文?劉志華 李獻(xiàn)云

淺析干部人事檔案的重要作用

文?劉志華 李獻(xiàn)云

人事檔案是以個(gè)人為單位，通過(guò)收集、鑒別、整理、立卷保存起來(lái)的記述和反映個(gè)人在社會(huì)生活中歷史經(jīng)歷、思想品德、知識(shí)才能、領(lǐng)導(dǎo)水平、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰、工作業(yè)績(jī)等情況的檔案。干部人事檔案工作是組織人事工作的重要組成部分，在組織人事實(shí)際工作中經(jīng)常要利用到干部人事檔案。

現(xiàn)階段，干部退休審批主要以人事檔案為審批依據(jù)，辦理退休手續(xù)、落實(shí)退休待遇。通過(guò)查閱干部人事檔案材料中的出生日期、參加工作時(shí)間來(lái)確定干部的年齡、工齡，通過(guò)查閱干部職稱(chēng)職務(wù)和工資調(diào)整等材料來(lái)確定干部的退休待遇情況。比如在確定干部出生日期時(shí)，可根據(jù)《干部履歷表》中提供的信息，重點(diǎn)查看人事檔案中《選拔學(xué)生登記表》《入團(tuán)志愿書(shū)》《錄用審批表》《入伍登記表》等材料，以最先記載的出生日期為準(zhǔn)計(jì)算是否到達(dá)法定退休年齡，對(duì)明確標(biāo)記陰歷日期的還要通過(guò)查對(duì)萬(wàn)年歷來(lái)確定出生日期。沒(méi)有人事檔案，就無(wú)法辦理干部退休審批。

一、干部人事檔案貫穿干部個(gè)人成長(zhǎng)和職業(yè)生涯的始終

干部人事檔案在干部退休審批中不可替代的作用，只是干部人事檔案發(fā)揮作用的一個(gè)方面的體現(xiàn)。其實(shí)，干部人事檔案貫穿于干部個(gè)人成長(zhǎng)和職業(yè)生涯的始終，是組織人事工作不可或缺的基礎(chǔ)性工作。

（一）開(kāi)展干部工作的基礎(chǔ)作用

經(jīng)鑒別、整理、審核后的干部人事檔案清楚完整地記載著個(gè)人的籍貫、出生年月、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、參加工作時(shí)間、工作經(jīng)歷、入黨時(shí)間、職稱(chēng)職務(wù)和離退休情況等基本信息，是組織人事部門(mén)制作《干部花名冊(cè)》的依據(jù)，為日常的干部人事工作提供第一手的資料。通過(guò)查閱人事檔案，確認(rèn)“三齡兩歷”等干部個(gè)人基本信息，是開(kāi)展好干部工作的基礎(chǔ)。

（二）維護(hù)干部合法權(quán)益的憑證作用

干部人事檔案在干部人事工作中具有較強(qiáng)的權(quán)威性，是單位或個(gè)人查證過(guò)往信息、落實(shí)有關(guān)待遇的主要依據(jù)。檔案材料來(lái)源可靠，內(nèi)容記載真實(shí)準(zhǔn)確，能有效的解決有爭(zhēng)議性的疑難問(wèn)題。比如個(gè)人對(duì)年齡、工齡提出異議的，可通過(guò)查閱人事檔案進(jìn)行組織上的確認(rèn)；在涉及干部個(gè)人切身利益的法律糾紛中，人事檔案具有提供法律信證的作用。

（三）干部考察任用中的重要作用

考察任用干部，關(guān)鍵是知人善任。干部人事檔案是全面考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確掌握干部隊(duì)伍的整體狀況提供第一手可靠的資料。2009年王亞麗檔案造假騙官案震驚全國(guó)，做好干部任前檔案審核工作，對(duì)于加強(qiáng)干部任前監(jiān)督、有效防止干部“造假騙官”“帶病提拔”、減少干部任用失察失誤發(fā)揮了重要作用。通過(guò)干部人事檔案，掌握每個(gè)干部的不同特點(diǎn)，針對(duì)性地提出培養(yǎng)和任用的意見(jiàn)，真正做到“量體裁衣”和“量才使用”，把干部配置到適宜的位置上，最大限度的發(fā)揮干部的聰明才干。

（四）“通古知今”的歷史作用

干部人事檔案具有“今世賴(lài)之以知古，后世賴(lài)之以知今”的特殊功能。對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，人事檔案資料都是伴隨著干部的成長(zhǎng)同步積累而來(lái)的最原始的資料，是個(gè)人歷史的真實(shí)記錄和個(gè)人本來(lái)面目的客觀反映。對(duì)于組織來(lái)講，堅(jiān)持以檔案為基準(zhǔn)，以歷史材料為依據(jù)，能及時(shí)準(zhǔn)確地為相關(guān)職能部門(mén)提供有價(jià)值的信息。對(duì)于國(guó)家來(lái)論，可通過(guò)人事檔案了解掌握幾十年甚至上百年前國(guó)家政策和社會(huì)面貌等信息。

（五）日常人事工作中的支撐作用

在日常人事管理工作中，干部人事檔案發(fā)揮了強(qiáng)有力的支撐作用。如1985年、1993年及2006年進(jìn)行的工資改革所涉及職工工作年限及套改年限的確定和因特殊貢獻(xiàn)高套工資，都要根據(jù)人事檔案材料核實(shí)，落實(shí)政策。各行各業(yè)每年進(jìn)行的專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審工作中，必須提供干部人事檔案中近五年的年度考核表，必要時(shí)還需提供現(xiàn)有專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審表。人才引進(jìn)、干部退休，也都需要查閱人事檔案后才能確定辦理。出具入黨政審、獎(jiǎng)勵(lì)證明等材料時(shí)，均需查閱干部人事檔案等。

二、提高思想認(rèn)識(shí)，切實(shí)做好干部人事檔案工作

干部人事檔案的重要作用，要求我們必須做好干部人事檔案工作。針對(duì)目前干部人事檔案工作中存在的重視程度不夠、從業(yè)人員專(zhuān)業(yè)水平低、信息化程度低等問(wèn)題，分析原因，找出對(duì)策，切實(shí)做好干部人事檔案工作。

（一）高度重視人事檔案管理工作

一些單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)不強(qiáng)，將檔案工作定位于單位的輔助工作；許多干部對(duì)人事檔案在其職業(yè)生涯和退休養(yǎng)老等方面所發(fā)揮的作用認(rèn)識(shí)不到位。因此，我們要做好干部人事檔案工作的政策解讀和宣傳工作，消除干部人事檔案的神秘感和距離感，讓干部職工充分認(rèn)識(shí)人事檔案的重要性，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層及干部個(gè)人的檔案意識(shí)，從思想上重視、理解、支持干部人事檔案工作。

（二）建設(shè)專(zhuān)業(yè)化的干部人事檔案管理隊(duì)伍

干部人事檔案大多由單位的人事科管理，人員兼職的情況較多，許多工作人員屬于“半路出家”，遇到工作量大時(shí)還會(huì)從別的科室抽調(diào)其他人員來(lái)幫助工作，工作質(zhì)量難以得到有效保障。各級(jí)管檔單位可從高?！皺n案文秘”專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生中考聘一批政治覺(jué)悟高、專(zhuān)業(yè)知識(shí)強(qiáng)的人才，充實(shí)到干部人事檔案工作崗位中去；加強(qiáng)從業(yè)人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能的提升，每年除按時(shí)參加檔案主管部門(mén)組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)外，可采用“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”“走出去”等方式，定期組織檔案人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，多為他們提供外出學(xué)習(xí)交流機(jī)會(huì)，努力建設(shè)專(zhuān)業(yè)化的干部人事檔案管理隊(duì)伍。

（三）健全完善干部人事檔案相關(guān)制度

要不斷健全完善干部檔案材料歸檔、銷(xiāo)毀、鑒別制度，干部檔案審核、整理、查（借）閱、轉(zhuǎn)遞制度，庫(kù)房管理制度等。提高對(duì)制度的執(zhí)行力，堅(jiān)決做到“檔案經(jīng)審核不合格的不接收，材料不符合要求的不歸檔，查閱不符合規(guī)定的不提供，嚴(yán)防丟失檔案材料，嚴(yán)防涂改造假，嚴(yán)防失密泄密”。拓寬材料的收集渠道，完善檔案內(nèi)容，采取經(jīng)常收集和定期收集、重點(diǎn)收集和普遍收集相結(jié)合的方法，通過(guò)各種形式催要檔案材料，防止缺漏。

（四）做好干部人事檔案的保管保護(hù)

干部人事檔案具有不可再生性，萬(wàn)一損毀，就無(wú)法補(bǔ)救，維護(hù)干部人事檔案的安全、完整尤為重要。要大力加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，做好干部人事檔案的保管保護(hù)。要嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》落實(shí)好檔案庫(kù)房、閱檔室和檔案管理人員辦公室“三室分開(kāi)”，使用統(tǒng)一規(guī)范的檔案設(shè)備用品。落實(shí)“九防”措施，配備防盜門(mén)、滅火器、窗簾、空調(diào)、吸塵器、除濕機(jī)、加濕器、碎紙機(jī)、消毒殺菌機(jī)等設(shè)備。

（五）加快干部人事檔案信息化建設(shè)

目前，許多單位干部人事檔案的服務(wù)利用，主要還是通過(guò)手工翻閱實(shí)體檔案完成材料的檢索查找、復(fù)印蓋章等，服務(wù)方式單一、落后，干部人事檔案工作信息化程度低。各管檔單位應(yīng)將人事檔案信息化建設(shè)納入重要議事日程，配備通曉信息專(zhuān)業(yè)技術(shù)的人才，提供資金和技術(shù)支持，更新硬件設(shè)備，引入專(zhuān)業(yè)檔案管理軟件，加設(shè)防盜系統(tǒng)，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段全面引入干部人事檔案管理工作，提高干部人事檔案管理水平。

干部人事檔案直接關(guān)系到干部個(gè)人的切身利益，是做好組織人事工作的基石，干部人事檔案工作對(duì)穩(wěn)定干部隊(duì)伍、推動(dòng)事業(yè)發(fā)展、構(gòu)建和諧社會(huì)具有深遠(yuǎn)的影響。我們必須高度重視人事檔案工作，努力做好人事檔案工作，當(dāng)好組織部門(mén)的“參謀人”、干部職工的“貼心人”。

（作者單位：臨沂市精神衛(wèi)生中心 / 中國(guó)人民銀行臨沂市中心支行）