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        計算機技術(shù)在檔案管理中的應用分析

        2016-11-15 13:07:14張連榮
        卷宗 2016年8期
        關(guān)鍵詞:計算機技術(shù)檔案管理應用

        張連榮

        摘 要:隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展,我國開始進入信息化時代,信息化時代為實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理創(chuàng)造了條件,計算機和檔案管理共組中的應用,不僅可以提高工作效率,還能提高信息化的發(fā)展,對開展檔案管理工作具有非常重要的意義。加強對計算機技術(shù)在檔案管理中的應用的研究,有利于提高計算機技術(shù)在檔案管理中的應用水平,具有重要的現(xiàn)實意義。因此,加強對計算機技術(shù)在檔案管理中的應用的研究是非常必要的。本文筆者對計算機技術(shù)在檔案管理中的應用進行了分析探討,希望對相關(guān)從業(yè)人員具有借鑒意義。

        關(guān)鍵詞:計算機技術(shù);檔案管理;應用

        信息技術(shù)在促進檔案管理發(fā)展時,也對檔案管理產(chǎn)生了一定的阻礙問題,這時就要針對信息技術(shù)在檔案管理中的問題提出相應的解決措施,提高檔案管理工作質(zhì)量。

        1 檔案管理中計算機技術(shù)應用的重要性

        我國是人口大國,而且人口流動性較大,也增加了檔案管理工在的復雜性,傳統(tǒng)的檔案管理工作的工作效率和及時性較差,難以滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需要,計算機技術(shù)的發(fā)展給檔案管理帶來了方便,解決了檔案管理難的問題,并且憑借著自身可以容納海量數(shù)據(jù)及強大的篩選、分類等的功能,成功的為檔案管理工作者提高了工作效率,而且也提升了檔案管理效率。

        檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展對檔案管理人員的綜合素質(zhì)有了更高的要求,要求檔案管理人員能夠較好的掌握現(xiàn)代學科技術(shù),通過先進的技術(shù)設(shè)備來完成檔案管理工作,這樣既可以節(jié)約時間,也可以提高檔案管理工作效率,減少傳統(tǒng)的檔案管理工作中的工作強度,為了適應現(xiàn)代化的檔案管理要求,需要進行大規(guī)模的信息化管理模式及技術(shù)準備。公民的真實憑證是通過檔案反映的,所以檔案管理不能有一點的疏忽差錯,這也為人力資源的管理提供強大的先決條件。計算機技術(shù)在檔案管理中的應用,就是將這種意識轉(zhuǎn)化為信息化,從而促進生產(chǎn)力的進一步發(fā)展。另外,在對相關(guān)信息進行整理、收集等方面,計算機就顯示了它在檔案管理當面的便利性,聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)下可以輕松實現(xiàn)信息資源共享,提高信息處理的便利性。

        2 計算機技術(shù)在檔案管理應用中的問題

        2.1 電子檔案保存

        計算機技術(shù)在電子檔案管理中的應用檔案的存儲也出現(xiàn)了一定的問題。在存儲的過程中,電子檔案管理程序可以滿足文字處理存儲,對著計算機系統(tǒng)的優(yōu)化更新,文檔資料可以存放在不同的數(shù)據(jù)庫和存儲盤中,在確保文檔安全性的同時也提高了文檔讀取和長期保存的難度。

        2.2 缺乏統(tǒng)一的檔案管理標準

        在日常生活中,做什么都要有一個標準,“無規(guī)矩不成方圓”?,F(xiàn)在很多的部門檔案管理內(nèi)容不斷細化,在管理制度和管理方式方面都是大同小異,如果說管理標準不能實現(xiàn)統(tǒng)一也是必然的。而且,很多單位之間或是部門之間的溝通也是比較缺少的,這樣也給實現(xiàn)管理標準的統(tǒng)一增加了難度。另外,由于計算機技術(shù)的不斷發(fā)展,各單位和部門檔案管理水平的差異增加了信息技術(shù)統(tǒng)一的難度,從而為實現(xiàn)統(tǒng)一的檔案管理增加了困難。

        2.3 檔案管理信息化程度不高

        很多單位和部門都建立了信息化檔案管理模式,利用計算機技術(shù)進行現(xiàn)代化檔案管理,但很多的檔案館還是熱衷于傳統(tǒng)的手工管理模式,計算機就成了管理的輔助工具。檔案管理工作的工作仍然采用紙質(zhì)資料,沒有建立現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫下的信息化檔案管理,計算機信息化的優(yōu)勢就不能夠體現(xiàn),計算機也成了擺設(shè),并且阻礙了檔案管理的現(xiàn)代化和信息化發(fā)展,影響了檔案管理工作的效率和管理質(zhì)量。

        2.4 檔案管理安全問題

        計算機技術(shù)在檔案管理中的應用,雖然提高了檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量,但同時也增加了檔案信息安全問題管理的難度,安全性和可靠性問題成為人們所關(guān)注的。現(xiàn)在很多的網(wǎng)絡(luò)都受到黑客、計算機病毒、保密信息泄露等的威脅,使人們的信息不在安全。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)用戶的劇增,網(wǎng)絡(luò)的危險性也在倍增。網(wǎng)絡(luò)的不安全性和不穩(wěn)定性也給檔案管理工作產(chǎn)生了很大的影響。

        3 優(yōu)化計算機檔案管理工作可采取的幾點措施

        3.1 完善檔案管理制度

        利用計算機技術(shù)實現(xiàn)檔案管理可以在較大程度上解決檔案管理中的漏洞,但是相應的檔案管理制度還不夠完善。但要在做好計算機當那管理工作仍然要完善相關(guān)的管理制度,充分分析計算機檔案管理工作不同環(huán)節(jié)的內(nèi)容,根據(jù)技術(shù)漏洞制定相關(guān)的解決措施,保證計算機檔案管理工作的過程中,都要有章可循,有法可依,這樣才能保證計算機檔案的高效性和完整性。

        3.2 實現(xiàn)信息化檔案安全管理

        計算機技術(shù)在雖然為檔案管理提供了優(yōu)勢條件,但也帶了了檔案信息安全問題,檔案管理需要根據(jù)材料的內(nèi)容進行保密安全分類。例如一級保密檔案應禁止聯(lián)網(wǎng),防止檔案共享造成信息泄露;耳機保密檔案應使用局域網(wǎng),三級保密檔案可以支持聯(lián)網(wǎng)查詢。同時應針對信息化檔案管理制定相關(guān)的法律法規(guī)進行約束,提高對檔案管理工作人員的教育宣傳工作。

        3.3 提高檔案管理人員素質(zhì)

        檔案管理人員利用計算機系統(tǒng)進行檔案管理,不僅要具備相應的計算機知識,還應具備信息化安全管理意識并了解科學的管理?,F(xiàn)代化的管理水平,管理過程中的計算機信息庫體現(xiàn),以實現(xiàn)改革和檔案管理。在實際工作中不斷完善的計算機管理系統(tǒng),并不斷學習更方便的文件管理程序的先進的知識。

        3.4 文檔一體化管理

        為了防止檔案管理中存在文檔分離問題,具體工作落實在單位的內(nèi)部文件整合,避免進行重復的檔案管理工作,應該針對現(xiàn)代化檔案管理建設(shè),對文件檔案的管理內(nèi)容進行總體規(guī)劃,徹底改變了文檔管理問題已被隔離,并逐步整合文件檔案管理工作。與此同時,應結(jié)合計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)研究文檔處理軟件,利用現(xiàn)代化管理軟件實現(xiàn)文檔的綜合管理,積極面對以文檔管理的挑戰(zhàn)存檔載體的虛擬非傳統(tǒng)的形式。

        綜上所述,結(jié)合計算機技術(shù)進行檔案管理是現(xiàn)代信息化檔案管理的需求,針對檔案管理過程中總會產(chǎn)生一些新的問題,這時就需要工作者認真對待這些問題,并且及時的解除這些問題,這樣才能使計算機技術(shù)在檔案管理工作中得到良好的應用。

        參考文獻

        [1]欒傳晟.計算機在檔案管理中的應用[J].黑龍江科技信息,2011(25).

        [2]姜燕.計算機應用在檔案管理工作改革中的必要性[J].科技資訊,2011(14).

        [3]劉新喻.科技檔案管理信息化發(fā)展[J].青海師范大學學報(自然科學版),2010(03).

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