張樹起

摘 要：檔案收集是檔案工作的起點(diǎn)，關(guān)系到檔案質(zhì)量和檔案管理的有效開展。在檔案部門工作中，必須重視檔案收集工作，以確保檔案資料的完整性、豐富性、準(zhǔn)確性，使檔案能夠滿足使用者的需求，為促進(jìn)檔案事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。本文從闡述檔案收集工作的重要性入手，對(duì)檔案收集工作存在的問題進(jìn)行分析，并提出加強(qiáng)立檔單位檔案收集工作的措施建議。

關(guān)鍵詞：立檔單位；檔案收集；檔案部門

1 檔案收集工作的重要性

（一）檔案收集是檔案工作的基礎(chǔ)

收集相關(guān)的資料和文件是檔案部門開展檔案工作的首要環(huán)節(jié)，如果原始檔案缺失，則會(huì)導(dǎo)致后續(xù)的檔案工作無法有序進(jìn)行。原始檔案收集對(duì)檔案工作開展的連續(xù)性具有直接影響，同時(shí)還會(huì)影響檔案的開發(fā)與利用，若是收集的不全面，可能會(huì)造成珍貴的資料丟失，由此會(huì)產(chǎn)生出不可彌補(bǔ)的損失。對(duì)散存于社會(huì)上的檔案及文獻(xiàn)進(jìn)行征收是獲取檔案的重要渠道，由此可以對(duì)分散的文件和原始資料進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案收集工作的制度化。收集作為檔案工作的基礎(chǔ)，它是檔案管理體系建立的保障，從本質(zhì)的角度上講，沒有收集就不會(huì)有檔案的形成，檔案工作的開展也就無從談起，由此可見，檔案收集是開展檔案工作的重要基礎(chǔ)，對(duì)此必須予以足夠的重視。

（二）檔案收集是保證檔案質(zhì)量的前提

檔案收集的全面性、完整性以及檔案本身的價(jià)值高低，是衡量檔案部門檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵指標(biāo)。檔案部門收集的資料和文件越豐富、越珍貴，其歷史價(jià)值就越高，從而可以為社會(huì)提供更多具有參考價(jià)值的數(shù)據(jù)信息。檔案的收集是后續(xù)工作開展的前提，想要提高檔案編研、歷史事件研究、史料出版等工作的質(zhì)量，就必須保證檔案的收集豐富、齊全，不僅如此，收集還是提升檔案歸檔質(zhì)量的有力保證。

2 檔案收集工作存在的問題

（一）檔案收集制度執(zhí)行不力

立檔單位雖然根據(jù)國(guó)家發(fā)布的檔案法和相關(guān)工作條例制定了檔案收集制度，但是在實(shí)際工作中卻存在著制度執(zhí)行不力的問題。尤其在檔案移交環(huán)節(jié)，部分立檔單位未能做到及時(shí)向檔案部門移交有價(jià)值的文件資料，導(dǎo)致檔案部門無法收集齊全檔案資料。

（二）檔案收集文件不齊全

立檔單位的檔案資料缺損嚴(yán)重，一些文件資料有正文無附件、有報(bào)告無批復(fù)，并且文件材料還存在著錯(cuò)別字、不規(guī)范、不校對(duì)等問題，降低了文件資料的實(shí)用價(jià)值。同時(shí)，部分檔案工作者難以轉(zhuǎn)變被動(dòng)收集觀念，使得檔案收集工作往往處于被動(dòng)狀態(tài)，坐等立檔單位移交文件材料，易造成檔案資料收集不齊全。

（三）檔案收集載體形式單一

檔案部門重視公文檔案、紙質(zhì)檔案收集，忽視其他載體形式的檔案收集，如音像、圖片、實(shí)物等資料的收集，從而導(dǎo)致檔案收集門類不全，難以立體、全方位地反映各方面的歷史發(fā)展情況。同時(shí)，檔案部門的檔案收集手段單一，沒有綜合運(yùn)用購(gòu)買、復(fù)制、征集等手段保證檔案收集資料的完整性。

（四）檔案工作者素質(zhì)有待提高

檔案工作者是開展檔案收集工作的主體，他們的素質(zhì)和專業(yè)水平高低直接關(guān)系到檔案的收集效率和質(zhì)量。然而，受各方面因素的影響和制約，如檔案工作者流動(dòng)性大、專業(yè)知識(shí)更新不及時(shí)、管理理念落后等等，加之檔案部門對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)工作重視程度不夠，嚴(yán)重影響了檔案收集工作的有序開展。如，有的檔案工作者在進(jìn)行檔案收集時(shí)，工作態(tài)度不端正，從而形成了不交不收的情況，導(dǎo)致很多重要的檔案資料和文獻(xiàn)流失。

3 加強(qiáng)立檔單位檔案收集工作的建議

（一）健全檔案收集規(guī)章制度

檔案部門應(yīng)當(dāng)按照我國(guó)現(xiàn)行《檔案法》及其實(shí)施細(xì)則的有關(guān)規(guī)定要求，并結(jié)合本單位的具體情況，對(duì)與檔案收集工作有關(guān)的規(guī)章制度加以健全。一方面要制訂科學(xué)合理、切實(shí)可行的檔案收集工作實(shí)施辦法、規(guī)定和制度。另一方面應(yīng)針對(duì)檔案收集和其它環(huán)節(jié)的有關(guān)措施進(jìn)行明確規(guī)定，如檔案收集后的整理、歸檔、保存、利用等，從而使檔案收集工作的開展有制度可依，由此能夠減少并杜絕各種文件資料私存不歸檔的情況發(fā)生，有助于檔案收集質(zhì)量的進(jìn)一步提升。

（二）采用有效的檔案收集方法

檔案收集要求立檔單位及時(shí)向檔案部門移交檔案材料，由檔案部門對(duì)材料進(jìn)行整理立卷。但是受立檔單位自身因素的影響，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)檔案材料移交不及時(shí)、不全面的情況，這就要求檔案工作者必須提高主動(dòng)收集意識(shí)，采取適當(dāng)?shù)氖占椒?，重視?duì)檔案材料的跟蹤收集。首先，采用專題收集法。檔案工作者要根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)，提前預(yù)見重要活動(dòng)、會(huì)議等事件可能產(chǎn)生的檔案材料，而后明確歸檔范圍、要求以及時(shí)間，要求立檔單位按照這些要求及時(shí)上交檔案材料。其次，采用追蹤收集法。檔案工作者要加強(qiáng)與立檔單位的聯(lián)系，及時(shí)了解立檔單位運(yùn)行中形成的各類文件材料，對(duì)文件材料進(jìn)行跟蹤收集，提高檔案收集的完整性。最后，采用現(xiàn)場(chǎng)收集法。檔案工作者要深入到科研課題、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、基建工程竣工驗(yàn)收等活動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)文件材料進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)收集，并提出驗(yàn)收意見。

（三）拓寬檔案收集途徑

新時(shí)期下，檔案部門要調(diào)整檔案收集思路，根據(jù)不同情況采用不同的收集手段，如接收、復(fù)制、購(gòu)買、征集、轉(zhuǎn)讓、捐贈(zèng)等手段，同時(shí)還要拓展檔案資料收集的門類、載體，確保檔案資源的完整性和豐富性。首先，檔案部門要做好傳統(tǒng)檔案的接收工作，包括立檔單位移交的檔案資料，以及專業(yè)檔案、科技檔案、多媒體檔案資料等。其次，鼓勵(lì)立檔單位捐贈(zèng)檔案資料，如檔案部門可主動(dòng)與圖書館、博物館、科研所等單位加強(qiáng)聯(lián)系，必要時(shí)可采取復(fù)制、收購(gòu)等手段收集重要的檔案資料。再次，加大檔案征集力度，檔案部門要靈活運(yùn)用法律、行政、經(jīng)濟(jì)等手段，征集具有地方特色的檔案資料和非公務(wù)檔案資料，如名勝古跡、風(fēng)俗民情、名產(chǎn)名牌等方面的檔案，確保檔案收集工作與社會(huì)、現(xiàn)實(shí)、生活和檔案利用者相貼近，增強(qiáng)檔案收集的多樣性。再次，擴(kuò)大檔案收集的影響力，檔案部門應(yīng)建立起檔案收集網(wǎng)站，提高立檔單位對(duì)移交檔案的積極性，并及時(shí)對(duì)外公布檔案收集工作情況。

（四）建設(shè)高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍

檔案工作者是檔案收集工作的執(zhí)行者，為此檔案部門要重視高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，確保檔案收集工作有序開展。首先，提高檔案工作者的責(zé)任意識(shí)，要求檔案工作者將被動(dòng)的檔案收集觀念轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)收集，保證檔案資料的完整性。其次，落實(shí)檔案收集工作獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，檔案部門要將檔案收集工作情況納入到檔案工作者個(gè)人的年度考核范圍內(nèi)，重點(diǎn)考核檔案資料收集的系統(tǒng)性、完整性、及時(shí)性以及準(zhǔn)確性，激勵(lì)檔案工作者高質(zhì)量完成檔案收集工作。再次，優(yōu)化檔案工作隊(duì)伍，積極引進(jìn)檔案專業(yè)人才，并對(duì)在職檔案工作者定期開展專業(yè)培訓(xùn)，不斷提高檔案工作者的理論水平，使其扎實(shí)掌握檔案收集技能。

4 結(jié)論

總而言之，檔案部門要按照反映歷史、突出主體、豐富資源、體現(xiàn)特色、服務(wù)社會(huì)的原則做好檔案收集工作，全面提升檔案管理水平。作為一名合格的檔案工作者，必須樹立主動(dòng)的檔案收集觀念，綜合采用多種檔案收集方法和手段，最大限度地收集重要的文件材料，確保檔案資料齊全完整，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，滿足各方面對(duì)檔案信息的需求。

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