南春艷 唐武京 常 然（復旦大學圖書館 上海 200433）

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ALEPH系統(tǒng)編目模塊的應用實踐與探索

南春艷 唐武京 常 然（復旦大學圖書館 上海 200433）

圖書館集成系統(tǒng)編目模塊必須經過優(yōu)化才能更好地應對外包編目、境外編目等新常態(tài)下編目工作的挑戰(zhàn)。本文介紹復旦大學圖書館在ALEPH系統(tǒng)編目模塊應用服務方面所做的一些改進嘗試，并探索增添分類主題標引提示、不同MARC數(shù)據(jù)的自動轉換、OCLC上傳服務、編目管理報表自動提取等功能的必要性與可能性。

圖書館管理系統(tǒng) ALEPH 編目模塊 應用

圖書館是高校的信息服務機構和重要的學術交流平臺，引進和優(yōu)化圖書館自動化系統(tǒng)，不僅可以促進高校人才培養(yǎng)，也可為其科學研究提供資源基礎。[1]一套優(yōu)秀的圖書館自動化系統(tǒng)，是保障圖書館信息服務，促進圖書館業(yè)務標準化、規(guī)范化的重要措施，有助于提高圖書館的服務能力和工作效率。為方便圖書館數(shù)據(jù)庫資源的管理和利用，復旦大學圖書館2008年引進了ALEPH系統(tǒng)。經過近十年的應用，編目工作人員已深切體會到ALEPH系統(tǒng)編目模塊的強大功能和易用性。

為充分發(fā)掘ALEPH系統(tǒng)的潛力，更好地滿足編目工作的需要，復旦大學圖書館對ALEPH的編目模塊進行了拓展和本地化應用開發(fā)，多年來逐步豐富了ALEPH系統(tǒng)編目模塊的諸多服務功能。本文介紹復旦大學圖書館在圖書館編目界有較高參考價值和一定推廣意義的數(shù)據(jù)提取、校對提示、典藏批處理、工作量統(tǒng)計等方面所采取的創(chuàng)新思路和成效分析，并結合目前復旦大學圖書館的外包編目實踐和即將開展的境外編目業(yè)務，提出ALEPH系統(tǒng)編目模塊進一步發(fā)展的新方向。

1　ALEPH系統(tǒng)編目模塊的服務拓展

2009年起，復旦大學圖書館采取編目全加工外包工作模式，加快了文獻處理的速度，解決了待編圖書的積壓問題。同時，在對外包編目數(shù)據(jù)的校驗工作中，發(fā)現(xiàn)ALEPH系統(tǒng)編目模塊存在以下不足：提取編目數(shù)據(jù)速度慢，影響編目員進行跟蹤校對；系統(tǒng)自動提示信息與人工提示混雜，不便于識別區(qū)分；無法進行批典藏操作；沒有編目工作量自動統(tǒng)計功能，難以快速了解外包編目加工動態(tài)等等。這些不足使得原本ALEPH系統(tǒng)的編目模塊無法再適應大強度外包數(shù)據(jù)編目審核工作的需求。為此，復旦大學圖書館對ALEPH系統(tǒng)編目模塊實施了優(yōu)化編目工作效率的若干技術創(chuàng)新，取得了良好的效果。

1.1編目數(shù)據(jù)快速提取

復旦大學圖書館的圖書著錄加工多采用外包形式，即外包承包商套用外來數(shù)據(jù)進行CNMARC和MARC21編目，為圖書館配置編目數(shù)據(jù)。為保證圖書館書目數(shù)據(jù)體系的完整、標準、規(guī)范和統(tǒng)一，編目審核人員必須對外包編目數(shù)據(jù)進行嚴格把控。

采用原本的ALEPH編目模塊實施校對時，編目審核人員通過檢索記錄（ret-01）調出套錄數(shù)據(jù)，系統(tǒng)響應緩慢，無法對外包數(shù)據(jù)進行及時審校。這個問題帶有一定的普遍性。為解決這一問題，首都師范大學圖書館按批次號進行編目數(shù)據(jù)提取。這種提取方式在響應速度方面有所改善，但不得不等一批圖書加工完畢以后才可以進行校對，存在校對滯后的問題。為了尋找更完善的解決方案，復旦大學圖書館經過多次研討與測試，于2013年在原始編目模塊中擴展了通過高級檢索方式實現(xiàn)快速數(shù)據(jù)提取的功能。具體而言，在高級檢索的下拉菜單中增設編目員代碼（SID |d）、編目日期（SID |e）、記錄來源（SID|a）、記錄來源單位（SID|b）等項目，并在后臺建立相應的索引。通過數(shù)據(jù)快速提取功能，編目審核人員可立即查看索書號、著者、題名、出版年、出版社、叢書名等編目信息，點擊某條數(shù)據(jù)下方界面即可出現(xiàn)該條數(shù)據(jù)包括主題字段在內的詳細書目信息（見圖1），在大部分情況下無需取書對照；如果發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)問題可隨時打開編目記錄。這一功能還可對一次調出的多條編目數(shù)據(jù)按年代、索書號、著者、題名進行排序。改進后，能方便快速地查詢某個編目員某日、某月的編目數(shù)據(jù)，具有針對性、靈活性，為高強度的外包編目數(shù)據(jù)審核工作提供了重要的工具。

圖1　書目信息詳細顯示

1.2 校對提示報表

編目工作質量直接影響讀者對文獻的查準率與查全率，影響整個圖書館的形象。在以資源共享為特征的網(wǎng)絡化圖書館中，高質量的書目數(shù)據(jù)是支撐資源共享的前提。[2]因此，必須對編目數(shù)據(jù)進行質量控制。

校對工作是編目工作質量控制的重要環(huán)節(jié)，是為了保證和提高編目工作的質量而采取的一項技術措施。圖書館傳統(tǒng)編目校對工作采用的是發(fā)現(xiàn)編目數(shù)據(jù)問題，口述或者填寫“校對記錄單”的工作方式，極易造成溝通中的誤解，核對“校對記錄單”也較為繁瑣且容易存在誤差，影響及時、準確地糾正書目數(shù)據(jù)錯誤。

ALEPH系統(tǒng)編目模塊自帶的校對提示功能（com-01）將人工提示與系統(tǒng)提示混合在一起，編目審核人員針對編目數(shù)據(jù)問題給出的人工修改提示，被先前數(shù)據(jù)制作過程中系統(tǒng)產生的眾多過時提示信息所掩蓋。復旦大學圖書館對此加以改進，將人工提示數(shù)據(jù)與系統(tǒng)自動提示數(shù)據(jù)分開處理，新建打印記錄提示報表（Lclcat-999）服務功能，設置書目記錄號、題名、數(shù)據(jù)問題、錯誤類型、校對員代碼、編目員代碼、記錄提示時間、最后修改時間等項內容。外包人員可以通過這一功能查看一定時間范圍內的全部修改提示信息(見圖2)；或者在編目數(shù)據(jù)加工頁面點擊鼠標右鍵選擇“記錄提示”，即可看到當前數(shù)據(jù)的修改提示(見圖3)。

校對提示報表功能，不僅使外包編目員快速獲得直觀清晰的審核修改信息，也方便對外包編目問題按類型進行數(shù)據(jù)分析，同時還可以為外包公司領導和圖書館外包管理人員改進工作提供一定的決策支持。

圖2　書目記錄提示報表

圖3　書目記錄修改提示窗口

1.3典藏數(shù)據(jù)批處理

由于圖書館的館藏文獻資源是一個不斷變化的動態(tài)系統(tǒng)，隨著文獻館藏規(guī)則和館藏地的變化，系統(tǒng)中的典藏信息需要同步更新。另外，為了加快新購圖書的上架速度，減少重復機械勞動，圖書館編目界一直不斷在對編目模塊單冊處理實施優(yōu)化改進。上海交通大學圖書館在ALEPH系統(tǒng)編目模塊采取按分類號自動典藏，這種方式可減少機械性的人工重復勞動。復旦大學圖書館由于采取特殊的多校區(qū)分館館藏設置模式，無法像上海交通大學圖書館一樣實現(xiàn)按分類號自動典藏。2010年，復旦大學圖書館在ALEPH系統(tǒng)管理人員和軟件開發(fā)人員的協(xié)助下，開發(fā)了批典藏服務功能。對館藏地一致的部分圖書通過修改單冊信息（Lclitem-415），能夠實現(xiàn)按條碼進行檢索，統(tǒng)一添加新的單冊分館、單冊狀態(tài)，完成批典藏和批更新處理。2016年實現(xiàn)了按驗收批次號和書商代碼進行批典藏。

利用典藏數(shù)據(jù)批處理功能，可在一兩分鐘內批完成上千條甚至更多單冊數(shù)據(jù)的多分館館藏工作，大大縮短了典藏時間，提高了編目工作的效率與質量。據(jù)統(tǒng)計，復旦大學圖書館平均每年批典藏數(shù)據(jù)占13%，提高典藏工作效率56%。

1.4編目工作量自動統(tǒng)計

編目工作量統(tǒng)計是圖書館編目管理人員了解編目加工動態(tài)，提高編目效率的重要措施。圖書館長期以來的編目統(tǒng)計方式都是由編目員手工逐冊統(tǒng)計原始編目和套錄編目工作量；編目管理人員再每月審核謄抄匯總全館編目工作總量報表。這種方式工作量大，耗時，還極易出錯，尤其對于像復旦大學圖書館這樣年進書量達10萬種12萬冊以上的大館來說更為顯著。加上編目業(yè)務全加工外包，圖書加工周期縮短，編目工作量統(tǒng)計審核工作日益繁重。

早在2008年，復旦大學圖書館開始引進ALEPH圖書館集成系統(tǒng)時，就提出在書目數(shù)據(jù)中設置編目工作量統(tǒng)計代碼字段(SID)的設想。此后，設計的SID字段包括編目類型、編目來源、編目員代碼、編目時間等項目。為區(qū)分原編與套錄、新原編數(shù)據(jù)與歷史遺留數(shù)據(jù)，編目管理人員與ALEPH系統(tǒng)管理員和軟件開發(fā)人員多次研討與測試，將書商數(shù)據(jù)、聯(lián)編下載數(shù)據(jù)設置為套錄編目，將館藏書目數(shù)據(jù)庫中原有的上百萬條書目數(shù)據(jù)和未設置SID字段的采訪數(shù)據(jù)做了區(qū)分標識，于2012年實現(xiàn)了原始編目種數(shù)和套錄編目種數(shù)的系統(tǒng)自動統(tǒng)計。接著又基于ALEPH編目系統(tǒng)中的單冊修改架位項抽取單冊信息，于2014年開發(fā)出編目單冊自動統(tǒng)計功能。

利用編目工作量自動統(tǒng)計功能，編目員可以方便地查詢到某日期范圍內的各自原編工作量、套錄工作量和編目總冊數(shù)。從手工逐冊統(tǒng)計編目種數(shù)的簡單機械勞動中解放出來，可將更多的精力花在書目數(shù)據(jù)制作上，加快編目加工速度。在自動統(tǒng)計功能出臺前，外包公司編目員平均每天加工完成100條書目記錄及相應的單冊典藏，工作量自動統(tǒng)計后可達到日均150條。編目管理人員也從復雜繁瑣的工作量統(tǒng)計審核工作中解放出來，并能第一時間掌控所有編目員的工作進度(見圖4)，以便針對不同情況及時進行人員調配，加強編目加工管理。

圖4　2016年3月份編目工作總量

2　進一步優(yōu)化Aleph系統(tǒng)編目模塊的設想

當前編目工作普遍面臨的三大問題是：分類主題標引、不同MARC格式數(shù)據(jù)轉換、中文書目記錄上傳OCLC。本文結合復旦大學圖書館編目實踐經驗，提出以下改進設想，以使ALEPH系統(tǒng)編目模塊能更好地適應復旦大學圖書館外包編目和境外編目的需要。

2.1分類主題標引提示

圖書文獻經過分類，便有了一個表示它的學科內容或其他顯著特征的分類號，從而能按照一定的分類體系將圖書文獻組成一個系統(tǒng)，滿足圖書館分類排架和建立文獻檢索系統(tǒng)的需要。[3]主題標引工作是建立主題檢索工具和檢索系統(tǒng)的基礎和前提。[4]將文獻中有用的重要信息給以主題標識，可為讀者提供多種檢索途徑，使文獻得到充分利用。因此快速、準確找到主題詞以及對應的分類號已成為圖書館編目領域的共同追求。

中國國家圖書館和上海交通大學圖書館通過建立主題規(guī)范數(shù)據(jù)庫的形式為主題和分類標引提供輔助。上海圖書館2016年也著手開展規(guī)范庫建設工作。但建立主題規(guī)范數(shù)據(jù)庫，并對主題規(guī)范數(shù)據(jù)庫進行日常維護，對規(guī)范記錄與書目記錄斷鏈問題進行監(jiān)控，將是一項宏大的工程。復旦大學圖書館編目外包后，編目崗位人員減少三分之二，留下的編目人員主要精力都投入在編目外包質量控制和即將開展的境外編目工作上。據(jù)調研，國內有許多開展編目外包的圖書館，編目人員崗位都大幅度減少。各館編目人力資源的缺乏使主題規(guī)范數(shù)據(jù)庫的建設工作難以開展。

面對以上編目工作的難題，多年來復旦大學圖書館一直在尋覓新的思路?！吨袊诸愔黝}詞表》和《美國國會圖書館主題詞表》是所有圖書館用戶的主題規(guī)范控制文檔。目前，沒有建立主題規(guī)范庫的圖書館是通過實時信息查詢的方式來輔助標引。一旦斷網(wǎng)，便無法較好地開展編目工作。系統(tǒng)若能將國內外分類主題詞表內置到編目系統(tǒng)中，建立分類法與主題詞的雙向對應表，將為編目人員的分類標引和主題標引提供極大的方便。在編目過程中，當光標移到主題字段，系統(tǒng)可自動提示與該主題詞相關的一個或幾個分類號，供編目員參考；而當光標移到分類號字段時，系統(tǒng)會自動顯示與該分類號相關的幾個主題詞供編目員選擇。得到提示幫助后，可以減輕編目人員和編目審核人員的標引工作強度，加快編目速度，提高編目質量。[5]

2.2不同MARC數(shù)據(jù)的自動轉換

MARC格式是目前圖書館廣泛存在的一種數(shù)據(jù)格式，它對圖書館龐大館藏資源的有效管理起了非常重要的作用。[6]MARC21與CNMARC各有自身的結構特點和規(guī)范著錄的標準。復旦大學圖書館根據(jù)CALIS的編目規(guī)則，對不同語種的文獻分別采用不同的MARC進行書目數(shù)據(jù)制作。

例如，日文圖書采用CNMARC格式著錄，在中文文獻庫開展日文編目業(yè)務，但編目工作中從日本國會圖書館和中國國家圖書館下載的是MARC21數(shù)據(jù)。通過ALEPH現(xiàn)有的MARC21轉換為CNMARC的功能存在諸多問題（見圖5）。編目員在實際操作過程中不得不通過外部程序轉換成CNMARC格式，再批導入中文臨時庫。再如從韓國國會圖書館套錄的每條MARCXML數(shù)據(jù)要進行數(shù)據(jù)合并，再通過二次開發(fā)的MARCXML外部轉換程序進行轉換，最后批導入外文臨時庫。這種做法屬于不得已而為之，對圖書的編目效率有較大的影響。

針對以上問題，建議ALEPH系統(tǒng)在編目模塊中進一步完善MARC數(shù)據(jù)轉換功能，直接在系統(tǒng)內部添加多種不同格式MARC數(shù)據(jù)轉換程序，通過系統(tǒng)自帶功能完成數(shù)據(jù)轉換，而無需通過外部轉換程序。若能實現(xiàn)這一功能，便可省去多余的數(shù)據(jù)轉換環(huán)節(jié)，節(jié)省工作時間，提高編目工作效率。

2.3OCLC上傳服務

OCLC作為全球最大的聯(lián)機編目中心，有近兩萬所圖書館使用Connexion聯(lián)機合作編目服務，將書目記錄和館藏記錄直接上傳至其書目數(shù)據(jù)庫WorldCat中。圖書館可用兩種方式提交MARC21格式的原始編目記錄：一種是通過CNMARC/MARC21轉換軟件，將本館已編目的CNMARC記錄轉換成MARC21記錄，再將書目記錄文件（文件格式為dat或mrc）導入到Connexion中；另一種方式是直接在Connexion創(chuàng)建一條新記錄完成原始編目。目前在OCLC的編目服務中，尚不支持在成員館的編目系統(tǒng)內進行原編上傳操作。

未來設想ALEPH系統(tǒng)能夠根據(jù)Z39.50數(shù)據(jù)庫更新擴展服務協(xié)議，除現(xiàn)有的下載OCLC書目數(shù)據(jù)的功能之外，擴展新的功能，在ALEPH中直接通過編目模塊完成原始編目, 包括增加、更新、刪除遠程數(shù)據(jù)庫記錄等操作。

圖5　系統(tǒng)轉換和外部程序轉換比較

OCLC的編目記錄采用國際通用規(guī)則，對于采用MARC21格式著錄的中文文獻，它要求完善050（國會圖書館分類號）、082（杜威分類號）、650（國會圖書館主題詞），以及羅馬化拼音等字段。為此，若要實現(xiàn)在ALEPH系統(tǒng)內向OCLC上傳編目記錄，需做的配置主要有：訪問OCLC各類規(guī)范庫，實現(xiàn)檢索、創(chuàng)建、應用以及維護LC名稱與主題規(guī)范等各類規(guī)范標題的功能；自動生成羅馬化拼音字段，并在漢語著錄的字段與相應的羅馬化拼音字段之間建立關聯(lián)。

圖6　編目工作統(tǒng)計報表

2.4編目工作統(tǒng)計報表自動提取

目前復旦大學圖書館編目工作量統(tǒng)計已由人工統(tǒng)計提升到自動統(tǒng)計，ALEPH系統(tǒng)尚不具備形成全館編目員的編目數(shù)量和編目質量控制匯總報表的功能，不得不依賴編目管理員分別提取系統(tǒng)中的編目工作量數(shù)據(jù)和校對提示報告數(shù)據(jù)，然后整理統(tǒng)計、計算匯總，需要耗費一定的工時。

針對以上情況，建議開發(fā)ALEPH系統(tǒng)（如圖6所示）的自動報表生成功能。系統(tǒng)從編目工作量統(tǒng)計服務（Lclcom-603）和打印記錄提示報表服務（Lclcat-999）中自動提取，包括原編工作量、套錄工作量、編目冊數(shù)、提交記錄、文獻著錄、分類主題、名稱規(guī)范、索書號等方面數(shù)據(jù)，自動匯總，并能計算出編目錯誤率。系統(tǒng)具備報表自動生成功能，可以節(jié)省編目統(tǒng)計人員的時間，避免因人工匯總整理數(shù)據(jù)而造成的數(shù)據(jù)錯誤，提高數(shù)據(jù)的準確性，便于靈活地篩選所需數(shù)據(jù)。目前，復旦大學圖書館系統(tǒng)部已計劃通過外掛程序實現(xiàn)上述功能，以便館領導能詳細了解編目數(shù)據(jù)制作量和編目質量控制的情況。

ALEPH系統(tǒng)是一個開放的系統(tǒng)，用戶群體眾多，與其他系統(tǒng)相比，易用性好、設置方法靈活、功能強大。復旦大學圖書館在編目工作實踐中，遇到了諸如數(shù)據(jù)提取、編目校對、單冊典藏、工作量統(tǒng)計等問題，提出了相應的解決方案，取得了較好的效果?？晒┬值莛^的編目工作自動化工作參照。針對一些新的問題，本文嘗試分析和提出了相應對策和若干改進思路，可供圖書館自動化系統(tǒng)未來升級改造提供參考。

[1] 李偉超,楊詩哲,梁夢麗.“211工程”高校圖書館自動化系統(tǒng)的利用情況調研分析[J].圖書情報工作,2015(6):59-64.

[2] 楊平松.論分編業(yè)務流程中的校對工作[J].紹興文理學院學報,2003(6):115-117.

[3] 俞君立,陳樹年.文獻分類學[M].武漢:武漢大學出版社,2015:4.

[4] 侯漢清,馬張華.主題法導論[M].北京:國家圖書館出版社,2013:194.

[5] 張維樂,唐武京.圖書館集成管理系統(tǒng)編目子系統(tǒng)的比較研究[J].圖書館工作與研究, 2010(5):25-27.

[6] 任燕舞.MARC數(shù)據(jù)轉換技術研究[J].科技信息,2008(17):62-63.

南春艷 助理館員，復旦大學圖書館采編部。

唐武京 副研究館員，復旦大學圖書館采編部。

常 然 館員，復旦大學圖書館采編部。