徐勤斐
摘要:檔案記錄了單位的發(fā)展歷史和重要信息資料,對于單位的管理和發(fā)展具有重要的價值意義。本文主要針對事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行探討,并提出了提高檔案管理水平的創(chuàng)新思路,以供參考。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;管理創(chuàng)新
中圖分類號:G271 文獻(xiàn)識別碼:A 文章編號:1001-828X(2016)024-000-01
一、引言
事業(yè)單位是以社會公益為目的的重要服務(wù)組織,隨著我國各項(xiàng)事業(yè)改革的不斷推進(jìn),事業(yè)單位作為重要的組成部分,對于檔案的管理也做出重大的轉(zhuǎn)變。在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速的背景下,事業(yè)單位要進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作,更好地發(fā)揮檔案管理的作用,事業(yè)單位必須要有針對性采取有效策略,加快檔案管理工作創(chuàng)新,以提升事業(yè)單位檔案管理水平和效益,加快檔案現(xiàn)代化管理實(shí)現(xiàn)的進(jìn)程。
二、事業(yè)單位檔案管理目前現(xiàn)況
1.檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對薄弱
從當(dāng)前事業(yè)單位的管理情況來看,檔案管理沒有作為重點(diǎn)工作引起事業(yè)單位的關(guān)注,導(dǎo)致在工作實(shí)踐中,對國家相關(guān)法律學(xué)習(xí)和貫徹不力,這樣就使檔案管理工作的開展缺乏有力的理論基礎(chǔ),導(dǎo)致管理混亂情況的出現(xiàn)。當(dāng)前事業(yè)單位對于檔案的管理,沒有清晰的管理機(jī)制,缺乏合理的工作流程即工作標(biāo)準(zhǔn),這樣就算是制定了檔案管理制度,也無法得到有效落實(shí),并且缺乏監(jiān)督、監(jiān)管,使得檔案沒有規(guī)范性可言,檔案雜亂無章、私自處理等情況成為了常見現(xiàn)象,嚴(yán)重違反了檔案管理的目的和原則,還為事業(yè)單位管理工作增加了負(fù)擔(dān),造成了巨大的資源浪費(fèi)。
2.檔案管理模式相對滯后
提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率,就需要從根本上改革檔案管理模式。在職能日益清晰、責(zé)任更加明確的背景下,事業(yè)單位日常檔案信息處理,也逐漸變得繁瑣和復(fù)雜起來。但是,由于受傳統(tǒng)觀念的影響,事業(yè)單位的檔案管理模式,卻未有明顯的改變。事業(yè)單位缺乏建立健全的檔案管理機(jī)制,僅依靠傳統(tǒng)流程根本無法及時完成對檔案信息的處理,還由于事業(yè)單位內(nèi)很多都不配備先進(jìn)的管理設(shè)備,因此檔案管理就一直沿用傳統(tǒng)的管理方式,這使得檔案管理工作不僅效率低下,還使的很多資料資源受到了破壞。
3.檔案管理相關(guān)資源利用不足
目前,信息科技已經(jīng)廣泛應(yīng)用到社會生活、工作等各個領(lǐng)域,并日益成為推動發(fā)展的重要工具。盡管檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分,但由于一直對其沒有正確認(rèn)識,并且沒有足夠的重視,因此根本沒將現(xiàn)代信息化手段引入到檔案管理中,導(dǎo)致檔案管理效率和效益比較低。甚至在很多單位,檔案管理室不僅簡陋,而且必要的配置也沒有備齊,更不用說現(xiàn)代化的檔案管理工具了。雖然有些單位的檔案管理進(jìn)行了計(jì)算機(jī)的處理和儲存,但并未得到有效的利用。很多事業(yè)單位對檔案資源僅僅視為是存檔的資料,工作的開展也只停留在對資料的真理和存儲上,沒有開展后期的分析和利用,很多具有價值的資料就被埋沒其中了,浪費(fèi)了有效信息的利用價值,也使得檔案管理工作進(jìn)入了相當(dāng)被動的狀態(tài)之中。
4.從事檔案管理的人員缺乏應(yīng)有的專業(yè)技能和素質(zhì)
對當(dāng)前事業(yè)單位從事檔案管理的人員隊(duì)伍進(jìn)行分析,我們可以看出,很多事業(yè)單位從事檔案管理工作的人員并不是專業(yè)人員,其往往都身兼多職,對于檔案的管理不僅缺乏專業(yè)性,也缺乏應(yīng)有的責(zé)任心,這就對檔案管理工作的有效開展造成很大的影響。另外,事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視,沒有組織相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)和工作指導(dǎo),這也使得檔案管理人員在處理文件資料時,缺乏有序性、規(guī)范性,保存也不夠及時和標(biāo)準(zhǔn),導(dǎo)致后期檔案的查閱及使用都受到限制。
三、新形勢下提高事業(yè)單位檔案管理水平的創(chuàng)新思路
1.創(chuàng)新檔案管理制度,促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展
制度是工作開展的依據(jù),更是提升效率的有效工具,因此要改變事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀,提升工作的整體效率,首先就是要制定完善的檔案管理制度。第一,明確檔案管理制度的方向,清晰管理內(nèi)容,對機(jī)構(gòu)崗位設(shè)置制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范;第二,要突出制度的管制作用和地位平等性。在對檔案制度進(jìn)行變革時,一定要從管理者和員工兩個方面進(jìn)行約束設(shè)置,保證檔案管理制度具有獨(dú)立性以及規(guī)范性;第三,制度中設(shè)置嚴(yán)格的界線,獎罰分明。對于負(fù)責(zé)、工作積極的員工一定要給與獎勵,為了自己利益擅自惡意更改檔案資料、出現(xiàn)非法行為的員工,一定要給與適當(dāng)?shù)膽土P,保證事業(yè)單位檔案管理工作的順利、健康發(fā)展。
2.創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè),提高檔案管理水平
事業(yè)單位在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速的大環(huán)境下,要尋求穩(wěn)定的發(fā)展,就必須對當(dāng)前的形勢有正確的認(rèn)識,看到當(dāng)前信息技術(shù)的優(yōu)勢,并充分將其利用,不斷提升檔案管理的效率。事業(yè)單位要從軟硬件方面進(jìn)行改進(jìn),不僅實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備的配備,保證文字類、圖片類資料的紙質(zhì)化和數(shù)據(jù)格式的并存,保證信息資料的完備性。同時,檔案管理工作還要重視對技術(shù)的改進(jìn)和創(chuàng)新,并通過網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)信息的共享,從整體上提升檔案資料的管理質(zhì)量。
3.改革單位內(nèi)檔案管理的服務(wù)手段,提升信息資料利用率
事業(yè)單位對檔案管理沒有給與足夠的重視,因此檔案管理工作的開展缺乏有效性。針對這點(diǎn),事業(yè)單位必須做出理念上的轉(zhuǎn)變,除了對檔案管理引起重視,還要通過檔案管理服務(wù)手段的不斷改革,提高檔案開發(fā)的力度,使有價值的檔案資料得到充分的開發(fā)和利用??梢栽O(shè)置單位內(nèi)局域網(wǎng),強(qiáng)化信息的檢索功能,使單位能可以創(chuàng)建起自己的小型圖書館,不僅方便了各部門資料的查閱和利用,還使檔案服務(wù)手段得到了升級,促進(jìn)了檔案管理工作的發(fā)展。
4.建立健全培訓(xùn)機(jī)制,強(qiáng)化技能,增強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)能力
數(shù)字化的趨勢不斷加強(qiáng),對于檔案管理工作亦是如此。從事檔案管理的人員必須認(rèn)清當(dāng)前的情況,加大業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)和提升。事業(yè)單位也要創(chuàng)立健全的培訓(xùn)機(jī)制,結(jié)合事業(yè)單位本身的實(shí)際情況,針對管理人員開展有效的專業(yè)培訓(xùn)。培訓(xùn)應(yīng)將結(jié)合網(wǎng)絡(luò)知識,強(qiáng)化實(shí)體培訓(xùn)。對管理人員的專業(yè)基礎(chǔ)理論知識開展引導(dǎo)性學(xué)習(xí),通過不斷的實(shí)踐,增強(qiáng)他們的技能操作能力,不斷促進(jìn)檔案管理工作水平的提升。
四、結(jié)語
綜上所述,在新形勢下,事業(yè)單位檔案管理工作的重要性更加凸顯。在日常管理實(shí)踐中,事業(yè)單位只有立足單位檔案管理實(shí)踐,從多個方面加強(qiáng)對人才的培養(yǎng),并強(qiáng)化創(chuàng)新培養(yǎng),開展有針對性地有效策略,才能不斷提高檔案管理水平,使其經(jīng)濟(jì)效益和社會效益得到最大化發(fā)揮。
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