馬楠

摘 要：公證處檔案工作的最重要內(nèi)容之一就是公證文書檔案工作。它是檔案管理中不可或缺的一部分。只有認(rèn)真的做好公證檔案的立卷和 歸檔，嚴(yán)格規(guī)定借調(diào)和查閱制度，妥善地保管和利用公證文書，才能讓公證檔案更好地服務(wù)于社會(huì)主義事業(yè)。本文就公證文書立卷歸檔工作中存在的問題以及解決方案進(jìn)行了一系列的分析。

關(guān)鍵詞：公證文書檔案；管理工作；問題分析；解決措施

在1988年，國(guó)家檔案局就制訂了《公證文書立卷歸檔辦法》和《公證檔案管理辦法》兩個(gè)專門性文件，它們成功的規(guī)范了公證檔案的收集，整理，立卷和歸檔。這就表明了公證文書的立卷歸檔工作是有法可依的。然而，我們?cè)跈z查和指導(dǎo)公證文書立卷歸檔時(shí)卻發(fā)現(xiàn)，由于公證員和兼職檔案員的對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)并不透徹，導(dǎo)致在公證文書立卷歸檔工作中就出現(xiàn)了以下幾個(gè)方面的問題：

1.1 對(duì)文書材料的收集不齊全

根據(jù)《公證文書立卷歸檔辦法》規(guī)定，公 證機(jī)關(guān)受理申請(qǐng)后，公證事項(xiàng)的承辦人就應(yīng)開始收集各種證明材料，記錄并整理談話筆錄，調(diào)查材料，制作公證文書等，并著手立卷的準(zhǔn)備工作。公證事項(xiàng)辦理結(jié)束或后，由承辦人檢查該公證事項(xiàng)的全部文書材料并且進(jìn)行立卷歸檔工作。立卷時(shí)要補(bǔ)齊遺漏的證明材料，刪除不必要的立卷歸檔材料。但是在實(shí)際工作中，由于公證人員沒有養(yǎng)成良好的歸梢習(xí)慣，多數(shù)公證案卷都是在兼職檔案員的再三催促下才立卷歸檔的，往往是有便歸檔， 無便放棄。這樣就造成了主要文書材料能夠及時(shí)歸檔（如：公證文書，公證申請(qǐng)表，當(dāng)事人的談話 筆錄，公證事項(xiàng)報(bào)批表等。）而有些證明材料則難以齊全（如：當(dāng)事人應(yīng)提供的有關(guān)證明性材料， 公證處審查，調(diào)查所取得的證明材料等）這樣就形成了案卷內(nèi)檔案材料不能齊全完整，這和已形成的案卷與規(guī)范要求尚有差距。

1.2 公證檔案立卷的不規(guī)范

由《公證文書立卷歸梢辦法》得知，公證檔 案按年度和一證一卷，一卷一號(hào)的原則立卷， 同一當(dāng)事人為同一目的而辦的數(shù)項(xiàng)公證，可 合并為一卷。而實(shí)際組卷中，并不是這樣的?，F(xiàn)實(shí)中存在著同一當(dāng)事人為不同目的而辦的數(shù)項(xiàng)公證合為一卷；不同當(dāng)事人為同一事由而辦的數(shù)項(xiàng)公證合為一卷。

1.3 檔案分類定位不精準(zhǔn)

《公證文書立卷歸檔辦法》顯示，公證檔案的分類原則是：凡涉及公民個(gè)人的人 身關(guān)系，財(cái)產(chǎn)關(guān)系的公汪事項(xiàng)，包括保管遺囑和其他文件事項(xiàng)，均列為民事類；凡涉及經(jīng)濟(jì) 活動(dòng)的公證事項(xiàng)，無論當(dāng)事人是法人或自然人，均列為經(jīng)濟(jì)類；凡當(dāng)事人或文書使用地有 涉外因素的公證事項(xiàng)，均列為涉外民事或涉 外經(jīng)濟(jì)類；其他則列為國(guó)內(nèi)民事類或國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)類。然而在我們的檢查中發(fā)現(xiàn)，公民個(gè)人的人身關(guān)系，財(cái)產(chǎn)關(guān)系，如遺囑公證，遺產(chǎn)公證等案卷，既被分為了國(guó)內(nèi)民事類，又被分為了國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)類的現(xiàn)象。

1.4 檔案的期限劃分不準(zhǔn)

《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》強(qiáng)調(diào)， 公證檔案的保管期限劃分為永久，長(zhǎng)期，短期 三種。永久保管的公證檔案，一般是變更人身權(quán)利，義務(wù)關(guān)系方面或涉及不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)轉(zhuǎn) 移方面的，需要長(zhǎng)遠(yuǎn)利用，查考的公證事項(xiàng)。 長(zhǎng)期保管的公證檔案，一般是涉及不動(dòng)產(chǎn)事 務(wù)方面或合同履行超過十五年等公證事項(xiàng)的 檔案。在較短的時(shí)間內(nèi)查考，利用，作為證據(jù) 保存而無保存價(jià)值的，以及合同履行期限在 十五年以下的公證事項(xiàng)的檔案，均列為短期 檔案保管。但是我們?cè)跈z查中發(fā)現(xiàn)：同一事由同一承辦人員劃定出不同的期限；同一事由不同的承辦人劃定出兩種以上的期限；長(zhǎng)期劃為 永久或短期劃為長(zhǎng)期的現(xiàn)象較為常見。 此外，還存在著總登記簿登記不及時(shí)，造成公證發(fā)文號(hào)編制隨意性較大，出現(xiàn)了 重號(hào) 漏號(hào)等現(xiàn)象。而且，公證發(fā)文 號(hào)沒有確立固定的編制方法，造成公證文號(hào) 年度與年度編制不一致，無延續(xù)性。 存在以上問題主要原因：一是少數(shù)公證 人員對(duì)兩個(gè)《辦法》學(xué)習(xí)理解不深，不透，業(yè)務(wù) 水平尚不能滿足工作需求；主要承辦人對(duì)公 證文書立卷歸檔監(jiān)督，檢查的力度不夠。二是 公證及檔案部門組織開展公證檔案業(yè)務(wù)知識(shí) 學(xué)習(xí)，培訓(xùn)較少，對(duì)公證文書立卷歸檔工作檢 查，指導(dǎo)力度不夠。三是公證及檔案部門對(duì)公 證檔案出現(xiàn)新情況，新問題研究不夠，沒有根 據(jù)公證業(yè)務(wù)的拓展和變化，及時(shí)調(diào)整，修訂分 類方案等。

2 公證文書檔案工作中存在問題的解決

2.1 抓學(xué)習(xí)培訓(xùn)

學(xué)習(xí)，培訓(xùn)是公證人員提升檔案業(yè)務(wù)技能最基本的方法。公證文書制作以及公證檔 案的形成是由具體公證員操作完成的，公證 檔案的質(zhì)量與公證員的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)密不可 分。因此，加強(qiáng)對(duì)公證人員檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué) 習(xí)，培訓(xùn)就顯得十分重要。公證部門因根據(jù)本單位工作特點(diǎn)，盡量多的組織安排檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。而公證人員也要自覺學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，來增強(qiáng)自己的理論基礎(chǔ)。尤其是新上崗的公證人員，應(yīng)及時(shí)安排檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，就算沒有時(shí)間，也要發(fā)放公證檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，講清重要性，使其自學(xué)。只有加強(qiáng)對(duì)公證員檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，才能從根本上保證 公證檔案質(zhì)量。

2.2 抓檢查監(jiān)督

確保每一份 公證檔案規(guī)范，齊全，完整的有效措施是認(rèn)真組織案卷質(zhì)量檢查。?！豆C 文書立卷歸檔辦法》規(guī)定，公證文書的立卷歸 檔由承辦人負(fù)責(zé)，歸檔前由公證事項(xiàng)的主要 承辦人負(fù)責(zé)立卷質(zhì)量的檢查。公證承辦人員 從公證事項(xiàng)辦理結(jié)束起就應(yīng)檢查，整理文件 材料，補(bǔ)齊遺漏的證明材料，去掉不必歸檔的 材料。主辦公證員必須履行職責(zé)，認(rèn)真監(jiān)督檢 查，確保案卷質(zhì)量。部門檔案員平時(shí)要加強(qiáng)立 卷指導(dǎo)。檔案在移交進(jìn)庫時(shí)，部門檔案員必須 對(duì)每一份檔案進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)地檢查，對(duì)質(zhì)量不合格的案卷，應(yīng)該退還重新整理。

2.3 抓整體協(xié)作

公證檔案應(yīng)該受到公證和檔案部門的高度重視。公證部門要經(jīng)常 與檔案部門相互聯(lián)系，取得檔案部門的支持；檔案部門也要主動(dòng)為公證部門提供服務(wù)，共同做好檔案工作。并根據(jù)公證業(yè)務(wù)的變化，及時(shí)調(diào)整，修訂分類方案，及時(shí)的對(duì)公證人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)；要做好立卷歸檔跟蹤指導(dǎo)工作，從一開始就嚴(yán)把案卷質(zhì)量關(guān)。

3 結(jié)束語

總而言之，國(guó)家重要的專業(yè)文書之一就是公證機(jī)關(guān)的公證文書，它是由公證機(jī)關(guān)進(jìn)行公證活動(dòng)和當(dāng)事人從事民事活動(dòng)的真實(shí)記錄所形成的，具有重要的考查價(jià)值，是國(guó)家檔案重要的組成部分。所以公證和檔案部門要加強(qiáng)公證人員的檔案專業(yè)教育，提高公證人員檔案意識(shí)，使公證檔案工作再上新的高峰。