仲福娜

摘 要：隨著信息技術(shù)的高度發(fā)達(dá)和普及，在我國各級政府的行政管理過程中產(chǎn)生了大量的電子公文，如何對這些電子數(shù)據(jù)進(jìn)行甄別、分類、歸檔、存儲成為公文管理的重要問題。文件生命周期理論恰好可以對電子公文管理策略提供理論指導(dǎo)，本文即淺析了在文件生命周期理論視域下的電子公文管理策略。

關(guān)鍵詞：文件生命周期理論；電子公文；管理策略

早在十二屆全國人大三次會議上，國務(wù)院總理李克強(qiáng)作政府工作報(bào)告時(shí)就提到要“推廣電子政務(wù)和網(wǎng)上辦事”，此后幾年又在不同場合多次要求“全面實(shí)行政務(wù)公開，推廣電子政務(wù)和網(wǎng)上辦事”。在電子政務(wù)建設(shè)加速的過程中，產(chǎn)生的海量電子公文亟需進(jìn)行專業(yè)化管理。然而，現(xiàn)階段我國的電子公文管理領(lǐng)域，不論是方法論還是體制機(jī)制、具體管理實(shí)踐都還不能與電子政務(wù)的發(fā)展相匹配，致使大量電子公文不能充分體現(xiàn)其現(xiàn)實(shí)以及歷史價(jià)值，同時(shí)也不利于政府行政效率的提高。在這種狀態(tài)下，亟需我國檔案學(xué)專家學(xué)者以及電子公文管理人員汲取國際優(yōu)秀檔案學(xué)理論成果，為電子公文管理提供理論指導(dǎo)，并設(shè)計(jì)出科學(xué)合理電子公文管理機(jī)制、流程、辦法。筆者認(rèn)為，文件生命周期理論恰好可以對我國的電子公文管理策略提供理論指導(dǎo)。

1 文件生命周期理論與電子公文管理概述

文件生命周期理論發(fā)軔于二十世紀(jì)四十年代，該理論研究的問題主要是兩個(gè)，第一是文件從生成直到因價(jià)值耗盡而被銷毀的全運(yùn)動過程；第二是文件生成以后由于具有長期的歷史價(jià)值而被永久保存的全運(yùn)動過程。其最大的理論價(jià)值之一是改變了過去人們對文件管理單一、靜態(tài)的眼光和方法，形成了系統(tǒng)、動態(tài)的文件管理方法論。

二十世紀(jì)后期，電子技術(shù)和信息通信技術(shù)取得了飛躍式的發(fā)展。在文件管理領(lǐng)域，以紙質(zhì)文本為單元的文件日漸式微，以電子數(shù)據(jù)為基本形式，以電子硬件為載體的文件成為主流，生成、傳遞、存儲方式的改變使得原有的文件生命周期理論已經(jīng)不能很好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。于是文件連續(xù)體理論充應(yīng)運(yùn)而生，作為文件生命周期理論的補(bǔ)充，它主要研究電子文件的運(yùn)動過程和管理規(guī)律，將電子文件的生命周期概括為“往復(fù)運(yùn)動于從生成到處置的連續(xù)體中的一個(gè)過程”。國際以及國內(nèi)學(xué)術(shù)界對電子文件生命周期的劃分均強(qiáng)調(diào)了對電子文件管理前端控制工作的重要性。

我國的電子公文是指從中央到地方的各級政府機(jī)關(guān)以及事業(yè)單位由國務(wù)院統(tǒng)一裝配的電子公文處理系統(tǒng)形成的標(biāo)準(zhǔn)化電子公文數(shù)據(jù)。國家機(jī)關(guān)作為我國社會管理工作的主體，其公文管理工作就顯得格外重要。

2 文件生命周期理論指導(dǎo)下的電子公文管理策略

文件生命周期理論對我國的電子公文管理工作有著重大的方法論指導(dǎo)意義，它為文件的價(jià)值界定和甄別提供了理論依據(jù)，為文件以及檔案的一體化管理明確了工作方向。在具體的電子公文管理實(shí)踐領(lǐng)域，應(yīng)當(dāng)采取如下管理策略：

（一）充分做好電子公文的前端控制

電子公文文件本身就具有運(yùn)動過程一體化的特征，其生成、傳遞、存儲幾乎沒有明顯的地域、介質(zhì)區(qū)別，因此在對電子公文管理的“頂層設(shè)計(jì)”就十分重要，做好了前端控制，后續(xù)的管理工作便會便捷、流暢。

1.構(gòu)建完善的電子公文處理系統(tǒng)

電子公文處理系統(tǒng)應(yīng)包括公文文件從設(shè)計(jì)、生成到最終保存或銷毀的全部環(huán)節(jié)，要實(shí)現(xiàn)相關(guān)硬件軟件的一體化設(shè)計(jì)。在設(shè)計(jì)架構(gòu)中，應(yīng)兼顧高效性和完善性，既方便公文管理的具體操作和全程監(jiān)控，又要涵蓋公文管理的全過程要素。概括而言，電子公文處理系統(tǒng)應(yīng)有系統(tǒng)設(shè)置、公文標(biāo)準(zhǔn)模板、公文撰寫、臨時(shí)公文管理、文件歸檔、查詢等子系統(tǒng)功能，同時(shí)嵌入先進(jìn)的算法系統(tǒng)，使其擁有一定的自動分析、標(biāo)注、分類等功能，降低人工公文管理的勞動量和錯(cuò)誤率。

2.建立電子公文處理的標(biāo)準(zhǔn)化流程

電子數(shù)據(jù)天然具有標(biāo)準(zhǔn)化的特點(diǎn)，因?yàn)槠洚a(chǎn)生和傳輸都是在標(biāo)準(zhǔn)化程序語言和設(shè)備中完成的，因此，進(jìn)行電子公文的處理必須相應(yīng)地建立高度標(biāo)準(zhǔn)化的流程。它既是實(shí)現(xiàn)電子公文高效管理的必由之路，也契合電子文件自身的運(yùn)動規(guī)律。我國應(yīng)以電子公文中心為核心，制定公文傳遞以及銷毀或保存的完善、精細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，同時(shí)制定標(biāo)準(zhǔn)化的傳輸流程；另外，還應(yīng)建立標(biāo)準(zhǔn)化、自動化的公文管理控制流程，確保所有電子公文管理工作有法可依，有章可循。

（二）進(jìn)行電子公文的全程一體化管理

澳大利亞檔案學(xué)專家弗蘭克·阿普沃德（Frank Upward）提出的文件連續(xù)體模型將電子文件的運(yùn)動全過程納入由四維度、十六個(gè)要素構(gòu)的成動態(tài)坐標(biāo)體系，把電子文件從生成到銷毀或永久保存的各個(gè)環(huán)環(huán)節(jié)以及相關(guān)因素視為一個(gè)互相聯(lián)系的有機(jī)整體。該文件連續(xù)體模型對我國電子公文管理工作的借鑒之一就是應(yīng)進(jìn)行電子公文的全程一體化管理。

這要求電子公文管理工作人員要建立現(xiàn)代電子信息生態(tài)觀，以綜合動態(tài)集成的管理理念和以過程為中心的工作方法應(yīng)對龐雜的電子公文管理工作的挑戰(zhàn)。在具體實(shí)踐中，應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的文書與檔案工作分管的機(jī)制，建立文書工作與檔案工作合二為一的一體化管理體制。與此同時(shí)，要加強(qiáng)對電子公文管理工作者的職前和在職培訓(xùn)，樹立新理念，學(xué)習(xí)新技能，保證其能夠達(dá)到“文檔不分家”的工作要求；此外，應(yīng)加強(qiáng)電子公文管理不同部門、不同人員之間的協(xié)同配合，建立便捷、暢通、高效的溝通及信息反饋機(jī)制，確保電子公文的一體化管理落到實(shí)處。

3 結(jié)束語

經(jīng)過近一個(gè)世紀(jì)的發(fā)展，文件生命周期理論已經(jīng)成為一個(gè)較為完備的電子文件管理理論體系，世界各國都在借鑒其理論成果指導(dǎo)本國的電子文件管理實(shí)踐?，F(xiàn)階段我國的包括電子公文管理還存在一些體制機(jī)制障礙和現(xiàn)實(shí)工作短板，形成這種局面的一個(gè)重要原因就是我國的電子公文運(yùn)動流程體系建立過程中沒有充分利用文件生命周期理論的理論成果，我國的電子公文管理人員對文件生命周期理論的研究不夠深入，理解不夠透徹，無法很好地用它來指導(dǎo)具體的電子公文管理工作。因此，學(xué)界同仁有必要進(jìn)一步加深對文件生命周期理論的研究，也希望本文能夠給所有相關(guān)人員提供些許有益的啟發(fā)。

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