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        Word郵件合并功能的高級(jí)應(yīng)用

        2016-10-12 21:32:27張俊
        考試周刊 2016年75期
        關(guān)鍵詞:數(shù)據(jù)源

        張俊

        摘 要: 在掌握了郵件合并的簡單功能后,雖然使用比較方便,提高了工作效率,但是使用過程中會(huì)不斷發(fā)現(xiàn)問題,因此,對郵件合并的高級(jí)功能進(jìn)行深入了解、認(rèn)真學(xué)習(xí),對工作、生活會(huì)產(chǎn)生很大的幫助作用。

        關(guān)鍵詞: 郵件合并 數(shù)據(jù)源 高級(jí)應(yīng)用

        “郵件合并”是Office中的一項(xiàng)高級(jí)功能,大多數(shù)人員只掌握其中一些簡單功能,如合并文件形成工資單,一頁只能生成一個(gè),既不美觀又浪費(fèi)紙張,生成的結(jié)果不能令人滿意,如果掌握其中的高級(jí)功能,就能達(dá)到預(yù)期的效果。本文以O(shè)ffice2010為版本介紹其主要高級(jí)功能。

        一、共享多種數(shù)據(jù)源

        郵件合并主要是將文檔與數(shù)據(jù)源進(jìn)行鏈接,整合成需要的文檔資料,因此,數(shù)據(jù)源是必不可少的。數(shù)據(jù)源提供的數(shù)據(jù)必須有一個(gè)共同的特點(diǎn):行列組合,即行表示個(gè)體的一條記錄,列表示個(gè)體的一個(gè)特征(字段)。如文本文件的表格、Word文檔的表格、Excel工作簿、Query文件、Access數(shù)據(jù)庫、Foxpro文件等內(nèi)容都可以作為郵件合并的數(shù)據(jù)源。一般情況下,只要數(shù)據(jù)源文件存在,郵件合并時(shí)就不需要再創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)源,直接將數(shù)據(jù)源與文檔進(jìn)行鏈接。如果需要的數(shù)據(jù)源不存在,在現(xiàn)有數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行相應(yīng)的修改就不是太麻煩。

        需要注意的是:數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)文件必須是數(shù)據(jù)庫格式,即第一行必須是字段名,不能出現(xiàn)標(biāo)題之類的內(nèi)容。如文本文件的表格、Word文檔的表格、Excel工作簿不能出現(xiàn)標(biāo)題行,如果出現(xiàn)標(biāo)題行,必須先刪除標(biāo)題行,才能作為數(shù)據(jù)源使用。同時(shí)在數(shù)據(jù)行中盡量不出現(xiàn)空行,即空記錄。

        不同的軟件可以共享數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù),避免重復(fù)勞動(dòng),提高辦公效率。

        二、一頁紙打印多個(gè)合并文檔

        Word“郵件合并”主要是進(jìn)行批量處理和批量打印文檔,好多情況下生成的文檔很短,如工資條,只占幾行的空間,但是生成的文檔一頁只顯示一條記錄,導(dǎo)致生成的文檔偏多,打印速度慢,浪費(fèi)紙張。當(dāng)文檔較短時(shí),可以一頁顯示多條記錄,解決上述問題。

        方法一:首先,選擇“開始郵件合并”菜單中的“目錄”,打開一個(gè)Word文檔;其次,將批量文件的格式設(shè)置成功,與數(shù)據(jù)源建立鏈接后,保留適當(dāng)?shù)男虚g距位置;最后,單擊菜單“完成并合并”。但此方法在每頁中不可控制記錄的多少,可能打印效果不太滿意。

        方法二:第一,選擇“開始郵件合并”菜單中的“普通Word文檔”,打開了一個(gè)Word文檔;第二,將批量文件的格式設(shè)置成功,與數(shù)據(jù)源建立鏈接后;第三,光標(biāo)放在設(shè)置的批量文件最后一行下面,單擊“規(guī)則”菜單,選擇“下一條記錄”;第四,將第三步設(shè)置的內(nèi)容復(fù)制到一頁里面,根據(jù)自己的需要確定復(fù)制的記錄數(shù);第五,將本頁中最后一條記錄后面的“下一條記錄”刪除;最后,單擊菜單“完成并合并”。但此方法也有一個(gè)缺點(diǎn),即可能最后一頁有空白的記錄。

        三、有條件的生成合并文件

        打印信封、請柬時(shí)常??吹健?**(先生/女士)”的格式,暫不考慮對他人的尊重,收件人拿到后首先想到的這是一件批量文件,如果是廣告類信件,估計(jì)拆開的幾率不太高。為了解決這個(gè)問題,可以使用郵件合并中的條件語句:如果……那么……否則(IF...Then...Else)。

        解決方法:首先,光標(biāo)定位在需要添加條件語句的位置,單擊“規(guī)則”發(fā)現(xiàn)“如果……那么……否則……”,單擊,出現(xiàn)下圖,在“域名”位置找到相應(yīng)的字段,確定“比較條件”與“比較對象”,符合比較條件時(shí)在“則插入此文字”對話框中輸入相應(yīng)的內(nèi)容,不符合比較條件時(shí),在最下面對話框中輸入相應(yīng)的內(nèi)容即可。

        四、確定數(shù)據(jù)的精度

        日常工作生活中,經(jīng)常會(huì)遇到小數(shù)點(diǎn)的精確性問題,如工資表、學(xué)生的平均成績等后面可能會(huì)出現(xiàn)小數(shù)點(diǎn),在Excel文件中設(shè)置為1位小數(shù),但合并到Word文檔后發(fā)現(xiàn)小數(shù)點(diǎn)位置變成了許多位,打印出的效果不理想,而且沒有必要精確到幾位。

        解決方法:選中需要修改的數(shù)據(jù)的“合并域”,按右鍵,選擇“切換域代碼”菜單,出現(xiàn){MERGEFIELD字段名},在域代碼“字段名”后面加上"0.00"(保留兩位,如果保留一位小數(shù),可用0.0),最后一定要按F9結(jié)束,這樣出現(xiàn)的數(shù)據(jù)效果就按自己的思路展現(xiàn)。

        五、結(jié)語

        在掌握了郵件合并的簡單功能后,雖然使用比較方便,提高了工作效率,但是使用過程中會(huì)不斷發(fā)現(xiàn)問題,因此,對郵件合并的高級(jí)功能進(jìn)行深入了解、認(rèn)真學(xué)習(xí),對工作、生活帶來很大的幫助。最后,提醒一點(diǎn):不同版本的Office軟件,郵件合并的操作步驟有所不同。

        參考文獻(xiàn):

        [1]孟金紅、陳國清.郵件合并操作的微課設(shè)計(jì)[J].信息與電腦:理論版,2014(9).

        [2]杜軍.用Word中的郵件合并功能制作準(zhǔn)考證[J].科技信息,2010(34).

        [3]劉海蓉、朱永昌.淺談郵件合并功能及應(yīng)用[J].南昌高專學(xué)報(bào),2010(03).

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