孫瑞瑞

摘要：檔案資源非常珍貴，因?yàn)闄n案具有記載和再現(xiàn)歷史真實(shí)的作用。盡管檔案管理方式會(huì)因?yàn)闀r(shí)代的變化和需要而有所不同，但對(duì)于檔案資源管理需要實(shí)現(xiàn)完整、安全，服務(wù)的基本要求不會(huì)發(fā)生改變，因此，本文就檔案資源管理的基本原則與如何做到完整、安全、創(chuàng)新服務(wù)的問題發(fā)表看法。

關(guān)鍵詞：檔案；資源管理；完整；安全；創(chuàng)新；服務(wù)

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-5349（2016）07-0246-01

隨著社會(huì)發(fā)展的需要，我國的人事制度進(jìn)行了相應(yīng)的改革，與人事制度相關(guān)聯(lián)的檔案資源管理模式也必然隨之發(fā)生變化。若從管理層級(jí)上看，檔案資源管理模式發(fā)生的變化是由“國家模式”向“社會(huì)模式”轉(zhuǎn)變；若從管理文本上看，檔案資源管理模式發(fā)生的變化是由單純的“紙質(zhì)文本”向“電子文本”轉(zhuǎn)變；若從管理服務(wù)上看，檔案資源管理模式發(fā)生的變化是由主要為滿足管理“單位服務(wù)范圍”的需要向“社會(huì)服務(wù)范圍”轉(zhuǎn)變。但是，無論檔案資源管理模式發(fā)生怎樣的變化，對(duì)于檔案資源管理需要實(shí)現(xiàn)完整、安全、創(chuàng)新服務(wù)的基本要求不會(huì)發(fā)生改變，因此，加強(qiáng)檔案資源管理既要遵循檔案資源體系建設(shè)的基本原則，亦要更有益于檔案資源管理的完整、安全、創(chuàng)新服務(wù)。

一、在遵循檔案資源管理基本原則的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的管理

檔案資源管理的基本原則體現(xiàn)為公共性、需求導(dǎo)向型、功能決定性、突出特色性。公共性原則即指檔案形成者的公共性，由黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和國有企事業(yè)單位所形成和保管的檔案屬于國有資產(chǎn)，其服務(wù)對(duì)象是社會(huì)公眾。檔案資源管理的公共性原則決定檔案資源歸屬于國家，檔案館管理要具有公共責(zé)任、公共發(fā)展、公平服務(wù)的理念。需求導(dǎo)向性原則決定檔案的需求在不同時(shí)期的不同變化，檔案資源所要滿足的需求包括了當(dāng)前的現(xiàn)實(shí)的長遠(yuǎn)的潛在的各種需求。就當(dāng)前的社會(huì)現(xiàn)狀來說，經(jīng)濟(jì)社會(huì)多元化特點(diǎn)決定了檔案資源的需求也呈現(xiàn)多元化特點(diǎn)，必須具有門類齊全的儲(chǔ)備。功能決定性原則即看其功能定位，收藏和保管檔案資源的基地，為社會(huì)各方提供檔案信息服務(wù)的窗口，文化傳承的媒介，這些方面都凸顯檔案資源管理的功能是服務(wù)功能，隨著不同時(shí)期的社會(huì)需求變化向單位和公眾提供服務(wù)。突出特色性原則即從自身實(shí)際情況出發(fā)來加強(qiáng)館藏資源的特色建設(shè)，滿足單位和公眾的某種需要，或者是某一檔案資源管理部門體現(xiàn)自身服務(wù)特色的。規(guī)范性原則包括內(nèi)容上的、制度上的、流程上的規(guī)范化，做到井然有序。

二、在實(shí)現(xiàn)檔案資源管理完整、安全、提取便捷上，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的管理

實(shí)現(xiàn)檔案資源的完整管理包括收集和保管上都不要缺失，在被服務(wù)方有需求時(shí)，不能因?yàn)楣芾聿煌锥鴿M足不了需要。就事業(yè)單位的檔案信息資源管理來說，事業(yè)單位進(jìn)行的是社會(huì)事務(wù)管理，行使管理和服務(wù)的職能，以社會(huì)服務(wù)為宗旨，事業(yè)單位的檔案管理也因此必須滿足公益性服務(wù)的需要，完整的檔案資源信息的存儲(chǔ)是保證服務(wù)到位的前提。檔案資源管理要完整不僅是一個(gè)現(xiàn)在時(shí)的要收集齊全和妥善保管的概念，也是一個(gè)進(jìn)行時(shí)的要不斷收集、加強(qiáng)保管、進(jìn)行資源整合的概念。近年來，檔案界的資源整合就是由國家綜合檔案館對(duì)各部門各單位檔案資源的整合管理，以求取最大限度地發(fā)揮保管條件、專業(yè)管理、人力資源和方便利用等優(yōu)勢(shì)。這種整合是需要的，但應(yīng)盡量選擇“辦理完畢以備查考”的檔案，不可在整合的過程中出現(xiàn)檔案資源完整性受影響的問題。

檔案資源安全貫穿于檔案資源的收集、整理、鑒定、保管、編研和利用的全過程，要應(yīng)對(duì)自然因素、技術(shù)因素、人為因素等方面的影響，且有些檔案資源是十分珍貴的，失去就難以再復(fù)得的，有些檔案資源是有保密級(jí)別的，不可泄密，泄密的后果不堪設(shè)想。因而，實(shí)現(xiàn)檔案資源的安全管理不僅是檔案部門的重要任務(wù)，也是檔案工作者的首要職責(zé)，既是檔案工作的生命線，也是檔案工作的永恒主題。

服務(wù)是加強(qiáng)檔案管理的永遠(yuǎn)主題，創(chuàng)新服務(wù)是加強(qiáng)檔案管理永遠(yuǎn)的與時(shí)俱進(jìn)的追求。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的循序發(fā)展及越來越廣泛應(yīng)用的信息技術(shù)，檔案信息的服務(wù)需求、外部環(huán)境、技術(shù)條件發(fā)生了很大變化，對(duì)原有的工作內(nèi)容、工作模式及工作方法都提出了新的要求，那么，因循守舊、墨守成規(guī)的檔案信息服務(wù)就是落后的服務(wù)，不能完全適應(yīng)服務(wù)對(duì)象需要的服務(wù)。同時(shí)，在改革發(fā)展的新形勢(shì)下，事業(yè)單位的檔案管理時(shí)間要與知識(shí)管理相結(jié)合，使管理體質(zhì)、管理流程、管理機(jī)制建更加協(xié)調(diào)，使得系統(tǒng)的集成更加高效。對(duì)檔案管理模式要?jiǎng)?chuàng)新，要敢于解放思想，大膽嘗試，更好地滿足服務(wù)對(duì)象的需求。檔案管理單位和檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)自己的責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案科學(xué)規(guī)范管理的業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，在同行間踐行更加暢通的溝通交流，在相互交流中受到啟發(fā)和借鑒。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的運(yùn)行過程中，人事檔案越來越被重視，服務(wù)的對(duì)象越來越廣泛，服務(wù)的內(nèi)容和民生大事是緊密掛鉤的，所以，尤其需要探索和創(chuàng)新檔案信息管理的經(jīng)驗(yàn)。

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責(zé)任編輯：楊國棟