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        巧用超鏈接 快速查檔案

        2016-11-22 01:14:21黎明
        山東檔案 2016年5期
        關(guān)鍵詞:測繪

        文?黎明

        巧用超鏈接 快速查檔案

        文?黎明

        在日常的檔案管理中,我們經(jīng)常會(huì)遇到這樣的問題。有人來查閱檔案,我們要重復(fù)這樣的步驟:去庫房—登記—查閱目錄—調(diào)取檔案—查閱—?dú)w檔。很多時(shí)候是忙活半天,就只查了個(gè)日期、找個(gè)人名什么的,既占用時(shí)間,又顯程序繁瑣、辦事效率拖沓。那么,怎樣改變這一狀況呢?辦法就是用超鏈接。運(yùn)用超鏈接功能,只需查閱目錄,可以省去去庫房、登記、調(diào)取實(shí)物、歸檔的許多步驟。

        下面,筆者以大家最常用到的excel檔案目錄來說明超鏈接的使用方法。

        上圖所示,要查閱紅框內(nèi)《關(guān)于向新時(shí)期測繪好干部——***同志學(xué)習(xí)活動(dòng)的通知》一文,便可以選中該表格(注意是選中表格,不是表格中的文字),右鍵單擊后顯示出快捷菜單,點(diǎn)擊箭頭處“超鏈接”,如下圖所示。

        出來下圖對話框。點(diǎn)擊紅框內(nèi)下拉菜單按鈕,選擇所要鏈接的電子文檔所在文件夾,選擇要鏈接的電子文檔,點(diǎn)擊“確定”。

        這時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)該表格中的文字已經(jīng)變成藍(lán)色。

        點(diǎn)擊藍(lán)色部分內(nèi)容,文件內(nèi)容便顯示出來,如下圖:

        這是文檔首頁的內(nèi)容,如果文檔有多頁,可以在該行目錄的后面每個(gè)表格加上頁碼,按上述步驟分別添加超鏈接。如圖所示:

        如果檔案目錄采用word格式建立,則更加簡單,只需在表格內(nèi)添加【1】【2】等頁碼,添加第一頁,就選中【1】,按上述方法添加超鏈接即可,如下圖:

        上述方法雖然快速實(shí)用,但卻有個(gè)前提條件,即需要把檔案事先進(jìn)行掃描,變成電子檔案,這樣才能實(shí)現(xiàn)上述功能。

        掃描檔案是一項(xiàng)繁瑣繁重的工作,但在檔案信息化管理勢在必行的今天,這是我們必須要翻越的一座大山,現(xiàn)在的麻煩是為以后的不再麻煩而努力。因此,掃描檔案一定要把工作做在平時(shí),循序漸進(jìn),而不要總是往后推,這樣越積越多,做起來會(huì)更加不容易。即時(shí)掃描,搭建超鏈接,檔案工作才能飛速運(yùn)轉(zhuǎn)起來。

        (作者單位:山東省國土測繪院)

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