摘要：近年來，我國企業(yè)年金運營管理工作呈現(xiàn)出了更為復雜的特點，在相應的繳費、賬戶、投資等眾多環(huán)節(jié)中形成的檔案信息較多，與之相對應的書面與電子記錄管理量逐年上升。年金檔案管理能夠幫助企業(yè)更好地梳理資金流向，對于提升資金利用效率，實現(xiàn)更為高效合理的資金利用有著重要的影響。因此，企業(yè)應全面提升對于企業(yè)年金檔案管理的重視，本文基于此探討了企業(yè)年金檔案管理的現(xiàn)狀及建議的相關內(nèi)容，旨在提供一定的參考與借鑒。

關鍵詞：企業(yè)年金；檔案；管理

中圖分類號：F046.4 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）025-000-01

隨著2004年國家和社會保障部《企業(yè)年金試行辦法》和《企業(yè)年金基金管理辦法》等相關政策法規(guī)的相繼出臺，我國企業(yè)年金制度規(guī)范化發(fā)展獲得了更為有利的政策支持，眾多企業(yè)開始意識到企業(yè)年金在吸引人才、提升工作主動性以及構建企業(yè)文化方面的重要作用，進而參與構建了年金制度。

一、當前企業(yè)年金檔案管理存在的問題

（一）缺乏統(tǒng)一的企業(yè)年金檔案管理的標準和模式

現(xiàn)階段，我國在企業(yè)年金管理工作中對于相應制度規(guī)范的細化性依然存在一定的不足，《企業(yè)年金基金管理辦法》中的指導依據(jù)也相對概括，尤其針對檔案管理僅提出了“自合同終止之日起至少保存15年”的年限要求，缺乏對于信息歸檔、存放管理、查閱調(diào)用管理等方面的詳細要求。實際上，企業(yè)年金制度執(zhí)行過程中形成的檔案信息包括了職工個人賬戶資料、各項資金往來等眾多內(nèi)容，缺乏行之有效的管理標準將導致一系列的管理混亂問題。部分企業(yè)在年金檔案形式、分類歸檔辦法、管理組織設置等方面依然隨意性較大，導致了部分年金檔案的缺失。

（二）檔案管理基礎設施缺失

受客觀條件的影響，部分企業(yè)在年金檔案管理中的資金與人員年投入較少，不能針對年金檔案管理設置專職部門進行管理，同時也無法提供專門的檔案室，年金檔案管理人員與場所同其他管理環(huán)節(jié)存在一定的影響與干擾，歸類不明確，歸口不統(tǒng)一的現(xiàn)象較為普遍。這種基礎設施的缺失使得部分企業(yè)在年金檔案管理工作中難以采取系統(tǒng)性的信息化管理，在年金檔案管理中的人為影響因素較大，不能通過有效的技術手段實現(xiàn)全面的信息檔案收集管理，出現(xiàn)人員調(diào)動與或業(yè)務調(diào)整的情況下，將導致年金檔案流失的問題，進而給企業(yè)與個人造成收益損失。

（三）檔案管理人員專業(yè)水平偏低

人員專業(yè)性與業(yè)務能力不足同樣是限制當前年金檔案管理工作有序開展的重要因素，制度的執(zhí)行與相應管理技術方法的應用離開了人員素質(zhì)的支持只能是空中樓閣。當前較為突出的是年金檔案管理人員兼職工作，各分部管理內(nèi)容之間無法協(xié)同作用，檔案一體化管理程度不高，不能實現(xiàn)集中化管理，極易導致年金檔案管理工作各自為政與檔案流失。同時，在傳統(tǒng)檔案管理方法與理念的影響，企業(yè)對于年金檔案管理人員的信息化素質(zhì)要求不高，通常將年金檔案管理視作較為清閑的崗位，缺乏對于管理人員的信息化管理能力的培訓，導致檔案管理人員你的水平始終得不到提升。

綜上，年金檔案管理工作業(yè)已成為當前企業(yè)年金管理中的薄弱環(huán)節(jié)，而隨著且與生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模的不斷擴大，此環(huán)節(jié)的影響將更為顯著，傳統(tǒng)的管理模式與方法將難以改變大量檔案信息管理不力的問題。因此，企業(yè)應結合自身發(fā)展情況，深入研究分析企業(yè)年金檔案管理工作中存在的不足，尋求更為規(guī)范與有效的管理辦法，提升年金檔案管理水平。

二、加強企業(yè)年金檔案管理的建議

（一）引起各級關注，爭取更大的支持

首先，企業(yè)應全面提升年金檔案管理的重視程度，充分認識對于年金檔案管理要求與方法，明確檔案管理工作的正確方向。其次，應強調(diào)企業(yè)年金與社會保障體制發(fā)展之間的進一步融合，通過有效的改革創(chuàng)新提升年金檔案管理水平，將年金檔案納入保障體系之內(nèi)，從而正確更大的支持。第三，應加強宣傳，擴大企業(yè)年金檔案管理工作的影響，提高公民對企業(yè)年金的認知度，對企業(yè)年金檔案管理的重視程度，充分發(fā)揮當前互聯(lián)網(wǎng)技術飛速發(fā)展的技術優(yōu)勢，提升年金檔案管理宣傳的傳播效果，借助新媒體平臺實現(xiàn)精準高效的宣傳，爭取各級領導及相關主管單位的重視與支持。最后，應強調(diào)規(guī)范化制度體系的制定，針對當前企業(yè)年金檔案管理工作的實際需求，建立配套的企業(yè)年金檔案管理辦法，使企業(yè)年金檔案管理工作盡快規(guī)范有序的進行。

（二）建立健全機構，形成規(guī)范管理

1.應該在各層次、各類企業(yè)年金管理機構內(nèi)部成立專門的企業(yè)年金檔案工作領導組織，明確責任，各負其職。

2.要配備專職企業(yè)年金檔案管理人員，至少應指定專門的兼職人員負責收集整理企業(yè)年金檔案，將企業(yè)年金檔案管理工作納入日常工作目標考核中，應與主要經(jīng)辦工作同要求、同布置、同監(jiān)督、同落實。同時還要加強對專兼職企業(yè)年金檔案管理人員的日常培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。

3.應配置與企業(yè)年金檔案管理工作相關的配套基礎設備和軟硬件設施。應該安排專門存放企業(yè)年金檔案的房間，按照其他檔案管理的基本“十防”要求配備設備，以符合人社部對企業(yè)年金檔案“自合同終止之日起至少保存15年”的要求。

4.應該對企業(yè)年金檔案管理的范圍進行統(tǒng)一劃定，按照各類企業(yè)年金管理機構所轄的業(yè)務不同，設定不同的檔案管理細則，按照年度和種類分門別類，定期整理、裝訂成冊，以便于查找和審閱。同時建立企業(yè)年金檔案室的準入制度，對查閱企業(yè)年金檔案的權限進行設定。

（三）創(chuàng)新管理模式，提供人性化服務

企業(yè)年金制度的建立其根本目的在于通過企業(yè)與個人聯(lián)合繳費的形式提升員工收益，從而保證離退休職工在退休后能夠獲得更為理想的回報。因此，在年金檔案管理工作中，相應管理模式的應用應立足于以人文本的理念，注重人性化服務，為退休人員準確、順利、便捷的的領取年金創(chuàng)造條件。創(chuàng)新企業(yè)年金檔案管理模式，應首先實現(xiàn)全面性的年金檔案細化，將退休人員可領取年金的信息進行詳細的統(tǒng)計錄入，如企業(yè)年金組成、個人與企業(yè)繳費比例、投資收益等進行全面的樹立歸檔，確保職工的調(diào)閱查用。同時，應進一步重視信息化技術手段的應用，借助相應的財務管理軟件或平臺系統(tǒng)實現(xiàn)更為高效的年金檔案管理，為員工建立相應的電子檔案，通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)高效的信息公開與分享，幫助員工隨時與經(jīng)辦人員進行溝通，借助相應的數(shù)據(jù)管理與分析功能及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)年金管理工作中存在的問題與不足，從人性化服務的角度加以改善與優(yōu)化。

參考文獻：

[1]陳宗杰.關于企業(yè)設備檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務，2016（8）.

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作者簡介：尹海蓉（1973-），女，黑龍江穆棱人，本科，經(jīng)濟師，研究方向：企業(yè)年金。