陳海英++樊安

【摘 要】 本文以職業(yè)教育系統(tǒng)中的行政辦公室職能分析為對(duì)象，從日常工作職責(zé)、教學(xué)資源維護(hù)與使用管理和信息收集與宣傳等方面對(duì)職能化的具體工作內(nèi)容進(jìn)行探討。強(qiáng)調(diào)行政辦公室工作的職責(zé)，保障工作內(nèi)容和工作方式與教育發(fā)展趨勢(shì)的一致性，為教學(xué)和研究提供服務(wù)和保障。

【關(guān)鍵詞】 職業(yè)教育；辦公室；職能化

行政辦公室的管理在工作內(nèi)容方面具有極強(qiáng)的復(fù)雜性，具體工作通常會(huì)涉及到內(nèi)部的眾多部門(mén)，在辦公室行政工作中，只有有效結(jié)合眾多部門(mén)、多方面的力量才能保證日常工作的順利開(kāi)展。在職業(yè)教育系統(tǒng)，行政辦公室職能化不僅包含行政職能，同時(shí)在為教學(xué)和研究服務(wù)等方面有著重要的含義。

在職業(yè)技術(shù)學(xué)校中，作為教育的基本場(chǎng)所，主要的功能是教學(xué)和研究，在教育系統(tǒng)，服務(wù)是行政的主要工作，支持教學(xué)和研究的日常開(kāi)展是行政辦公室的主要工作目標(biāo)。在職能化范疇內(nèi)，制定學(xué)校（院）的管理制度、服務(wù)教學(xué)一線、維護(hù)學(xué)院正常工作開(kāi)展等方面具有重要職責(zé)。本文以辦公室具體工作內(nèi)容為基礎(chǔ)，對(duì)職業(yè)教育行政辦公室職能化要求的工作職能、教學(xué)設(shè)施管理、安全管理、信息采集與宣傳管理等方面進(jìn)行分析，探討主要工作內(nèi)容和方式，努力完善行政辦公室職業(yè)化管理的職責(zé)認(rèn)知，提高辦公室工作效率，保障工作的順利開(kāi)展。

一、行政辦公室工作職能

日常工作中，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨的教育方針和政策，樹(shù)立管理育人、服務(wù)育人。具體工作職能主要包含文案制訂、會(huì)議組織、教學(xué)資源管理、職工后勤保障等諸多內(nèi)容。

做好公文收發(fā)和上傳下達(dá)工作。認(rèn)真做好各類公文起草工作，按照上級(jí)有關(guān)文件要求，起草工作計(jì)劃、規(guī)劃、匯報(bào)、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、交流材料、合同、通知等公文；做好文印、收發(fā)文件、信函、傳真、報(bào)刊分送等工作。

全面、周密做好會(huì)議會(huì)務(wù)工作，確保各類會(huì)議圓滿成功的召開(kāi)。組織安排學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子黨政聯(lián)席會(huì)議和全院職工會(huì)議，督促、檢查各部門(mén)執(zhí)行會(huì)議決議。

在日常工作中，通過(guò)建立健全制度對(duì)職工的勞資，勞動(dòng)紀(jì)律考核，崗位津貼及各種補(bǔ)貼分配和發(fā)放工作進(jìn)行保障。處理接待群眾來(lái)信和來(lái)訪，及時(shí)將來(lái)訪內(nèi)容歸類報(bào)送相關(guān)部門(mén)處理，不斷完善工作內(nèi)容，改進(jìn)工作方式，提高工作效率。

抓好水電供應(yīng)、清潔衛(wèi)生等后勤保障工作。全院辦公設(shè)備的日常維護(hù)保養(yǎng)工作及辦公用品的使用和發(fā)放工作。

二、教學(xué)設(shè)施管理

教學(xué)設(shè)施管理涉及教室、教室內(nèi)的公用資源、計(jì)算機(jī)多媒體教室及其配套資源和教具等教學(xué)過(guò)程中要用到的設(shè)施。在具體管理過(guò)程中，建立使用標(biāo)準(zhǔn)流程，通過(guò)制度涵蓋所涉及的注意事項(xiàng)。

日常管理中必須注意教學(xué)設(shè)施的存放使用環(huán)境。例如，禁止在多媒體教室內(nèi)進(jìn)食、吸煙、隨地吐痰等；及時(shí)采取措施保持教學(xué)設(shè)施的干凈整潔；教學(xué)用品要各歸其位，不能隨意亂放；日常管理中要注意教學(xué)設(shè)施的防曬、防水、防潮等問(wèn)題；行政辦公室辦負(fù)責(zé)教學(xué)設(shè)施的日常維護(hù)、維修與管理；定期檢查桌椅、門(mén)窗、照明、電源、多媒體設(shè)備等是否完好。

使用教學(xué)設(shè)施應(yīng)在教學(xué)計(jì)劃內(nèi)，獲得批準(zhǔn)后進(jìn)行使用，教室使用必須保證教學(xué)內(nèi)計(jì)劃。在不影響正常教學(xué)的前提下，校內(nèi)單位或個(gè)人可以借用教室，建立健全的教室借用制度和流程。例如，借用方需填寫(xiě)《教室使用申請(qǐng)表》并簽署《教室使用告知書(shū)》。在保障教學(xué)計(jì)劃內(nèi)活動(dòng)之外，教室由行政辦公室統(tǒng)一調(diào)配管理，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得擅自更改教室用途，不得擅自使用教室。

教學(xué)設(shè)施的安全保障管理涉及使用安全、日常安全維護(hù)、消防安全和軟件硬件安全維護(hù)等工作。在使用過(guò)程中禁止與教學(xué)活動(dòng)無(wú)關(guān)的人員進(jìn)入機(jī)房。日常應(yīng)定期檢查機(jī)房供電、用電設(shè)施，若發(fā)現(xiàn)故障必須停止使用并及時(shí)聯(lián)系專業(yè)人員進(jìn)行排查處理，不得隨意亂拉亂接電線，用電器材應(yīng)選用安全有保證的。

三、信息收集與宣傳管理

行政辦公室具有協(xié)調(diào)各部門(mén)之間配合工作的職能，為了促進(jìn)各部門(mén)之間對(duì)各自工作內(nèi)容的互相了解，進(jìn)一步做好學(xué)院宣傳工作，行政辦公室應(yīng)緊緊圍繞學(xué)院的中心工作，積極收集各項(xiàng)工作信息，充分發(fā)揮信息宣傳的重要作用，推進(jìn)學(xué)院信息收集和宣傳工作管理的科學(xué)化、規(guī)范化。

宣傳稿件的主要內(nèi)容堅(jiān)持圍繞學(xué)院建設(shè)、改革發(fā)展等重要工作與活動(dòng)信息。以學(xué)生思想政治教育、素質(zhì)拓展工程、學(xué)風(fēng)校風(fēng)建設(shè)等為基礎(chǔ)。以教育教學(xué)改革、師資隊(duì)伍建設(shè)、人才培養(yǎng)模式深化、課程建設(shè)、實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)、校企合作、科研成果等內(nèi)容為重點(diǎn)。針對(duì)學(xué)生最為關(guān)心的招生、就業(yè)工作信息開(kāi)展專題報(bào)道。以學(xué)院及學(xué)校網(wǎng)站、各類正式出版刊物作為載體，宣傳內(nèi)容圍繞各部門(mén)主要工作信息和院系之間交流的信息。

辦公室根據(jù)信息收集和宣傳狀況，制定宣傳工作方案，明確工作分工，統(tǒng)籌推進(jìn)宣傳信息工作。制定相關(guān)的考評(píng)與獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)工作成績(jī)突出的科室和個(gè)人進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。在信息采集和宣傳工作過(guò)程中充分調(diào)動(dòng)各部門(mén)職工的參與積極性。

職業(yè)教育學(xué)校行政辦公室在日常工作中應(yīng)強(qiáng)化具體工作的職責(zé)，以職責(zé)為己任，在教學(xué)資源管理、信息收集與宣傳和日常事務(wù)中充分體現(xiàn)服務(wù)于上下級(jí)各部門(mén)的服務(wù)性；高效協(xié)調(diào)不同部門(mén)之間的協(xié)同工作，有效地應(yīng)對(duì)工作內(nèi)容的綜合性和復(fù)雜性；及時(shí)準(zhǔn)確地收集各方面的意見(jiàn)和建議信息，加強(qiáng)信息報(bào)道的全面性和時(shí)效性，保障行政辦公室工作內(nèi)容和工作方式與教育系統(tǒng)發(fā)展趨勢(shì)的一致性。

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