熊冬珠

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2016）08-000-02

摘要文書(shū)檔案建設(shè)工作在單位的發(fā)展中發(fā)揮了重要的作用，是一個(gè)單位生產(chǎn)管理、技術(shù)開(kāi)發(fā)和科學(xué)研究等活動(dòng)的主要參考依據(jù)，對(duì)提升單位的管理質(zhì)量、運(yùn)營(yíng)水平都發(fā)揮著重要作用。應(yīng)將文書(shū)檔案建設(shè)工作作為單位管理工作的重要組成部分，加強(qiáng)對(duì)檔案建設(shè)管理工作的重視，充分發(fā)揮檔案管理的職能，明確檔案管理工作的重要性，將“死數(shù)據(jù)，活運(yùn)用”，為解決單位前進(jìn)發(fā)展中存在的問(wèn)題提供依據(jù)，使檔案建設(shè)體發(fā)揮出在單位建設(shè)中的強(qiáng)大效能。

關(guān)鍵詞檔案建設(shè)單位管理問(wèn)題單位效能

文書(shū)檔案是對(duì)單位的發(fā)展過(guò)程中，形成的決策方針、科研成果、運(yùn)作經(jīng)營(yíng)等重要的原始記錄材料，也是單位管理工作中不可缺少的組成部分。單位的文書(shū)檔案最主要的功能就是能夠再現(xiàn)歷史，是單位領(lǐng)導(dǎo)參與決策和開(kāi)展工作的重要原始憑證，是單位文化建設(shè)工作的主要來(lái)源，對(duì)提升單位的能力，促進(jìn)單位管理水平的提高，具有重要作用。

一、單位檔案建設(shè)中存在的問(wèn)題

檔案的建設(shè)主要應(yīng)從“收、管、用”三方面著手。但在現(xiàn)實(shí)當(dāng)中，許多單位的檔案意識(shí)淡薄，從上至下沒(méi)有形成良好的管檔風(fēng)氣，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）檔案收集意識(shí)很薄弱

文書(shū)檔案工作不僅僅是管檔人員的職責(zé)，更是每一個(gè)“單位人”的職責(zé)。工作過(guò)程中，應(yīng)注意每一份過(guò)程材料的收集體，到一項(xiàng)工作任務(wù)完成，整個(gè)過(guò)程從開(kāi)始的方案、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等材料均依事情發(fā)生順序或時(shí)間順序依次完整的收集。但現(xiàn)實(shí)中，很多單位與個(gè)人都非常忽視收集過(guò)程，工作任務(wù)完成，形成材料就不知所蹤，檔案收集意識(shí)不到位。

（二）檔案管理設(shè)施不到位

檔案管理設(shè)施不到位，沒(méi)有意識(shí)到單位檔案建設(shè)對(duì)單位的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和人才管理造成的重要影響，導(dǎo)致單位的檔案管理工作在單位的發(fā)展中不被重視，多存在被動(dòng)的工作局面。因而，沒(méi)有專設(shè)檔案存放庫(kù)房、檔案柜，甚至連檔案盒都不使用不一，更不提“三室分開(kāi)”，專人專管。

（三）檔案管用制度不健全

檔案建設(shè)的管理、使用制度不完善，致使文書(shū)檔案建設(shè)工作流于表面，不深入、不細(xì)致，沒(méi)有充分發(fā)揮檔案建設(shè)的服務(wù)職能。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的改革，許多單位實(shí)施了重組轉(zhuǎn)制，而由于前期檔案管制工作的不系統(tǒng)，不健全，給重組工作帶來(lái)一定的阻力，出現(xiàn)較多的誤差。

二、優(yōu)化單位檔案建設(shè)的方法

首先，提高檔案建設(shè)人員的專業(yè)素質(zhì)，作為一名單位檔案管理人員，必須要具備較高的政治素養(yǎng)，能夠最大限度的發(fā)揮單位檔案管理工作的作用。要定期的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)道德和愛(ài)崗敬業(yè)教育，培訓(xùn)相關(guān)的檔案建設(shè)專業(yè)知識(shí)，使檔案管理人員能夠?qū)ο嚓P(guān)的檔案知識(shí)、工作程序和管理技巧進(jìn)行了解，為文書(shū)檔案建設(shè)工作提供基礎(chǔ)。

其次，促進(jìn)單位檔案建設(shè)的信息化，檔案建設(shè)的信息化主要是指在檔案管理中，應(yīng)該充分發(fā)揮單位檔案的信息化功能，促進(jìn)檔案信息聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，能夠保障檔案信息得到最大限度的發(fā)揮，強(qiáng)化檔案建設(shè)的服務(wù)職能。

最后，應(yīng)該將檔案管理工作由傳統(tǒng)的手工做賬向自動(dòng)化的操作做賬方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，將單位的檔案館作為資源管理的中心，運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案設(shè)備，建立完善的單位檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，促進(jìn)單位文書(shū)檔案建設(shè)工作的創(chuàng)新，發(fā)揮文書(shū)檔案建設(shè)工作的服務(wù)職能，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

三、檔案建設(shè)對(duì)發(fā)揮單位效能的重要作用

（一）再現(xiàn)歷史，提供依據(jù)

檔案建設(shè)是單位管理工作的重要組成部分，對(duì)單位的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)的高效開(kāi)展具有重要作用。單位建立檔案部門(mén)的最主要目的就是對(duì)單位的發(fā)展情況和發(fā)展歷史做出詳細(xì)的記錄工作，起到再現(xiàn)單位歷史的重要作用。在單位的后續(xù)發(fā)展中，可以充分利用檔案建設(shè)來(lái)為單位的發(fā)展提供可靠的依據(jù)，為單位的發(fā)展提供依據(jù)和基礎(chǔ)，對(duì)單位的發(fā)展具有重要作用。

（二）領(lǐng)導(dǎo)決策，提供依據(jù)

單位的檔案中記錄了大量的單位資料，主要包括文本資料和單位發(fā)展資料等，是單位的歷史的原始記錄，實(shí)現(xiàn)了對(duì)單位真實(shí)歷史的還原，起到了再現(xiàn)歷史的重要作用，具有真實(shí)性和完整性的特征，具有極高的說(shuō)服力。單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員在進(jìn)行決策的過(guò)程中，通常都會(huì)將檔案作為單位的原始資料，作為單位發(fā)展和各項(xiàng)決策工作的憑證，是單位領(lǐng)導(dǎo)人決策的主要參考依據(jù)，對(duì)單位的發(fā)展具有重要意義。

（三）考核員工，提供依據(jù)

人力資源檔案和單位業(yè)務(wù)檔案也是單位檔案的重要組成部分，實(shí)現(xiàn)了對(duì)單位員工工作情況和單位業(yè)務(wù)發(fā)展情況的真實(shí)記錄，具有檔案信息可靠性的特點(diǎn)。對(duì)單位員工的考核是單位發(fā)展中一項(xiàng)重要的工作，單位的領(lǐng)導(dǎo)人員不能對(duì)所有單位員工的工作狀態(tài)全部了解，在對(duì)單位員工進(jìn)行考核的過(guò)程中，通過(guò)對(duì)單位檔案的查閱工作，能夠?qū)挝粏T工的真是工作、業(yè)務(wù)和學(xué)習(xí)經(jīng)歷進(jìn)行有效的考察，明確其獎(jiǎng)懲情況。同時(shí)，通過(guò)對(duì)單位檔案的了解，還能明確單位員工的德、能、勤、績(jī)等情況進(jìn)行了解，為考核單位員工提供了可靠和科學(xué)的參考依據(jù)，能夠幫助單位選出優(yōu)秀的員工，為單位的發(fā)展提供條件。

（四）文化建設(shè)，重要來(lái)源

單位的檔案建設(shè)自身具有較強(qiáng)的文化性，是由于單位的檔案主要是記錄了單位的發(fā)展歷程，對(duì)單位的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展情況做出了詳細(xì)和全面的激勵(lì)，如實(shí)的反映出了單位在漫長(zhǎng)的發(fā)展過(guò)程中，存在的問(wèn)題和單位發(fā)展的優(yōu)勢(shì)，是單位經(jīng)營(yíng)管理和生產(chǎn)建設(shè)的重要寫(xiě)照。同時(shí)，檔案中也反映出了單位的發(fā)展思想，能夠?qū)挝贿^(guò)去的思想觀念進(jìn)行了解，為單位的發(fā)展能夠提供可靠的參考依據(jù)。在建設(shè)單位的文化過(guò)程中，要對(duì)單位的檔案信息進(jìn)行深入的研究，主要是對(duì)單位的文化建設(shè)歷史和單位文化建設(shè)的精髓等問(wèn)題進(jìn)行深入的分析和研究工作，明確單位的文化建設(shè)發(fā)展情況，促進(jìn)了單位文化建設(shè)工作的有效開(kāi)展，提高了文化建設(shè)的發(fā)展水平。同時(shí)，單位在進(jìn)行文化建設(shè)的過(guò)程中，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資料的全面了解和如實(shí)記錄，豐富了單位的檔案資源，使單位檔案更具活力。因此，應(yīng)該做好單位的管理工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)單位檔案的真實(shí)記錄，對(duì)單位文書(shū)檔案建設(shè)工作具有重要意義。

結(jié)論：?jiǎn)挝坏臋n案建設(shè)是單位工作的重要組成部分，對(duì)單位的發(fā)展具有重要作用，本文對(duì)當(dāng)前單位文書(shū)檔案建設(shè)工作中存在的問(wèn)題作出了分析，并針對(duì)檔案建設(shè)中存在的問(wèn)題提出了解決的策略，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的創(chuàng)新，強(qiáng)化了檔案管理工作的職能，對(duì)提升單位的檔案建設(shè)管理具有重要作用。單位的文書(shū)檔案建設(shè)工作對(duì)提高單位的效能具有重要作用，主要表現(xiàn)為為單位的發(fā)展提供參考，為領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供依據(jù)，是考核單位員工的重要方法，也是單位文化建設(shè)的重要來(lái)源，對(duì)單位的發(fā)展起到了促進(jìn)作用。

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