馬晨佳　李新瑞　梁婧

◇中圖分類號：F232 文獻標識碼：A 文章編號：1002-5812（2016）17-0110-02

摘要：文章以用友U8.72財務軟件為例，對其總賬應用模式、財務系統(tǒng)應用模式、財務業(yè)務一體化應用模式下的會計核算過程和各種錯賬更正方法的應用過程進行分析，并針對會計信息化環(huán)境下錯賬更正方法使用過程中存在的問題針對性地提出建議。

關鍵詞：會計信息化 錯賬更正 方法

會計信息化環(huán)境下的錯賬更正是指財務軟件操作人員在記賬時的誤操作很可能導致憑證的各項目要素出錯，其在發(fā)現(xiàn)錯誤后需及時采用合適的方法予以更正。

一、會計信息化環(huán)境下的錯賬更正方法

（一）負數(shù)更正法。當發(fā)現(xiàn)本會計期間的憑證在記賬后出現(xiàn)會計科目錯誤，或會計科目正確但所記金額大于應記金額的情況時，均可以采用負數(shù)更正法。

（二）補充登記法。補充登記法與負數(shù)更正法一樣，只能更正當前會計期間在記賬后所發(fā)現(xiàn)的憑證錯誤數(shù)據(jù)。但與負數(shù)更正法不同的是，它適用于記賬憑證的會計科目正確，但所記金額小于應記金額的情況。

（三）即時修訂法。即時修訂法是一種通過修改、作廢、刪除等方式即時更正未審核憑證的錯誤的方法。其在使用時有三點需要注意：第一，使用該方法的是各系統(tǒng)的制單員，其他人員無此權(quán)限；第二，此方法只適用于未審核的憑證；第三，由子系統(tǒng)生成的憑證應在相關子系統(tǒng)中進行修改。

（四）編輯更正法。編輯更正法是一種專門用于會計信息化環(huán)境下的對當前會計期間正在錄入時發(fā)現(xiàn)的憑證錯誤進行更正的方法。它可以代替手工環(huán)境下的劃線更正法。

（五）逆向操作法。逆向操作法不同于其他四種方法，它是一種無法獨立使用的錯賬更正方法，需要在憑證審核、記賬、結(jié)賬后從后往前逆向操作取消結(jié)賬、記賬、審核，然后結(jié)合即時修訂法進行修正。

二、用友U8.72軟件不同應用模式下的錯賬更正方法應用

（一）總賬應用模式?？傎~應用模式是一種在總賬系統(tǒng)中依據(jù)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務手工錄入憑證的會計核算應用模式。

1.編輯更正法。某經(jīng)濟業(yè)務為2016年1月5日以銀行存款1 000元購買辦公用品。但是，在錄入憑證時將制單日期輸成了2016年1月3日，因此系統(tǒng)顯示憑證不序時。此時可采用編輯更正法進行更正，只需將2016年1月3日直接改成2016年1月5日即可。

2.即時修訂法。某經(jīng)濟業(yè)務為2016年2月5日以銀行存款200元購買辦公用品。但是，該筆經(jīng)濟業(yè)務的憑證在保存后即發(fā)現(xiàn)將日期輸成了2016年2月7日，且已無法修改。此時可采用即時修訂法先將該憑證作廢及刪除，然后重新填制一張正確的憑證。

3.負數(shù)更正法。某經(jīng)濟業(yè)務為以銀行存款2 000元預付租金，但在輸入憑證時，借方科目誤用為“管理費用”，并已審核記賬。此時可采用負數(shù)更正法進行更正。首先，在系統(tǒng)中錄入一張所填內(nèi)容與錯誤憑證相同、只有金額為負的憑證。分錄如下：

借：管理費用 -2 000

貸：銀行存款 -2 000

然后，重新錄入一張正確的憑證。分錄如下：

借：待攤費用 2 000

貸：銀行存款 2 000

最后再對這兩張憑證審核記賬。

4.補充登記法。某經(jīng)濟業(yè)務為用現(xiàn)金96元購買辦公用品，但在輸入憑證時，將借貸方金額誤記為69元，并已審核記賬。此時可采用補充登記法進行更正，即在系統(tǒng)中錄入一張所填內(nèi)容與錯誤憑證相同，只是金額為27元的憑證，并對該憑證審核記賬。分錄如下：

借：管理費用 27

貸：庫存現(xiàn)金 27

5.逆向操作法。某經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時隨附三張原始單據(jù)。但是，該筆經(jīng)濟業(yè)務的憑證在審核記賬后發(fā)現(xiàn)附件張數(shù)為兩張。此時需要將逆向操作法與即時修訂法結(jié)合起來進行更正。也就是說，先取消憑證的記賬與審核，再將附件張數(shù)修改為三張，最后重新審核記賬。

總之，在此模式下發(fā)生的各類型錯賬均可用上述五種錯賬更正方法來更正。

（二）財務系統(tǒng)應用模式。財務系統(tǒng)應用模式是一種基于總賬應用模式，并在此基礎上增加固定資產(chǎn)、工資管理、應收應付系統(tǒng)的會計核算應用模式。

1.固定資產(chǎn)系統(tǒng)。

問題描述：新增一項10 000元的固定資產(chǎn)，在將所填制的資產(chǎn)增加卡片制單并審核后發(fā)現(xiàn)憑證上的金額為1 000元。

主要原因：固定資產(chǎn)系統(tǒng)的制單員在填制資產(chǎn)增加卡片時將原值10 000元誤錄為1 000元。

解決方案：固定資產(chǎn)系統(tǒng)生成的憑證在總賬系統(tǒng)無法修改，所以要在總賬系統(tǒng)中用逆向操作法取消憑證審核后在固定資產(chǎn)系統(tǒng)用即時修訂法先將其刪除，再將此張資產(chǎn)增加卡片上的1 000元改為10 000元，最后重新制單并審核。

2.工資管理系統(tǒng)。

問題描述：某員工每月基本工資5 000元，獎金800元，交通補助300元，代扣稅和社會保險費合計400元，當月請事假5天（每天扣款20元），財務人員據(jù)此手工計算出其本月實領工資為5 600元，但是在錄入正確的工資數(shù)據(jù)后，系統(tǒng)根據(jù)設置好的工資項目和計算公式生成的工資發(fā)放憑證上顯示的實發(fā)合計是5 700元，此時該憑證已審核。

主要原因：在工資數(shù)據(jù)錄入正確的情況下，系統(tǒng)生成的工資發(fā)放憑證上顯示的實發(fā)合計錯誤，很可能是錄入各工資項目的計算公式或者設置各工資項目的增減項時出現(xiàn)錯誤，進而導致實發(fā)合計的計算公式出現(xiàn)錯誤。逐一排查后發(fā)現(xiàn)，各工資項目的計算公式輸入正確，多出的100元系減項計入扣款合計中的事假扣款誤設置成增項計入應發(fā)合計所致。

解決方案：工資管理系統(tǒng)生成的憑證在總賬系統(tǒng)無法修改，所以要在總賬系統(tǒng)中用逆向操作法取消憑證審核后在工資管理系統(tǒng)用即時修訂法先將其刪除，再將原工資項目中的事假扣款增減項設置由增項改為減項，最后重新制單并審核。

3.應收應付系統(tǒng)。

問題描述：根據(jù)某收款單生成的憑證經(jīng)總賬系統(tǒng)審核后發(fā)現(xiàn)憑證上的收款金額有誤。

主要原因：應收應付系統(tǒng)的制單員在錄入收款單時將金額輸錯。

解決方案：應收應付系統(tǒng)生成的憑證在總賬系統(tǒng)無法修改，所以要在總賬系統(tǒng)中用逆向操作法取消憑證審核后在應收應付系統(tǒng)用即時修訂法先將其刪除，再在棄審此張收款單后更正金額，最后重新制單并審核。

總之，在此模式下發(fā)現(xiàn)錯賬的時點一般是在生成的憑證經(jīng)總賬系統(tǒng)審核后，所選用的錯賬更正方法為逆向操作法與即時修訂法。

（三）財務業(yè)務一體化應用模式。財務業(yè)務一體化應用模式是一種將企業(yè)的財務與業(yè)務活動相結(jié)合的綜合應用模式。這種模式在前兩種模式的基礎上增加了采購、銷售、倉存管理及存貨等核算系統(tǒng)。

1.采購管理系統(tǒng)。

問題描述：某采購入庫單在存貨核算系統(tǒng)生成憑證，經(jīng)審核后發(fā)現(xiàn)金額與實際不符。

主要原因：采購管理系統(tǒng)的制單員在填寫采購入庫單時將采購金額輸錯。

解決方案：存貨核算系統(tǒng)生成的憑證在總賬系統(tǒng)無法修改。要先在總賬系統(tǒng)中用逆向操作法反審核憑證，然后在存貨核算系統(tǒng)用即時修訂法先將其刪除，之后修改采購入庫單中的金額，最后重新制單并審核。

銷售管理系統(tǒng)與采購管理系統(tǒng)錯賬更正方法的應用相類似，不再贅述。

2.倉存管理系統(tǒng)。

問題描述：經(jīng)調(diào)撥單生成的憑證在總賬系統(tǒng)審核后發(fā)現(xiàn)某些要素存在錯誤。

主要原因：倉存管理系統(tǒng)的制單員在錄入調(diào)撥單時將某些要素錄入錯誤。

解決方案：倉存管理系統(tǒng)生成的憑證在總賬系統(tǒng)無法修改。應在總賬系統(tǒng)中用逆向操作法反審核憑證后在倉存管理系統(tǒng)用即時修訂法刪除憑證。接著，在反審核調(diào)撥單后根據(jù)實際情況修改調(diào)撥單中的錯誤數(shù)據(jù)。最后，重新制單并審核。

總之，此模式下發(fā)現(xiàn)錯賬的時點和更正方法與財務系統(tǒng)應用模式下基本一致。

三、錯賬更正方法在應用過程中存在的問題

（一）不符合操作規(guī)范?！稌嫹ā泛汀稌嫼怂丬浖竟δ芤?guī)范》明確規(guī)定，如果企業(yè)使用計算機進行會計核算，那么，財務軟件的使用及其生成的憑證、賬簿、報表等必須符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定。而且，財務軟件必須提供對已保存憑證的審核功能，審核后不能再對憑證進行修改。如憑證在審核、記賬、結(jié)賬后發(fā)現(xiàn)確需修改，可在有記錄痕跡的前提下進行修改。另外，如果在審核、記賬后發(fā)現(xiàn)憑證會計科目、金額存在差錯，可用紅字沖銷法或補充更正法錄入憑證進行更正。

但在用友U8.72財務軟件的操作過程中，憑證記賬后發(fā)現(xiàn)有錯需用負數(shù)更正法進行更正，紅字沖銷憑證可由總賬系統(tǒng)中的紅字對沖功能自動生成，這與上述規(guī)定存在出入。而且逆向操作法雖然可以更加方便地更正錯賬，但是由于其提供的有痕跡記錄并不完善，所以也違背了上述有關規(guī)定。

（二）造成內(nèi)控制度虛設。不同于手工環(huán)境下可以通過筆跡來區(qū)分責任，會計信息化環(huán)境下逆向操作法的使用可以不留痕跡地修改會計信息。所以，其本身需要制定更為嚴格的內(nèi)控制度，但是逆向操作法不僅導致內(nèi)控制度中不同權(quán)限人員之間相互制約的制度形同虛設，而且也容易使各系統(tǒng)操作人員的工作態(tài)度發(fā)生改變，對工作不負責任。

（三）引發(fā)財務數(shù)據(jù)混亂。首先，在使用用友U8.72財務軟件將某一會計期間的財務數(shù)據(jù)編制成財務報表后，需要將其中的部分報表及時對外報送。如果事后再通過逆向操作法對本會計期間的業(yè)務進行修改，很可能導致財務報表數(shù)據(jù)的前后不一致，違背財務報告的及時性與客觀性原則，而且很可能會給企業(yè)帶來嚴重的經(jīng)濟損失。其次，用友U8.72財務軟件中逆向操作功能的實現(xiàn)，一般基于記賬數(shù)據(jù)的全面及準確保留和全面可逆。從理論上講這些是可以實現(xiàn)的，但在設計軟件時，由于其功能的涉及面較廣、數(shù)據(jù)處理比較復雜，所以一般難以實現(xiàn)。如果頻繁使用逆向操作法，很可能導致賬面數(shù)據(jù)混亂，嚴重的話可能導致整個財務軟件系統(tǒng)癱瘓，影響企業(yè)的正常運作。最后，不同人員的操作能力和理解能力不同，所以，操作人員在使用逆向操作法跨年度更正錯賬時，會因不同年份的會計科目體系的不同而錯誤操作。一旦發(fā)生這種情況，很可能導致年度數(shù)據(jù)混亂，給企業(yè)造成不必要的麻煩與損失。

四、完善逆向錯賬更正方法的建議

經(jīng)過以上分析可知，用友U8.72財務軟件不同應用模式下出現(xiàn)問題的主要是逆向操作法，本文對此提出以下建議。

（一）重新設計會計軟件。（1）增加使用逆向操作法的自動記錄功能。包括自動記錄使用逆向操作法的時間、人員、原因及位置等。以符合國家相關規(guī)定，實現(xiàn)真正意義上的有痕跡修改，并保證財務數(shù)據(jù)的真實可靠。（2）增加對財務報表發(fā)生變動的自動說明功能。因為逆向操作法很可能使財務報表數(shù)據(jù)發(fā)生變動，所以在設計軟件時可以增加對財務報表發(fā)生變動的說明功能。當財務報表發(fā)生變動時，系統(tǒng)在報表附注中自動記錄下出錯的地方、原因及修改過程等，以把握會計信息的前后不一致，避免造成財務數(shù)據(jù)混亂。

（二）加強企業(yè)的內(nèi)部管理。首先，在企業(yè)內(nèi)部制定較為完善的財務軟件管理和監(jiān)督機制。其次，管理層應加強對軟件操作人員的職業(yè)道德教育，培養(yǎng)其獨立負責的工作態(tài)度，指導他們嚴格按照財務軟件的操作流程和國家相關規(guī)定操作，盡量避免發(fā)生錯賬。最后，嚴格界定各系統(tǒng)操作人員的權(quán)限，使其可以完成真正意義上的相互制約。

（三）改進逆向操作功能的不可行性。企業(yè)在購買軟件后應由專業(yè)的測試人員反復對其進行可行性測試，確保在使用逆向操作法時可以實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)全面、準確的保留與可逆。

（四）嚴格限制逆向操作功能的使用。（1）加強對逆向操作法的授權(quán)。在使用用友U8.72財務軟件進行會計業(yè)務核算時，各系統(tǒng)的記賬人員對賬簿的準確性負全責。因此，為明確責任和防止濫用逆向操作法，需規(guī)定各系統(tǒng)的操作人員必須在得到系統(tǒng)管理員的授權(quán)后才能采用逆向操作法。（2）限期取消相關人員的逆向操作權(quán)限。一般而言，在財務軟件剛開始投入使用或財會人員接受軟件培訓時會頻繁使用逆向操作法。因此，為了防止因使用逆向操作法而出現(xiàn)混亂，企業(yè)可以規(guī)定其可使用期限為軟件投入使用后的半年或一年，當使用期滿時，由系統(tǒng)管理員取消相關人員的逆向操作權(quán)限。（3）加大制度建設，嚴格處罰力度。財政部門首先要作出對于提供逆向操作法更正錯賬的財務軟件必須具有能夠反映完整的錯賬更正過程的痕跡記錄功能的明確規(guī)定，其次要明令禁止操作人員使用具有會計舞弊性質(zhì)的跨年度的逆向操作法，最后還要對操作人員利用逆向操作法從事違法犯罪的行為制定相應的處罰規(guī)定。S

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