李佳璐

【摘要】過(guò)去趨于成熟的檔案整理與裝訂方法不能夠適應(yīng)和滿足新形勢(shì)下的檔案管理需求，檔案整理與裝訂工作的改革勢(shì)在必行。本文主要指出了現(xiàn)階段檔案整理與裝訂存在的顯著性問(wèn)題，進(jìn)一步提出了相關(guān)的改革建議。

【關(guān)鍵詞】檔案；整理；裝訂；改革

檔案整理與裝訂是一種信息管理形式，經(jīng)過(guò)近半個(gè)世紀(jì)的科學(xué)發(fā)展以及經(jīng)驗(yàn)累積，我國(guó)檔案整理工作已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理局面，檔案整理工作人員對(duì)于檔案材料的收集、歸類、裝訂與整理以及后期利用等方面的工作方式也已經(jīng)達(dá)到了規(guī)范的操作水平。但隨著我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，相關(guān)體制不斷的革新和變化，對(duì)于檔案需求的形式和要求也產(chǎn)生了變化，尤其是在現(xiàn)階段努力建設(shè)數(shù)字化檔案的工作中，數(shù)字化檔案信息錄入前對(duì)檔案裝訂和整理要求較高，過(guò)去趨于成熟的檔案整理與裝訂方法不能夠適應(yīng)和滿足新形勢(shì)下的檔案管理需求，檔案整理與裝訂工作的改革勢(shì)在必行。本文主要指出了現(xiàn)階段檔案整理與裝訂存在的顯著性問(wèn)題，進(jìn)一步提出了相關(guān)的改革建議。

一、檔案整理與裝訂存在的問(wèn)題

1、檔案整理工作存在的問(wèn)題

現(xiàn)階段，檔案整體工作存在的問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

首先，檔案整理的方法較為復(fù)雜，程序較為繁瑣。按照現(xiàn)行的檔案整理程序，對(duì)一般性的檔案整理需要經(jīng)過(guò)收集檔案——分析——?dú)w類——排列——登記——加工——裝訂。其中較為關(guān)鍵的步驟是對(duì)檔案的歸類和排列。目前狀態(tài)下，檔案整理工作沒(méi)有相關(guān)的電子設(shè)備進(jìn)行輔助，全靠人工手動(dòng)進(jìn)行，工作量大，同時(shí)工作效率低。

其次，檔案整理過(guò)程中對(duì)檔案拆卷較頻繁。根據(jù)我國(guó)組織部的明確規(guī)定，對(duì)于所接收的材料整理歸檔期限為一年，在往后的每一年都要進(jìn)行定期的整理。一般來(lái)說(shuō)，已接收的材料是固定不動(dòng)的，但是人事調(diào)動(dòng)會(huì)產(chǎn)生新的材料，同時(shí)檔案整理相關(guān)條例也在經(jīng)常更新和變化，一旦出現(xiàn)這兩種情況，就必須對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案進(jìn)行拆卷處理，按照新的規(guī)定重新整理或者是將新的材料加入其中，這無(wú)疑加重了檔案管理工作者的工作量，同時(shí)頻繁的拆卷也不利于檔案保存的完整性。

最后，檔案材料用紙不規(guī)范、墨跡不規(guī)范，不規(guī)范統(tǒng)一的用紙情況導(dǎo)致了檔案材料歸檔之后不整齊，同時(shí)也在很大程度上縮短了檔案保存的年限。另外，在檔案材料的書寫過(guò)程中，還存在著墨跡不規(guī)范的問(wèn)題。比如說(shuō)我們規(guī)定不得使用純藍(lán)墨水進(jìn)行書寫，更加禁止使用圓珠筆，而這些情況在檔案整理的過(guò)程中都是常常會(huì)遇到的。

2、檔案裝訂工作存在的弊端

目前在許多事業(yè)單位，對(duì)于檔案的裝訂工作主要采用兩種方式進(jìn)行裝訂，一種是以“卷”為單位的整理裝訂，另一種則是以“件”為單位的整理裝訂形式。兩種裝訂方式各有利弊，例如以“卷”為整理裝訂單位的方法具有裝訂牢固、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、便與利用和現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢(shì)，而以“件”為整理裝訂單位的方法則具有便于調(diào)整檔案資料、靈活度高、便于開放檔案、單獨(dú)管理等優(yōu)勢(shì)。但以“卷”為整理裝訂單位的方法中由于整理人員的素質(zhì)不一，組卷隨意性較大，檔案質(zhì)量難以保證，同時(shí)也存在難以改動(dòng)、繁瑣等劣勢(shì)。以“件”為整體單位的方法則存在材料混亂、裝訂手續(xù)繁雜、材料之間的關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)，不利于后期的手動(dòng)檢索和查找，不便于保管等。

二、檔案整理與裝訂的改革對(duì)策探討

1、統(tǒng)一檔案材料規(guī)格

在檔案材料的收集過(guò)程中必須要嚴(yán)格把關(guān)，不符合相關(guān)要求的材料堅(jiān)決禁止歸檔。檔案形成材料也必須要確保其規(guī)范化。對(duì)于需要進(jìn)行歸檔處理的材料必須要統(tǒng)一使用16開辦公紙，要做到無(wú)論其內(nèi)容的多少都必須堅(jiān)持統(tǒng)一使用16開紙。同時(shí)還要保證書寫文字的規(guī)范化，要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定只能使用鉛印、膠印、油印，墨水只能是藍(lán)黑、純黑或者墨汁。

2、科學(xué)的裝訂方式

在檔案裝訂方式下，相關(guān)事業(yè)單位的檔案管理部門應(yīng)該積極探索出適合單位檔案特點(diǎn)的裝訂方式。從理論上來(lái)講，現(xiàn)代檔案管理為了提升對(duì)檔案資料的機(jī)動(dòng)性利用，提升檔案的靈活性，比較推薦采用的是以“件”為單位的整理方式，但這樣完全摒除了傳統(tǒng)以“卷”為單位的裝訂形式的優(yōu)勢(shì)，實(shí)際上，檔案管理部門應(yīng)該積極思索，尋找兩種方式的綜合利用的平衡點(diǎn)，應(yīng)該融入二者的優(yōu)勢(shì)，來(lái)達(dá)成對(duì)檔案裝訂工作的簡(jiǎn)化、后期檢索利用的靈活性提升、有效性的有效裝訂。以下提出幾點(diǎn)優(yōu)化辦法：

第一，對(duì)于檔案的裝訂形式，不利用傳統(tǒng)的鋼夾、訂書針、三點(diǎn)一線等裝訂方法，而是利用專門制作的紙質(zhì)硬卷皮內(nèi)帶三顆不銹鋼彈簧針、不銹鋼活動(dòng)夾板裝訂方式來(lái)對(duì)材料進(jìn)行裝訂，外套活動(dòng)紙盒的形式進(jìn)行保存和管理。相關(guān)的檔案管理裝具則是通過(guò)與生產(chǎn)廠家進(jìn)行溝通后進(jìn)行特殊生產(chǎn)，對(duì)于資金有限的事業(yè)單位可以采用聯(lián)合制和共用制的形式，尋求最優(yōu)的解決方案，在制作過(guò)程中還應(yīng)該詳細(xì)向廠家說(shuō)明參數(shù)、要求。

第二，為了進(jìn)一步降低檔案的更新和變動(dòng)所帶來(lái)的檔案損傷，以及卷裝檔案靈活度低、拆卷繁瑣等劣勢(shì)，應(yīng)該尋求一種靈活的、直觀的反應(yīng)檔案材料之間的聯(lián)系性的歸檔記錄方式，例如編號(hào)以姓名每個(gè)字的漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母按英文二十六個(gè)字母順序排序，比較方便查找，不必因干部調(diào)動(dòng)部門而移動(dòng)檔案。如需要提供某份材料時(shí)，只需要打開夾子抽出即可，不必提供整卷檔案。在提供檔案材料時(shí)，為了保護(hù)材料，可以準(zhǔn)備一個(gè)活頁(yè)文件夾，將提供的材料放入文件夾內(nèi)供利用者查閱，待查閱完畢后將被查閱的材料取下放入原來(lái)檔案夾內(nèi)的相應(yīng)位置。同時(shí)在排列過(guò)程中，檔案管理部門應(yīng)該建立起一種有效的邏輯排列思維培訓(xùn)，提升檔案資料之間的關(guān)聯(lián)性，提升檔案檢索的邏輯性。例如檔案目錄紙的設(shè)置中，人事檔案目錄的第一頁(yè)第一行是履歷表，在本頁(yè)一半處是第二類自傳。第二頁(yè)全頁(yè)為第三類。第三頁(yè)與第四頁(yè)是第四類。第五頁(yè)第一行至六行 為第五類政審材料，后多半部分為第六類入黨入團(tuán)材料。第六頁(yè)第一行至六行為第七類獎(jiǎng)勵(lì)，接著就是第八類處分預(yù)留三格，也可不設(shè)第八類，如某檔案有此內(nèi)容，可單獨(dú)加一頁(yè)。接著就是第九類，從第六頁(yè)下半部分到第八頁(yè)下半部分為任免工資材料，接著下少半部分為第十類其它。

3、積極推進(jìn)檔案整理工作信息化建設(shè)

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，為檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇，要充分運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷推動(dòng)檔案整理工作的信息化改革。一方面，我們可以充分利用電子化技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的電子化錄入，通過(guò)建立專門的數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)站來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息錄入、存儲(chǔ)以及檢索的工作，有效的提升了檔案利用的效率，但另一方面，信息化建設(shè)也需要注重對(duì)電子化信息檔案的安全管理。因此，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)責(zé)任心和使命感，愛崗敬業(yè)，加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查、借、閱制度和保密制度，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好檔案管理工作。

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