文?黎明

巧用超鏈接 快速查檔案

文?黎明

在日常的檔案管理中，我們經(jīng)常會(huì)遇到這樣的問題。有人來查閱檔案，我們要重復(fù)這樣的步驟：去庫房—登記—查閱目錄—調(diào)取檔案—查閱—?dú)w檔。很多時(shí)候是忙活半天，就只查了個(gè)日期、找個(gè)人名什么的，既占用時(shí)間，又顯程序繁瑣、辦事效率拖沓。那么，怎樣改變這一狀況呢？辦法就是用超鏈接。運(yùn)用超鏈接功能，只需查閱目錄，可以省去去庫房、登記、調(diào)取實(shí)物、歸檔的許多步驟。

下面，筆者以大家最常用到的excel檔案目錄來說明超鏈接的使用方法。

上圖所示，要查閱紅框內(nèi)《關(guān)于向新時(shí)期測繪好干部——***同志學(xué)習(xí)活動(dòng)的通知》一文，便可以選中該表格（注意是選中表格，不是表格中的文字），右鍵單擊后顯示出快捷菜單，點(diǎn)擊箭頭處“超鏈接”，如下圖所示。

出來下圖對話框。點(diǎn)擊紅框內(nèi)下拉菜單按鈕，選擇所要鏈接的電子文檔所在文件夾，選擇要鏈接的電子文檔，點(diǎn)擊“確定”。

這時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)該表格中的文字已經(jīng)變成藍(lán)色。

點(diǎn)擊藍(lán)色部分內(nèi)容，文件內(nèi)容便顯示出來，如下圖：

這是文檔首頁的內(nèi)容，如果文檔有多頁，可以在該行目錄的后面每個(gè)表格加上頁碼，按上述步驟分別添加超鏈接。如圖所示：

如果檔案目錄采用word格式建立，則更加簡單，只需在表格內(nèi)添加【1】【2】等頁碼，添加第一頁，就選中【1】，按上述方法添加超鏈接即可，如下圖：

上述方法雖然快速實(shí)用，但卻有個(gè)前提條件，即需要把檔案事先進(jìn)行掃描，變成電子檔案，這樣才能實(shí)現(xiàn)上述功能。

掃描檔案是一項(xiàng)繁瑣繁重的工作，但在檔案信息化管理勢在必行的今天，這是我們必須要翻越的一座大山，現(xiàn)在的麻煩是為以后的不再麻煩而努力。因此，掃描檔案一定要把工作做在平時(shí)，循序漸進(jìn)，而不要總是往后推，這樣越積越多，做起來會(huì)更加不容易。即時(shí)掃描，搭建超鏈接，檔案工作才能飛速運(yùn)轉(zhuǎn)起來。

（作者單位：山東省國土測繪院）