(xù)教育已經(jīng)逐漸步入了普遍化的階段，教育的規(guī)模也在不斷地壯大，醫(yī)院過多地投入儀器設(shè)備，往往忽視醫(yī)院自身管理方面的資金投入。雖然許多的醫(yī)院對繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育有了新的認(rèn)識，但是在檔案信息化管理方面資金的投入量還是不夠。很多的管理部門硬件設(shè)施較為陳舊且不具有擴(kuò)展性，并缺少相關(guān)的配套設(shè)施。其次，管理軟件已經(jīng)不能再適應(yīng)檔案管理的發(fā)展，無法做到及時的更新，功能性較少且適應(yīng)性不夠。在檔案管理的信息化建設(shè)過程中，需要的是專業(yè)的硬件和軟件設(shè)備，如果沒有它們支撐，會嚴(yán)重阻礙檔案管理的信息化建設(shè)。因此，資金問題成為檔案管理的主要問題。

（二）醫(yī)院自身的因素以及專業(yè)的限制。由于一些醫(yī)院的?？菩暂^強(qiáng)，很多在崗專業(yè)人員并沒有什么機(jī)會去進(jìn)修或者參加培訓(xùn)，特別是一些護(hù)理專業(yè)、藥劑專業(yè)等，而且學(xué)校甚至醫(yī)院方面并不提供關(guān)于檔案管理知識的授課，一般都是根據(jù)上一個檔案管理員的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理。因此很難達(dá)到科學(xué)專業(yè)的檔案管理要求。醫(yī)院方面之前可能對于檔案的收錄不太正規(guī)，歸納起來并不是很容易，極易造成檔案的不完整或者缺失。對于繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案的管理還是有一定的專業(yè)限制，所以可以采取相應(yīng)措施完善醫(yī)院檔案管理和突破專業(yè)的限制。

（三）檔案管理員自身管理素質(zhì)參差不齊。就目前繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育的檔案管理現(xiàn)狀看，相關(guān)的工作人員素質(zhì)普遍不夠高。其中一部分是長年工作的老員工，這部分員工知識比較老化和貧乏，對于新知識以及新觀念等接受能力不強(qiáng)；另一部分是兼職或者轉(zhuǎn)職過來的工作人員，他們對檔案管理工作的理解只停留在表面，且對計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用很少。其次，很多醫(yī)院員工認(rèn)為繼續(xù)教育只是一項(xiàng)任務(wù)，其完成的目的只是為了能夠考核過關(guān)，所以當(dāng)職位晉升至一定的級別之后便不再積極主動地學(xué)習(xí)。這種做法顯然與最初以自身業(yè)務(wù)能力作為主要目的的初衷背道而馳，且很多醫(yī)護(hù)人員為了能夠更為容易地賺取到學(xué)分，過分追求學(xué)時短、學(xué)分高的短期培訓(xùn)，不考慮實(shí)際的需要。這些情況都在一定程度上對繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案的信息化管理過程產(chǎn)生阻礙。

三、完善繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案信息化管理發(fā)展對策

（一）調(diào)整繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案導(dǎo)向。在繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育工作中，各個醫(yī)療單位在建立繼續(xù)教育管理制度時應(yīng)著重考慮到自身的實(shí)際發(fā)展情況，從而考慮繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案的導(dǎo)向性問題，改變以往對繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理的不重視，應(yīng)將檔案信息化管理作為主要發(fā)展途徑。重視檔案管理完善性建設(shè)，培養(yǎng)專門的醫(yī)學(xué)教育檔案管理人才，不應(yīng)局限于學(xué)生層面的培養(yǎng)，可以通過培養(yǎng)醫(yī)院各個方面的工作人員，讓醫(yī)務(wù)人員對檔案的管理加以重視。只有在重視的情況下才能夠展開檔案管理相關(guān)資料的收集和匯總工作，使得繼續(xù)醫(yī)學(xué)檔案的導(dǎo)向發(fā)生轉(zhuǎn)變，不再是以往的傳統(tǒng)模式，敢于突破常規(guī)，科學(xué)化地進(jìn)行管理，使繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理更加健全、操作性更強(qiáng)。此外，還可以采取現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，使用電子檔案模式，這樣既節(jié)約了空間，又有利于分類、歸納和匯總，使之在未來不斷變化的發(fā)展形勢中足以應(yīng)對不同學(xué)科的檔案管理，真正以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為導(dǎo)向，促使繼續(xù)醫(yī)學(xué)檔案管理往積極方向發(fā)展。

（二）構(gòu)建繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案信息資源體系。在構(gòu)建檔案信息資源體系過程中，包括系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思想以及總結(jié)構(gòu)。數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)包括文書檔案簡明表、全院工作人員的簡明表、個人詳細(xì)資料表和個人的學(xué)分表等。在登錄的界面以及錄入的界面，根據(jù)賬號密碼管理來對相關(guān)人員進(jìn)行管理和權(quán)限的限制；在系統(tǒng)的主界面，有相應(yīng)的欄目來錄入個人的信息，并在規(guī)定的時間內(nèi)到有關(guān)部門進(jìn)行確認(rèn)。系統(tǒng)功能的劃分包括綜合辦公、學(xué)分錄入、個人資料、學(xué)分的考核和統(tǒng)計(jì)分析。綜合辦公包括公告和留言板；學(xué)分的錄入有醫(yī)院、CMF、學(xué)術(shù)會議、論文、課題講座等；個人資料包含有個人的資料以及學(xué)分的詳情；學(xué)分考核包括考核的結(jié)果以及獎勵的結(jié)果；統(tǒng)計(jì)分析根據(jù)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案信息的分類可分為文書檔案統(tǒng)計(jì)、學(xué)籍檔案統(tǒng)計(jì)以及學(xué)分檔案統(tǒng)計(jì)，最后通過報(bào)表模塊統(tǒng)計(jì)信息。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)教育。員工自身良好的素質(zhì)是能夠做好檔案管理工作的必要前提以及基礎(chǔ)，在一定程度上能夠提高其工作的效率。因此在檔案管理員上崗之前需要專門的人員對其進(jìn)行培訓(xùn)教育，培養(yǎng)其優(yōu)良的職業(yè)操守和道德，奠定扎實(shí)的知識基礎(chǔ)和理念。

在培訓(xùn)中，應(yīng)注重培養(yǎng)員工的創(chuàng)新精神和開拓意識，這樣有利于對檔案的管理工作提出一些獨(dú)特的見解。要想提高培訓(xùn)人員的綜合素質(zhì)可以從兩方面入手，即外部人才的引進(jìn)與內(nèi)部員工的培訓(xùn)。檔案部門十分缺少現(xiàn)代型的高技術(shù)人才，尤其是檔案管理、信息處理的復(fù)合型人才就更加短缺。由于現(xiàn)在大部分檔案工作人員現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)相對缺乏，出現(xiàn)了即使引進(jìn)了現(xiàn)代化的設(shè)備卻仍不能很好利用的情況，這就不利于實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。

在人才的引進(jìn)方面，醫(yī)院可以從對檔案管理有著深厚的理解或是電子計(jì)算機(jī)技術(shù)較好的人群中進(jìn)行篩選，具備這兩個條件的綜合型人才才可以更好地帶動醫(yī)院做好檔案管理的工作；在對內(nèi)部員工的培訓(xùn)方面，可以通過對內(nèi)部的員工崗位進(jìn)行培訓(xùn)，按照相關(guān)的設(shè)定，采取集中上課的方式，或者采用自學(xué)或網(wǎng)上遠(yuǎn)程教學(xué)等方式來進(jìn)行培訓(xùn)，利用現(xiàn)代的通信手段，來拓寬繼續(xù)教育的途徑，促進(jìn)醫(yī)學(xué)成人教育向成人學(xué)習(xí)的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的成人教育社會化，通過了解學(xué)分管理情況有利于提高自身的學(xué)習(xí)自覺性與主動性，同時與培訓(xùn)人員的單位共同建立繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育的檔案，將工作人員參加活動的情況也作為考核的一項(xiàng)內(nèi)容。通過以上的教育方式，強(qiáng)化他們對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)知以及接受新的觀念，以提高其專業(yè)素養(yǎng)。

四、結(jié)語

繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育的檔案管理信息化發(fā)展已經(jīng)成為我國醫(yī)學(xué)教育發(fā)展的一個客觀要求，現(xiàn)代社會發(fā)展要求要對繼續(xù)教育檔案管理信息化的建設(shè)有所加強(qiáng)，所以相關(guān)的管理人員就必須要提高自身的素養(yǎng)和專業(yè)的水平，以提高檔案信息化管理水平。

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