郝海媛

（北京信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院，北京100016）

中大型會議項(xiàng)目的風(fēng)險管理策略

郝海媛

（北京信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院，北京100016）

中大型會議項(xiàng)目占我國會議市場份額的一半，這些項(xiàng)目具有一定脆弱性、復(fù)雜性和交叉性。會議通常是一個臨時項(xiàng)目，因此主辦方大多缺乏項(xiàng)目風(fēng)險管理的意識和能力。會議項(xiàng)目的特點(diǎn)決定了其風(fēng)險管理的特點(diǎn)，在會議項(xiàng)目的啟動、籌備和會期三個階段，不同的會議要素存在著不同的風(fēng)險，需要選擇回避，減輕、轉(zhuǎn)移、接受等策略進(jìn)行風(fēng)險管理。

大中型會議；項(xiàng)目；風(fēng)險；管理策略

會議是會展中的重要部分，是經(jīng)濟(jì)交往、文化傳播的重要方式和平臺。美國項(xiàng)目管理協(xié)會對項(xiàng)目的定義是為創(chuàng)造獨(dú)特的產(chǎn)品或服務(wù)開展的臨時性工作。策劃和組織一次中大型會議包括一系列獨(dú)特、復(fù)雜并相互關(guān)聯(lián)的活動，這些活動有著一個明確的目標(biāo)，必須在特定的時間、預(yù)算、資源限定內(nèi)，依據(jù)規(guī)范完成。會議的運(yùn)營需要進(jìn)行項(xiàng)目管理，其中一項(xiàng)重要的內(nèi)容是風(fēng)險控制和管理。我國會議市場化發(fā)展的較晚，會議運(yùn)營人才缺乏，專業(yè)的會議服務(wù)機(jī)構(gòu)較少，大部分會議由主辦單位自行籌備，因此會議的運(yùn)營管理缺乏項(xiàng)目管理的規(guī)范性，風(fēng)險管理也缺乏系統(tǒng)性。

一、研究內(nèi)容

（一）中大型會議的界定

業(yè)界以及學(xué)術(shù)界對會議的定義缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，按照會議的功能并結(jié)合國際組織對會議的界定，本文研究的會議是指在簽約的場所進(jìn)行的，超過四個小時的，人數(shù)超過三十人，按照一定程序開展的，組織有序的，以口頭交流活動為主的，以達(dá)到議事協(xié)調(diào)、信息交流、知識傳播、推介聯(lián)絡(luò)等目的群體活動。結(jié)合我國會議市場實(shí)際，本文研究的中大型會議指一百人以上的會議。

（二）中大型會議的特點(diǎn)

根據(jù)《中國會議統(tǒng)計(jì)分析報告》，我國會議市場中一百人以上規(guī)模的會議占到近一半的比例，其中100～300人的會議在大約占到中大型會議中的70%。我國會議主辦機(jī)構(gòu)承辦會議占到了80%的比例，但從2010年以來逐年減少，五年來減少了8.4%。主辦機(jī)構(gòu)臨時統(tǒng)籌會議，往往缺乏會議組織和管理經(jīng)驗(yàn)。

（三）會議項(xiàng)目風(fēng)險管理研究現(xiàn)狀

項(xiàng)目風(fēng)險是指可能導(dǎo)致項(xiàng)目損失的不確定性。風(fēng)險管理是指項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)以科學(xué)管理的方式對可能遇到的風(fēng)險進(jìn)行計(jì)劃、識別、評估、應(yīng)對和監(jiān)控的過程，以實(shí)現(xiàn)保障項(xiàng)目實(shí)施并達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的實(shí)踐活動的總稱。杭州伍方會議服務(wù)有限公司對曾350名的會議策劃者進(jìn)行調(diào)查，結(jié)果發(fā)現(xiàn)僅有16%的人認(rèn)為風(fēng)險管理極其重要，55%的會議策劃者沒有規(guī)范的緊急事件處理對策或管理體系。文獻(xiàn)研究中針對會議的風(fēng)險研究較少，胡瀟瀟（2015）分析了中國—南亞博覽會的風(fēng)險管理辦法和原則，并提出了會議風(fēng)險管理的程序和內(nèi)容，周武秀（2012）以焊接工程國際會議為例從會議策劃、籌備、會期以及會后總結(jié)四個階段介紹和分析了該會議中的風(fēng)險管理。

（四）風(fēng)險研究的意義

會議與旅游一樣都有明顯的脆弱性，最直接的表現(xiàn)就是不可抗力會導(dǎo)致會議的推遲、規(guī)模減小甚至取消。會議的脆弱性還表現(xiàn)在受經(jīng)濟(jì)形勢的影響，行業(yè)的發(fā)展影響著會議的規(guī)模。中大型會議還會受到某些政策的影響，如政府采購政策、消防安全政策等。會議項(xiàng)目風(fēng)險管理規(guī)劃和風(fēng)險管理能力對會議的舉辦及成功起到重要的作用。

二、中大型會議項(xiàng)目特點(diǎn)及風(fēng)險管理特點(diǎn)

（一）中大型會議項(xiàng)目的特點(diǎn)

1.復(fù)雜性。一是會議利益相關(guān)方的多樣性。行業(yè)或社團(tuán)會議涉及到一個或多個主辦機(jī)構(gòu)，承辦機(jī)構(gòu)、協(xié)辦機(jī)構(gòu)、支持機(jī)構(gòu)、合作媒體、贊助商等多方利益主體。企業(yè)商業(yè)會議籌備中涉及到銷售、品牌、生產(chǎn)、研發(fā)、物流、財務(wù)等多個部門的共同協(xié)作配合。二是會議目標(biāo)和功能的多樣性。會議往往承擔(dān)多重功能，如推廣、教育和交流功能等，因此會議日程和活動內(nèi)容相應(yīng)地呈現(xiàn)多樣性。三是會議供應(yīng)商的多樣性，會議的供應(yīng)商涉及到專業(yè)會議組織者、目的地管理公司、會議場地、設(shè)備及技術(shù)服務(wù)、餐飲、住宿、交通、演講人、禮儀、媒體、翻譯、搭建等一系列的服務(wù)供應(yīng)商。

2.各項(xiàng)工作任務(wù)的相互交叉和交疊開展。一般的會議項(xiàng)目會分為若干個職能組，在責(zé)任矩陣表中，許多工作涉及到多個部門的共同協(xié)作。胡瀟瀟列出的中國——南亞博覽會責(zé)任分配表中，32項(xiàng)工作中23項(xiàng)需要多個部門的協(xié)同合作。甘特圖進(jìn)度表呈現(xiàn)了會議項(xiàng)目在整體以時間為序的推進(jìn)過程中，各子任務(wù)的交叉特性。

（二）會議項(xiàng)目風(fēng)險的特點(diǎn)

1.時效性。會議運(yùn)營在不同階段所面臨的風(fēng)險是不同的。

2.動態(tài)性。會議的風(fēng)險管理是一個動態(tài)的過程。在會議運(yùn)營過程中，會議的某些要素發(fā)生變化，風(fēng)險管理計(jì)劃將需要重新評估。

3.經(jīng)濟(jì)性。為了降低或預(yù)防未來可能出現(xiàn)的問題需要，風(fēng)險管理需要消耗一定的資源。

4.信息依賴性。會議的風(fēng)險管理需要及時準(zhǔn)確的信息作為判斷基礎(chǔ)，因此各部門之間密切的信息溝通與信息處理能力非常重要。

三、中大型會議項(xiàng)目風(fēng)險管理策略

項(xiàng)目風(fēng)險管理中風(fēng)險的識別和應(yīng)對策略的執(zhí)行是進(jìn)行會議項(xiàng)目風(fēng)險管理的基礎(chǔ)。

（一）會議項(xiàng)目風(fēng)險識別

1.利益相關(guān)方即包括主辦、承辦、協(xié)辦等組織機(jī)構(gòu)，也包括贊助商等合作伙伴，還包括政府機(jī)構(gòu)相關(guān)主管部門，如會議審批機(jī)構(gòu)、消防安全部門等。其中可識別的風(fēng)險主要有相關(guān)方的配合程度以及對會議項(xiàng)目的投入情況。此類風(fēng)險主要出現(xiàn)在會議籌備初期，但貫穿整個會議項(xiàng)目周期。

2.資金是項(xiàng)目得以運(yùn)行的基本保障。對于企業(yè)類會議，整體經(jīng)濟(jì)形勢和企業(yè)財務(wù)狀況將影響會議的預(yù)算支出，因此其主要風(fēng)險是會議預(yù)算支出管理。對于協(xié)會類會議和學(xué)術(shù)會議，在其籌備期中需要消耗掉一定的資金來完成相應(yīng)支付，造成現(xiàn)金流的風(fēng)險。此外學(xué)術(shù)類會議的資金風(fēng)險來自于參會者注冊費(fèi)的不確定性。此外，會議周期越長，通貨膨脹、利率變化和稅收政策變化對會議財務(wù)收入和支出的風(fēng)險越大。

3.嘉賓和參會人員是會議項(xiàng)目的服務(wù)主體和服務(wù)目標(biāo)，能否達(dá)成預(yù)期目標(biāo)將決定了會議的質(zhì)量。主要的風(fēng)險是嘉賓的出席與嘉賓參加活動的質(zhì)量，參會人員的數(shù)量和質(zhì)量以及參會人員的滿意度。

4.供應(yīng)商的服務(wù)是需要重點(diǎn)風(fēng)險管理的要素，包括合同執(zhí)行能力和服務(wù)商自身的風(fēng)險管理能力。如注冊軟件供應(yīng)商的信息處理能力和數(shù)據(jù)安全措施，場地供應(yīng)商的場地安全管理能力，餐飲供應(yīng)商的食品安全管理能力。

（二）風(fēng)險評估及應(yīng)對策略

風(fēng)險對應(yīng)策略的實(shí)施可以改變風(fēng)險發(fā)生的概率、風(fēng)險后果的性質(zhì)和風(fēng)險后果的大小。常見的風(fēng)險應(yīng)對策略包括（見下表）。

表會議不同階段不同要素的風(fēng)險評估和應(yīng)對策略

1.回避策略，當(dāng)風(fēng)險可能性較大且沒有替代方法的情況下，通過改變計(jì)劃或通過詳盡的規(guī)劃盡量保證計(jì)劃的可行性。在會議項(xiàng)目啟動初期，需要確定利益相關(guān)方并進(jìn)行項(xiàng)目資金規(guī)劃，因此，這兩方面需要識別可能存在的風(fēng)險和評估項(xiàng)目的可行性，并根據(jù)評估結(jié)果修改會議方案，從而回避風(fēng)險。

2.減輕策略，采取可用的措施降低風(fēng)險概率或影響，即通過采取預(yù)防性方案或嚴(yán)格執(zhí)行等措施降低風(fēng)險發(fā)生的可能性或風(fēng)險帶來的后果。此策略主要用于項(xiàng)目籌備期和會期階段，可采用的措施通常是項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行跟進(jìn)、充分的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制、嚴(yán)格的合同管理等方式。

3.轉(zhuǎn)移策略，將風(fēng)險由第三方承擔(dān)。在會議項(xiàng)目中，風(fēng)險轉(zhuǎn)移主要是將風(fēng)險轉(zhuǎn)移給產(chǎn)品或服務(wù)供應(yīng)商，因此需要選擇有能力管理產(chǎn)品或服務(wù)范圍內(nèi)風(fēng)險的供應(yīng)商。

4.接受策略，基本不采取特定的措施或通過制定備用方案來應(yīng)對風(fēng)險。這一消極策略主要適用于會期階段和風(fēng)險較小的部分。

四、結(jié)語

大中型會議項(xiàng)目風(fēng)險管理計(jì)劃的實(shí)施需要有效的溝通，包括會議籌備人員溝通風(fēng)險管理計(jì)劃和程序，與會議利益相關(guān)方溝通風(fēng)險的監(jiān)督與防范流程，并且在規(guī)避和處理風(fēng)險時獲取必要的支持和資源。風(fēng)險監(jiān)督需要在持續(xù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行，根據(jù)項(xiàng)目情況的變化發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險并尋求計(jì)劃改善或規(guī)避風(fēng)險，同時監(jiān)督風(fēng)險管理計(jì)劃是否需要調(diào)整或細(xì)化，從而保證風(fēng)險管理處于動態(tài)的穩(wěn)定狀態(tài)中。

［1］胡瀟瀟.中國—南亞博覽會風(fēng)險管理研究［D］.昆明：云南大學(xué)，2015.

［2］周武秀.2012焊接工程國際會議項(xiàng)目風(fēng)險管理［D］.北京：北京工業(yè)大學(xué)，2012.

［3］王赫然.會展活動現(xiàn)場風(fēng)險控制與應(yīng)對措施［J］.價值工程，2015（6）：157-158.

［4］杜華.會展活動中的風(fēng)險防范與管理對策研究［J］.現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2015（24）.

［5］王起靜.會展項(xiàng)目管理［M］.北京：中國商務(wù)出版社，2004.

［6］劉?，?會議業(yè)縱論［M］.北京：中國商務(wù)出版社，2014.

［責(zé)任編輯：紀(jì)姿含］

C939

A

1005-913X（2016）10-0117-02

2016-04-22

郝海媛（1980-），女，上海人，講師，碩士，研究方向：會展管理。