韋 薇

南京信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院實(shí)習(xí)研究員 210023

高校國有資產(chǎn)檔案管理的主要問題及對策

韋 薇

南京信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院實(shí)習(xí)研究員 210023

分析高校國有資產(chǎn)管理工作的特點(diǎn)和國有資產(chǎn)檔案管理存在的問題，提出做好高校國有資產(chǎn)檔案管理的對策。

國有資產(chǎn)；檔案管理

高校國有資產(chǎn)檔案是指在高校國有資產(chǎn)管理工作中形成的具有招投標(biāo)文件、購買合同、資產(chǎn)檔案、出入庫文件、報(bào)廢文件、捐贈文件等材料。高校國有資產(chǎn)檔案是高校國有資產(chǎn)管理工作的真實(shí)記錄，是高校資產(chǎn)監(jiān)管部門工作的依據(jù)，是高校建設(shè)發(fā)展的憑證，維護(hù)國家財(cái)產(chǎn)安全的重要組成部分。過去十幾年，高校規(guī)?？焖侔l(fā)展，國有資產(chǎn)短期內(nèi)迅速膨脹，國有資產(chǎn)管理工作跟不上高校發(fā)展速度，面對這種新的國有資產(chǎn)管理工作新形勢，高校國有資產(chǎn)檔案管理存在諸多問題。

一、當(dāng)前高校國有資產(chǎn)管理工作的主要問題

（一）國有資產(chǎn)檔案材料不齊全。由于歷史原因，國有資產(chǎn)檔案在校區(qū)搬遷過程或者是人員交接過程中，造成資產(chǎn)檔案材料不齊全。由于高校規(guī)模快速發(fā)展，資產(chǎn)采購量較大，資產(chǎn)檔案管理任務(wù)繁重，導(dǎo)致直接或間接造成資產(chǎn)檔案的流失。如對國有資產(chǎn)申購、驗(yàn)收、使用、維修、改造各個環(huán)節(jié)中形成的文件材料沒能及時歸檔，造成檔案材料的缺失與不完整，使得國有資產(chǎn)出現(xiàn)了故障后因?yàn)椴荒艿玫搅己玫木S修和保養(yǎng)。

（二）資產(chǎn)檔案制度不健全。有些高校對資產(chǎn)檔案管理工作的重要性缺乏認(rèn)識，沒有健全資產(chǎn)檔案管理制度和資產(chǎn)管理員，資產(chǎn)檔案工作沒有納入學(xué)校的資產(chǎn)管理工作中去，沒有與資產(chǎn)的計(jì)劃管理、采購供應(yīng)和使用等工作緊密結(jié)合，這是造成高校資產(chǎn)檔案缺失和不全的主要原因。有些部門進(jìn)行資產(chǎn)采購過程中未將檔案沒有列入項(xiàng)目管理工作中，資產(chǎn)檔案管理員處于服務(wù)于項(xiàng)目工程的被動的從屬地位，致使采購結(jié)束后不進(jìn)行國有資產(chǎn)檔案驗(yàn)收。

（三）資產(chǎn)檔案管理手段的原始化。在信息化時代，手工仍運(yùn)用于資產(chǎn)檔案的文書整理立卷、歸檔等工作中。這樣就造成立卷程序和方法仍很傳統(tǒng)，根據(jù)文件的主要類型或文件的特征進(jìn)行區(qū)分和初步組合，擬寫案卷題名，排列卷內(nèi)文件并編號，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表，編制案卷封面，并對案卷進(jìn)行裝封。隨著科技的發(fā)展，很多的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換成電子文檔，掃描紙質(zhì)文檔，建立電子檔案，已經(jīng)是迫在眉睫。

（四）資產(chǎn)管理員人員素質(zhì)參差不齊。高校的固定資產(chǎn)規(guī)模較大，一般高校國有資產(chǎn)處人員編制較少，多由各部門人員兼任，沒有檔案管理知識背景，沒有經(jīng)過培訓(xùn)就上崗，專業(yè)素質(zhì)、理論水平、思想觀念等方面參差不齊的問題十分突出，因而很難將資產(chǎn)檔案收集整理完整，這樣就會造成資產(chǎn)檔案整理分類缺乏系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性，致使資產(chǎn)檔案存檔材料不規(guī)范，給今后的利用工作帶來極大的不便。

二、提高高校資產(chǎn)檔案管理的措施

（一）健全資產(chǎn)檔案管理體制。國有資產(chǎn)管理工作是高校工作的組成部分。由于國有資產(chǎn)工作涉及面廣，工作量大，因此，高校要把國有資產(chǎn)管理工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃，其中做好資產(chǎn)檔案管理工作是保證國有資產(chǎn)不流失，提高利用率的最行之有效的途徑，因此高校需對國有資產(chǎn)檔案的管理工作的要引起足夠的重視，健全資產(chǎn)檔案管理制度，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，明確責(zé)任，落實(shí)到人。

（二）提高資產(chǎn)管理員的業(yè)務(wù)水平。專職資產(chǎn)檔案管理員須有檔案管理知識背景，能夠很好的把全校的國有資產(chǎn)資料進(jìn)行分類歸檔，定期為各類兼職的檔案管理員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化自主工作意識，認(rèn)識資產(chǎn)檔案的管理的重要性。及時做好各類資產(chǎn)檔案的整理、歸檔。每年進(jìn)行一次資產(chǎn)大清查，進(jìn)行檔案的查漏補(bǔ)缺，對資產(chǎn)。

（三）提高國有資產(chǎn)檔案的利用率。國有資產(chǎn)檔案存檔的好多利弊問題都是在調(diào)閱國有資產(chǎn)檔案的過程中發(fā)現(xiàn)的，合理的修正檔案目錄的樹狀圖，科學(xué)的將國有資產(chǎn)檔案進(jìn)行分類，提高國有資產(chǎn)檔案存檔后的使用率，最大發(fā)揮國有資產(chǎn)的價值。

（四）建立資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)。開發(fā)國有資產(chǎn)管理系統(tǒng)，將所有的資產(chǎn)采購，立項(xiàng)，驗(yàn)收，歸檔，通通在國有資產(chǎn)管理系統(tǒng)上進(jìn)行操作。這樣既免去所有工作人員跑來跑去的申報(bào)，提高工作效率，同時對國有資產(chǎn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，最大化的保證國有資產(chǎn)檔案的完整性。既方便今后檔案的查找、調(diào)閱，節(jié)省保管檔案的空間，同時也對所有過程進(jìn)行很好的監(jiān)控，對國有資產(chǎn)的管理提高到一個新臺階。

針對高校資產(chǎn)檔案管理中存在的問題，科學(xué)的提高國有資產(chǎn)檔案管理，促進(jìn)國有資產(chǎn)檔案工作更好地服務(wù)于學(xué)校的科學(xué)發(fā)展，確保國有資產(chǎn)的完整，實(shí)現(xiàn)國有資產(chǎn)的科學(xué)配置，實(shí)現(xiàn)國有資產(chǎn)的價值。

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