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        關(guān)于加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案管理工作的思考

        2016-11-15 13:07:14趙賢華姜怡玲
        卷宗 2016年8期
        關(guān)鍵詞:新形勢(shì)檔案管理措施

        趙賢華?姜怡玲

        摘 要:隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,計(jì)算機(jī)逐漸運(yùn)用在國(guó)家的各行各業(yè)中,傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)國(guó)家發(fā)展的需要。但從根本上來說,檔案管理可以看做是每個(gè)單位的重要信息,更是國(guó)家發(fā)展的重要信息支撐。自2001年我國(guó)加入世界貿(mào)易組織以來,國(guó)家的發(fā)展十分迅速,再加上我國(guó)大規(guī)模的城市發(fā)展,導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理工作受到了明顯的影響。傳統(tǒng)的檔案管理形式已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的要求,為了全面提升我國(guó)檔案管理工作的水平,并實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案管理工作的全面進(jìn)步,筆者根據(jù)自身多年的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn),結(jié)合查詢的相關(guān)資料,對(duì)我國(guó)的檔案管理工作中的問題進(jìn)行了全面的分析,并據(jù)此提出了全面加強(qiáng)檔案管理工作的措施和方法,希望可以為每個(gè)進(jìn)程檔案管理工作研究的人員一定的幫助。

        關(guān)鍵詞:新形勢(shì);檔案管理;問題;措施;人才

        檔案管理工作從本質(zhì)上來說就是對(duì)檔案進(jìn)行收集整理,然后對(duì)檔案進(jìn)行分類,并根據(jù)分類進(jìn)行編號(hào),確保在后期查詢使用的時(shí)候能夠及時(shí)的查詢到。為了全面提升檔案資源管理的水平,在新形勢(shì)的要求下,檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行了全面的管理,并將檔案管理的自動(dòng)化和現(xiàn)代化運(yùn)用其中。

        1 檔案管理工作存在的問題

        1.檔案管理的規(guī)范程度較低

        通過對(duì)我國(guó)的檔案管理進(jìn)分析得知,我國(guó)的檔案管理規(guī)范程度較低。由于我國(guó)的檔案管理工作是需要權(quán)責(zé)分配的,而且在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候,需要進(jìn)行組織規(guī)劃,但這其中仍舊存在規(guī)范性較差的問題。通過對(duì)我國(guó)的現(xiàn)有檔案管理分析得知,很多檔案在進(jìn)行管理和編號(hào)的時(shí)候,都沒有建立相應(yīng)的索引和目錄,導(dǎo)致出現(xiàn)分類比較繁雜的現(xiàn)象。在進(jìn)項(xiàng)目編號(hào)的時(shí)候,將材料進(jìn)行整理和收集容易出現(xiàn)問題,在加上管理人員對(duì)于檔案的管理比較隨意,容易出現(xiàn)資料整理較為復(fù)雜的問題。由于檔案管理出現(xiàn)管理不到位的現(xiàn)象,進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作人員的工作積極性下降,甚至導(dǎo)致管理人員出現(xiàn)遲到和早退的現(xiàn)象。

        2.檔案管理的現(xiàn)代化程度較差

        隨著計(jì)算機(jī)和相應(yīng)電子設(shè)備在檔案管理中的廣泛運(yùn)用,無紙化辦公已經(jīng)成為可以實(shí)現(xiàn)的現(xiàn)狀,很多較為發(fā)達(dá)的地區(qū)和城市早就開始了無紙化辦公。檔案管理本身就是對(duì)多種檔案的全面記錄整理和后期的處理,對(duì)于一般的檔案來說,如果進(jìn)行了無紙化操作,不但能夠全面提升檔案的使用壽命,而且對(duì)于檔案的保存也具有十分重要的作用。檔案管理的無紙化操作需要依靠于現(xiàn)代的先進(jìn)科學(xué)技術(shù),從我國(guó)的檔案管理情況來看,很多的基層仍舊是在進(jìn)行原始的檔案管理方式,并沒有進(jìn)行相應(yīng)的無紙化操作。這樣不但導(dǎo)致我國(guó)的檔案管理現(xiàn)代化程度受到影響,而且從整體上影響我國(guó)的檔案管理水平, 導(dǎo)致很多傳統(tǒng)的檔案需要進(jìn)行后期的信息轉(zhuǎn)化,才能實(shí)現(xiàn)檔案的進(jìn)一步管理。只有全面提升我國(guó)檔案的管理水平,并逐漸實(shí)現(xiàn)檔案的無紙化管理,才能確保我國(guó)的檔案管理實(shí)現(xiàn)全面的現(xiàn)代化。

        3.檔案管理中的專業(yè)人才較少

        對(duì)于檔案管理來說,到目前為止還仍舊需要人員的管理和控制,并沒有完全實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理,所以檔案管理人員的技術(shù)水平和素質(zhì)決定了檔案管理的整體水平。從調(diào)查中發(fā)現(xiàn),一般來說單位都會(huì)設(shè)置專人進(jìn)行檔案管理,但這些人員一般都是單一性人才,并沒有較為理想的技能,所以對(duì)于檔案管理人員來說,仍舊需要進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。有的單位的檔案管理人員還兼職著其他的工作,相當(dāng)于并沒有絕對(duì)專業(yè)的人員去進(jìn)行檔案的管理,一旦出現(xiàn)檔案問題,管理人員并沒有專業(yè)的知識(shí)和能力對(duì)問題進(jìn)行及時(shí)的處理。這些檔案管理工作專業(yè)人才的問題,導(dǎo)致檔案管理的連貫性受到影響,而且降低了檔案管理的整體水平和質(zhì)量。很多單位部門甚至已經(jīng)開始招聘較為專業(yè)的檔案管理人員,但從實(shí)際的效果來看,并沒有能夠讓人完全滿意,主要是這些人員沒有相應(yīng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn),無法將檔案管理工作和檔案知識(shí)相結(jié)合,容易出現(xiàn)各種問題。

        2 全面加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案管理工作的措施

        1. 提高檔案管理的法制化水平

        伴隨社會(huì)的進(jìn)步,在各行各業(yè)的發(fā)展中,法制化的進(jìn)程越來越受到重視。在檔案管理中,同樣重視法制化的發(fā)展。用法制化來管理檔案管理,既能保障檔案管理的規(guī)范化,又能為檔案管理提供支撐保障。我國(guó)重視檔案管理的法制化發(fā)展,在20世紀(jì)90年代就已經(jīng)頒布了有關(guān)檔案具體管理的法律、法規(guī)。但是,經(jīng)過二十多年的發(fā)展,90年代制定的法律法規(guī)已經(jīng)不能很好的適應(yīng)當(dāng)今的檔案管理工作。這就需要隨著時(shí)代的發(fā)展、社會(huì)的變化,提高檔案管理的法制化建設(shè),順應(yīng)檔案管理的發(fā)展潮流,再結(jié)合我國(guó)有關(guān)檔案管理的實(shí)際情況制定具體的法律。同時(shí),對(duì)于不同的地域,不同的實(shí)際情況,還應(yīng)靈活的制定適合當(dāng)?shù)匦枨蟮臋n案管理法律。

        2. 創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

        當(dāng)今世界,計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展,并在越來越多的行業(yè)中得到運(yùn)用。對(duì)于檔案管理工作來說,就要根據(jù)技術(shù)的進(jìn)步,不斷創(chuàng)新檔案管理工作和計(jì)算機(jī)技術(shù)的結(jié)合。這就需要當(dāng)男管理工作人員根據(jù)自身的工作實(shí)際情況,考慮本職工作的性質(zhì)和特點(diǎn),持續(xù)學(xué)習(xí)相關(guān)文化知識(shí),從而轉(zhuǎn)變自身的工作方式,提高工作效率和質(zhì)量,以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)。同時(shí),檔案管理工作牽涉到多個(gè)部門,需要協(xié)調(diào)不同部門之間的協(xié)作,共同努力。對(duì)于工作中的具體細(xì)節(jié),比如檔案的整理、收集、歸類等,需要高度重視,從而提高整個(gè)檔案管理工作的科學(xué)性。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案,一方面可以提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量,另一方面則可能引發(fā)安全問題,這就需要嚴(yán)格制定相關(guān)安全管理的制度,保障檔案管理工作的安全。

        3. 提高檔案管理的規(guī)范化水平

        檔案管理工作具有自身的資源價(jià)值,可以表明市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢(shì),檔案工作人員應(yīng)該在做好本職基礎(chǔ)性工作的同時(shí),不斷改進(jìn)工作方法,提高檢索的效率和利用效率。利用檔案的過程當(dāng)中,工作人員需要具備高度的責(zé)任心,做好整個(gè)過程的監(jiān)督工作,重點(diǎn)保護(hù)那些珍貴檔案資源,確保信息資料的完整性以及安全性。

        4. 重視檔案管理人才建設(shè)

        對(duì)于檔案管理來說人才是檔案管理的關(guān)鍵影響因素,所以需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面的綜合性管理。首先需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的知識(shí)技能培訓(xùn),確保每個(gè)人都具備相應(yīng)的管理能力和知識(shí)。另外還要利用圖書館和網(wǎng)絡(luò)等渠道,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理人員知識(shí)面的擴(kuò)展,并利用相應(yīng)的案例,全面提高每個(gè)檔案管理人員的水平,并增加其工作經(jīng)驗(yàn)。工作人員要做好和其他部門工作人員的交流,并確保每份檔案都能夠高質(zhì)量的完成。對(duì)檔案管理人員進(jìn)培訓(xùn)的時(shí)候,不能盲目的進(jìn)行培訓(xùn),需要有針對(duì)性的進(jìn)行,并根據(jù)檔案管理人員的具體情況,進(jìn)行相應(yīng)培訓(xùn)方式和內(nèi)容的確定,確保每次培訓(xùn)都具有相應(yīng)的針對(duì)性,既能提高人員的整體水平,還能確保工作的順利完成。

        3 結(jié)束語

        對(duì)于檔案管理工作,一定要引起相應(yīng)的重視,并根據(jù)新形勢(shì)下的真實(shí)情況進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整,確保檔案管理工作的轉(zhuǎn)變能夠符合社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的要求。作為檔案管理工作人員,一定要對(duì)學(xué)習(xí)相應(yīng)的知識(shí),并積極的參加高水平的知識(shí)技術(shù)培訓(xùn),逐漸將自身培養(yǎng)成復(fù)合型人才。對(duì)于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中的相應(yīng)檔案管理知識(shí),也要去努力的學(xué)習(xí),并逐漸對(duì)無紙化檔案管理方式進(jìn)行熟練掌握,確保對(duì)檔案管理的高水平操作,最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面改革,為我國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)貢獻(xiàn)一份力量。

        參考文獻(xiàn)

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