王劍
摘 要
隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用于各行各業(yè)之中,而且,傳統(tǒng)的信息處理的模式也不能夠滿足我們的需求,因此,本文針對(duì)辦公自動(dòng)化進(jìn)行簡(jiǎn)要的介紹,了解到計(jì)算機(jī)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ),然后,根據(jù)此說(shuō)法,闡述計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用,了解其優(yōu)點(diǎn)。
【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化 計(jì)算機(jī)技術(shù) 應(yīng)用
現(xiàn)如今,科學(xué)技術(shù)越來(lái)越發(fā)達(dá),最為明顯的一個(gè)標(biāo)志就是辦公自動(dòng)化,在我們的日常生活中計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為必不可少的一部分,尤其是在工作中,以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化,不僅能夠提高工作的效率,還能夠及時(shí)的處理繁瑣的信息,進(jìn)行資料的整合與儲(chǔ)存,但是,網(wǎng)絡(luò)是一把雙刃劍,具有一定危險(xiǎn)性,較容易泄露公司重要的信息,因此,要針對(duì)該問(wèn)題提出相應(yīng)的解決措施,從而保障辦公信息的安全性。此外,本文重點(diǎn)講解辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用,介紹其基本的應(yīng)用特征,了解辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用策略。
1 辦公自動(dòng)化的應(yīng)用
1.1 辦公自動(dòng)化
辦公自動(dòng)化的意思是,由于辦公的主要過(guò)程都是通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)完成,所以,這種工作的方式被稱為辦公自動(dòng)化,主要是指利用計(jì)算機(jī)的技術(shù)來(lái)完成辦公室里的各種業(yè)務(wù),其中有對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理、整合重要資源和對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存等工作。它主要是在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)上,再結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)以及信息管理技術(shù)來(lái)進(jìn)行工作。然后,相關(guān)的辦公人員就是通過(guò)利用計(jì)算機(jī)設(shè)備和一些專業(yè)的處理軟件,來(lái)加工和管理搜集到的各種信息,接著,就是利用網(wǎng)絡(luò),把已經(jīng)處理好的信息進(jìn)行存儲(chǔ)上傳。
1.2 現(xiàn)狀
辦公自動(dòng)化已經(jīng)被廣泛的使用,再結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù),已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了人、機(jī)和信息三位一體的管理體系,有效的提高了公司的工作質(zhì)量和工作效率,而且,辦公自動(dòng)化主要是對(duì)文字和數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)化的處理,通過(guò)使用相關(guān)軟件,改變文本的板式和格式,最終,使得文字更加的規(guī)范和直觀,可是,計(jì)算機(jī)技術(shù)畢竟是一把雙刃劍,有利有弊,雖然方便了大家,可惜存在著未知的安全問(wèn)題,比如說(shuō),利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行工作時(shí),辦公的信息安全得不到保障,極有可能出現(xiàn)泄漏、丟失或被竊取的問(wèn)題,因此,必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理,實(shí)施安全系數(shù)高的計(jì)算機(jī)技術(shù),從而保障各公司的利益。
2 辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)點(diǎn)及特征
2.1 優(yōu)點(diǎn)
2.1.1 能夠擴(kuò)大辦公的區(qū)域,起到優(yōu)化辦公環(huán)境的作用
有了計(jì)算機(jī)技術(shù)之后,人們可以不用再獨(dú)立的進(jìn)行工作,可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在線連接,相互協(xié)調(diào),共同合作,實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理,同時(shí),還能夠進(jìn)行跨行業(yè)以及跨地域的交流,全面實(shí)行自動(dòng)化管理的體系,從而擴(kuò)大辦公的區(qū)域,優(yōu)化辦公的環(huán)境。
2.1.2 能夠降低管理成本
在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理的同時(shí),可以減少辦公時(shí)所需的材料,所見(jiàn)一定的成本支出,這樣在實(shí)行自動(dòng)化管理的同時(shí),既可以提高大家的工作效率,還能夠有效的節(jié)約成本。而且,還可以減少辦公人員,降低用人的成本,將公司的利益實(shí)現(xiàn)到最大化。例如,微軟公司通過(guò)采用計(jì)算機(jī)技術(shù),來(lái)實(shí)行動(dòng)化管理,到年末進(jìn)行結(jié)算,發(fā)現(xiàn)這年節(jié)省了四千萬(wàn)美元;中國(guó)的惠普公司也是如此,進(jìn)行自動(dòng)化管理后,它的辦公經(jīng)費(fèi)也比以往縮減了三分之一。所以,辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)的應(yīng)用,在縮減辦公成本的時(shí)候,保障了公司的經(jīng)濟(jì)效益。
2.1.3 能夠激發(fā)辦公人員的創(chuàng)造力,提高辦公人員的工作效率
在公司采用自動(dòng)化管理系統(tǒng)后,具有辦公流程具體化、管理規(guī)范化以及交流自由化等特點(diǎn),因此,可以將辦公人員從枯燥的工作中解放出來(lái),將繁瑣的事務(wù)簡(jiǎn)單化,讓工作變得輕松起來(lái),讓辦公人員在輕松的環(huán)境中發(fā)揮自己的創(chuàng)造力,作出創(chuàng)新。而且,由于自動(dòng)化管理的系統(tǒng)較為復(fù)雜,所以需要具有高技術(shù)和高知識(shí)的人來(lái)進(jìn)行操作,這時(shí),就可以充分的激發(fā)出他們的創(chuàng)造力,畢竟,物競(jìng)天擇、適者生存,所以,計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用還能夠激發(fā)辦公人員的創(chuàng)造力,達(dá)到提高工作效率的目的。
2.2 特征
2.2.1 計(jì)算機(jī)技術(shù)具有邏輯結(jié)構(gòu)不會(huì)互相干擾的特征
首先,辦公人員在辦公的時(shí)候,會(huì)分為兩個(gè)步驟,獲取信息時(shí),先從辦公的數(shù)據(jù)庫(kù)里調(diào)出使用,然后再采用專門(mén)的軟件來(lái)處理信息。雖然慢,但是如果軟件與數(shù)據(jù)庫(kù)同時(shí)工作的話,極易出現(xiàn)數(shù)據(jù)紊亂的狀況,使得導(dǎo)出的數(shù)據(jù)不完整,更甚至,有可能出現(xiàn)亂碼的現(xiàn)象,這樣就嚴(yán)重影響了正常辦公的進(jìn)度,所以,計(jì)算機(jī)具有邏輯結(jié)果,使得數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間不會(huì)相互干擾,從而保障處理出來(lái)的數(shù)據(jù)具有一定的準(zhǔn)確性。
2.2.2 辦公的數(shù)據(jù)庫(kù)能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)更新
由于在使用辦公自動(dòng)化來(lái)完成各項(xiàng)工作時(shí),會(huì)用計(jì)算機(jī)來(lái)調(diào)出數(shù)據(jù)庫(kù)的信息和數(shù)據(jù),進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的功能,但是,按照辦公用戶的需求,為了同一用戶在使用不同的計(jì)算機(jī)設(shè)備或者不同的地區(qū)登陸辦公軟件時(shí),能夠直接的調(diào)用用過(guò)的數(shù)據(jù)庫(kù),就使得數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容能夠進(jìn)行異地同步更新,最終,保障了異地辦公的工作效率。
2.2.3 增強(qiáng)了辦公信息的安全性
在整個(gè)自動(dòng)化辦公的過(guò)程中,保障辦公信息的安全是最為主要的問(wèn)題,目前,也有了相應(yīng)的解決措施。
(1)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密,是指在面對(duì)安全等級(jí)較高的文件時(shí),應(yīng)當(dāng)列為重點(diǎn)保護(hù)的文件,并進(jìn)行數(shù)據(jù)加密,然后,若有用戶進(jìn)行非法訪問(wèn)的時(shí)候,該安全防護(hù)就會(huì)發(fā)揮作用,保護(hù)文件。
(2)就是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行授權(quán),實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)控。
(3)可以啟用防火墻。這時(shí)最為常見(jiàn)的一種保護(hù)系統(tǒng),可以對(duì)信息進(jìn)行過(guò)濾和掃描,有效的防止病毒入侵,從而保障計(jì)算機(jī)的安全。
3 結(jié)束語(yǔ)
綜上所述,發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用到各行各業(yè)之中,尤其是辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)有,為辦公系統(tǒng)帶來(lái)了極大的變化,顯著的提高了工作效率,增加了一定的科學(xué)性,但是,由于網(wǎng)絡(luò)具有一定的危險(xiǎn)性,所以,在應(yīng)用的同時(shí),應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)重視,避免辦公信息的泄露及丟失,因此,一定要對(duì)辦公自動(dòng)化的技術(shù)進(jìn)行完善,為各個(gè)公司的利益做出保障。
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電子技術(shù)與軟件工程2016年18期