文/上海市疾病預(yù)防控制中心　王曉輝

大數(shù)據(jù)時代背景下的企業(yè)檔案利用服務(wù)探討

文/上海市疾病預(yù)防控制中心王曉輝

信息技術(shù)發(fā)展迅猛，大數(shù)據(jù)時代來臨，大數(shù)據(jù)時代給企業(yè)檔案利用服務(wù)提出了更高的要求?；谝陨希疚膹拇髷?shù)據(jù)時代概述入手，簡要分析了大數(shù)據(jù)時代背景下企業(yè)檔案利用服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)，并探討了企業(yè)檔案利用服務(wù)對策，旨在提升大數(shù)據(jù)時代背景下企業(yè)檔案利用服務(wù)水平。

大數(shù)據(jù)時代；企業(yè)；檔案；利用服務(wù)；數(shù)據(jù)挖掘

大數(shù)據(jù)時代已然來臨，傳感器、移動設(shè)備以及社交網(wǎng)絡(luò)遍布世界各個角落，每天都有著海量數(shù)據(jù)產(chǎn)生，在大數(shù)據(jù)時代下，企業(yè)需要準確快捷的獲取數(shù)據(jù)，有效的分析數(shù)據(jù)，挖掘數(shù)據(jù)價值，為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展做貢獻。本文簡要探討了大數(shù)據(jù)時代背景下企業(yè)檔案利用服務(wù)的相關(guān)問題。

一、大數(shù)據(jù)時代概述

大數(shù)據(jù)指的是海量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，其有著數(shù)量大、實時性強、多樣化等特點，對于企業(yè)來說，大數(shù)據(jù)中蘊含著重要的價值。以某企業(yè)檔案館為例，隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，企業(yè)檔案存儲量已經(jīng)從GB級別上升到PB級別，包含四百余萬卷案卷和四千萬余萬件檔案，檔案數(shù)據(jù)量呈現(xiàn)出幾何倍數(shù)的增長趨勢，檔案資源中包含掃描圖像、電子表格、傳真、音視頻信息以及文字檔案和演示文稿等眾多非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)形式，大數(shù)據(jù)的特點可見一斑。

二、大數(shù)據(jù)時代背景下企業(yè)檔案利用服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)時代背景下，企業(yè)檔案呈現(xiàn)出了數(shù)量大、形式豐富、更新迅速等特點，這給企業(yè)檔案館利用服務(wù)帶來了一定的挑戰(zhàn)。

（一）在海量數(shù)據(jù)中查找所需要的檔案信息。在大數(shù)據(jù)時代背景下，企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的信息越來越多，作為檔案保存的文件也呈爆炸式增長，大數(shù)據(jù)時代，互聯(lián)網(wǎng)高度發(fā)達，電子文件應(yīng)用廣泛，信息的豐富也給企業(yè)檔案的利用帶來了挑戰(zhàn)。以企業(yè)檔案檢索為例，過去主要依靠卡片檢索和手工著錄檢索為主要檢索形式，而在大數(shù)據(jù)時代背景下，企業(yè)檔案數(shù)量井噴，“脹庫”現(xiàn)象屢見不鮮，這就給檔案檢索帶來了挑戰(zhàn)，如何在海量的檔案數(shù)據(jù)中及時、準確的找出所需要的信息至關(guān)重要。

（二）在海量數(shù)據(jù)中挖掘信息價值。知識管理是企業(yè)檔案管理的重要發(fā)展趨勢，企業(yè)不僅需要利用數(shù)據(jù)和文件，同時需要挖掘海量數(shù)據(jù)之后蘊含的價值和知識，如何將檔案中海量的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為價值和知識是大數(shù)據(jù)時代背景下企業(yè)檔案利用服務(wù)的一大挑戰(zhàn)。價值和知識是抽象的概念，其并不是簡單的存儲于信息和數(shù)據(jù)中，在利用的過程中需要企業(yè)進行數(shù)據(jù)挖掘。在信息貧瘠和紙質(zhì)檔案時代，依靠人工就可以實現(xiàn)檔案價值挖掘，但在大數(shù)據(jù)時代下，這種方式顯然是不可行的，海量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的應(yīng)用使得手工挖掘價值難以實現(xiàn)，如何利用信息技術(shù)來挖掘檔案中海量數(shù)據(jù)的價值和知識是企業(yè)檔案利用服務(wù)工作急需解決的問題。

三、大數(shù)據(jù)時代背景下企業(yè)檔案利用服務(wù)對策

大數(shù)據(jù)時代給企業(yè)檔案利用服務(wù)帶來了新的特點和新的挑戰(zhàn)，企業(yè)應(yīng)當積極創(chuàng)新、轉(zhuǎn)變業(yè)務(wù)流程，并應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和文本挖掘技術(shù)，以此來提升檔案利用服務(wù)質(zhì)量和效率。

（一）轉(zhuǎn)變業(yè)務(wù)流程。上文中提到，大數(shù)據(jù)的海量性、形式多樣性及更新的快速性給企業(yè)檔案檢索帶來了一定的困難，傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)查詢模式的局限性逐漸凸顯出來，傳統(tǒng)的收集、管理、存儲和利用的企業(yè)檔案業(yè)務(wù)流程已然落后，因此，企業(yè)應(yīng)當針對大數(shù)據(jù)時代的特點，合理的轉(zhuǎn)變業(yè)務(wù)流程，積極應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘、模式識別等技術(shù)來檢索多種形式的企業(yè)檔案，在海量數(shù)據(jù)中實現(xiàn)自己需要信息的定位，實現(xiàn)信息的初步篩選，之后在進行檔案利用服務(wù)，將傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)變?yōu)槭占?、管理、存儲、?shù)據(jù)挖掘、利用，只有這樣才能夠提升企業(yè)檔案利用服務(wù)質(zhì)量和效率。

（二）應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘和文本挖掘。挖掘檔案數(shù)據(jù)中的價值和知識是企業(yè)檔案利用服務(wù)的根本目的，在這個過程中需要應(yīng)用先進數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。

對于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)來說，其指的是從海量、模糊、不完全的數(shù)據(jù)中挖掘數(shù)據(jù)蘊含的潛在應(yīng)用價值信息和相關(guān)知識，以此為基礎(chǔ)為企業(yè)經(jīng)營管理提供指導(dǎo)，對于企業(yè)檔案利用服務(wù)來說，主要應(yīng)用文本挖掘技術(shù)，即對文本數(shù)據(jù)進行挖掘和分析。企業(yè)檔案文本挖掘涉及分析、消除噪音、衍生語言特征處理等眾多文本處理過程，經(jīng)過這些處理過程來使非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)榻Y(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，從而實現(xiàn)有價值信息和知識的挖掘與探索。具體的挖掘流程如圖1所示：

圖1 數(shù)據(jù)挖掘流程

在檔案利用服務(wù)中，數(shù)據(jù)挖掘可以借助數(shù)據(jù)挖掘平臺來實現(xiàn)，以模式識別技術(shù)和相關(guān)音視頻技術(shù)為基礎(chǔ)建立數(shù)據(jù)挖掘平臺，抽取概念，挖掘相關(guān)內(nèi)容，為企業(yè)提供檔案搜索和應(yīng)用服務(wù)，按照具體應(yīng)用來構(gòu)建平臺架構(gòu)，包含數(shù)據(jù)采集、處理、挖掘和智能搜索應(yīng)用等眾多功能，從而更好地實現(xiàn)檔案利用服務(wù)。

四、結(jié)論

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代背景下，企業(yè)檔案利用服務(wù)面臨著檔案信息查找和價值與知識挖掘等挑戰(zhàn)，企業(yè)應(yīng)當轉(zhuǎn)變檔案利用服務(wù)流程，加入信息篩選步驟，并利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)來挖掘檔案信息中蘊含的價值和知識，以此來提升大數(shù)據(jù)時代背景下企業(yè)檔案利用服務(wù)水平，更好地發(fā)揮檔案利用服務(wù)對企業(yè)經(jīng)營管理的重要作用。

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