高向前

摘要：檔案管理關(guān)系著國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，是國(guó)家事務(wù)管理中一個(gè)重要的部分。當(dāng)前，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷進(jìn)步，國(guó)家整體實(shí)力的不斷提高，對(duì)檔案管理提出了更高的要求。新形勢(shì)下，檔案管理要朝著內(nèi)容數(shù)字化、管理信息化、流程規(guī)范化、使用便捷化的方向方向。本文筆者就當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀，結(jié)合自身檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，淺談當(dāng)前檔案管理的發(fā)展和方向，希望對(duì)檔案管理提供一些淺顯的幫助和參考。

關(guān)鍵詞：科學(xué)管理；檔案；路徑探析；信息化；數(shù)字化

一、引言

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究（見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂）、檔案提供利用。這 8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開(kāi)發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開(kāi)發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫(xiě)參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。整個(gè)檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運(yùn)行中都形成反饋機(jī)制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個(gè)有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價(jià)值鑒定工作有時(shí)與收集、整理工作結(jié)合進(jìn)行，甚至在文件立卷歸檔時(shí)就進(jìn)行初步鑒定。檔案管理的對(duì)象是檔案，服務(wù)對(duì)象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會(huì)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。

二、檔案科學(xué)的管理的方向和措施

（一）檔案科學(xué)管理應(yīng)該是數(shù)字化的模式

當(dāng)前，隨著信息技術(shù)革命時(shí)代的到來(lái)，檔案管理中的數(shù)字化應(yīng)該越來(lái)越受到大家的重視和認(rèn)可。檔案科學(xué)管理中，充分的引入數(shù)字化的模式，可以簡(jiǎn)化檔案管理的流程，降低檔案管理者的工作內(nèi)容，簡(jiǎn)化工作流程，對(duì)于全面的提高檔案管理的成效有著重要的意義。作為檔案管理部門(mén)，要切實(shí)的認(rèn)清當(dāng)前檔案管理發(fā)展的方向和可能，積極有效的組織開(kāi)展檔案管理數(shù)字化的培訓(xùn)和管理業(yè)務(wù)，切實(shí)的推動(dòng)當(dāng)代檔案科學(xué)管理成效的穩(wěn)步推進(jìn)。

（二）檔案科學(xué)管理應(yīng)該是信息化的方向

傳統(tǒng)檔案管理給人的印象就是類似于圖書(shū)館似的文件擺放，錯(cuò)綜復(fù)雜，、調(diào)閱、查詢困難。隨著檔案科學(xué)管理的進(jìn)一步落實(shí)，檔案管理應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理和發(fā)展方向，朝著信息化的方向邁進(jìn)。檔案管理部門(mén)應(yīng)該把工作內(nèi)容、工作流程、工作原則等等有關(guān)檔案工作和管理的流程都納入到信息化管理系統(tǒng)中，這樣信息化管理方向有利于調(diào)動(dòng)管理人員的管理熱情，激發(fā)管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動(dòng)性。

（三）檔案科學(xué)管理應(yīng)該是規(guī)范化的流程

檔案科學(xué)管理的落實(shí)，離不開(kāi)規(guī)范化的操作流程，這就要求著檔案管理人員的一切工作行為都要在檔案管理的原則、職能、守則等框架內(nèi)執(zhí)行，對(duì)于涉密檔案要做到妥善保存，對(duì)于檔案原件受損要做到保護(hù)義務(wù)，提高思想認(rèn)識(shí)。檔案科學(xué)管理，恰恰離不開(kāi)人的管理。檔案管理部門(mén)要充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，全面優(yōu)化管理過(guò)程、規(guī)范管理流程。檔案管理部門(mén)，要定期或者不定期的組織開(kāi)展各類檔案規(guī)程的學(xué)習(xí)和使用，切實(shí)的提高檔案管理人員的從業(yè)素質(zhì)。

（四）檔案科學(xué)管理應(yīng)該是便捷化的調(diào)用

檔案科學(xué)管理回歸到本真上來(lái)說(shuō)，就是方便檔案的調(diào)用。所以檔案科學(xué)管理要把檔案的便捷使用做好積極的配合和協(xié)調(diào)工作。信息化時(shí)代的檔案閱讀往往變得更方便，通過(guò)手機(jī)客戶端、電腦等通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理系統(tǒng)聯(lián)系，通過(guò)檢索關(guān)鍵詞等形式找到自己想要的檔案內(nèi)容。這樣的檔案管理既滿足了社會(huì)大眾對(duì)于檔案內(nèi)容的需求，又進(jìn)一步的推動(dòng)了社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，為社會(huì)生產(chǎn)、生活、技術(shù)創(chuàng)新、科學(xué)研究等做好了完備的檔案支撐。

三、結(jié)語(yǔ)

實(shí)踐證明，在當(dāng)前檔案管理工作中，切實(shí)的引入信息技術(shù)等新興技術(shù)，促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、檔案管理手段的編輯化、檔案管理實(shí)務(wù)的質(zhì)量化，全面推動(dòng)檔案科學(xué)管理的穩(wěn)步推進(jìn)。當(dāng)前我們?cè)跈n案科學(xué)管理中還存在著一定的不足，需要每個(gè)檔案從業(yè)人員，與時(shí)俱進(jìn)，全面提高自身的專業(yè)素質(zhì)和從業(yè)能力，兢兢業(yè)業(yè)，把檔案管理工作落到實(shí)處，把檔案管理工作放在心頭，全面推動(dòng)檔案科學(xué)管理穩(wěn)步向前。

【參考文獻(xiàn)】

[1]倪麗娟，尹航.基于公共管理的檔案管理實(shí)踐范式研究——以社會(huì)變遷為視角[J].檔案學(xué)通訊.2012（04）.

[2]劉靜一，曹兵，王景俠，周勝利.美國(guó)檔案編碼著錄（EAD）技術(shù)揭密之一[J].科技檔案.2010（04）.

[3]王天泉.永恒的主題嶄新的課題——天津市檔案局局長(zhǎng)榮華談檔案公共服務(wù)[J].中國(guó)檔案.2012（09）.

[4]王振峰.發(fā)揮檔案館社會(huì)服務(wù)功能的做法和體會(huì)[A].創(chuàng)新與發(fā)展——山東省檔案學(xué)會(huì)第六次會(huì)員代表大會(huì)暨山東省檔案學(xué)會(huì)第六次檔案學(xué)術(shù)討論會(huì)論文集[C].2006.

[5]丁玉勤.突出服務(wù)主題拓展檔案館社會(huì)服務(wù)功能[A].創(chuàng)新與發(fā)展——山東省檔案學(xué)會(huì)第六次會(huì)員代表大會(huì)暨山東省檔案學(xué)會(huì)第六次檔案學(xué)術(shù)討論會(huì)論文集[C].2006.

[6]（美）珍妮特·V.登哈特（JanetV.Denhardt），（美）羅伯特·B.登哈特（RobertB.Denhardt）著，丁煌譯.新公共服務(wù)[M].中國(guó)人民大學(xué)出版社，2004.