張欣玉

摘 要：檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜且較細(xì)致的工作，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)、多媒體的普及，檔案管理工作取得了極大的進(jìn)步，在內(nèi)容和模式上也發(fā)生了極大的改變。本文對(duì)當(dāng)今檔案管理工作的內(nèi)容和模式做了細(xì)致的分析，并針對(duì)檔案管理中內(nèi)容和模式的變化提出了相應(yīng)的措施，以期對(duì)現(xiàn)代檔案管理工作的開(kāi)展提供理論和實(shí)踐支持。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作；內(nèi)容與模式轉(zhuǎn)變

隨著計(jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理工作的內(nèi)容和模式也發(fā)生了巨大的變化，其信息化程度、數(shù)字化程度大為提高。由此看來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展給檔案管理工作的進(jìn)步帶來(lái)了發(fā)展機(jī)遇與契機(jī)。能夠高效合理的應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠使檔案管理工作高效且有效的完成。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式也不再適應(yīng)新時(shí)期的要求。本研究對(duì)數(shù)字化形式下的檔案管理工作的轉(zhuǎn)變做出的了分析并針對(duì)各個(gè)轉(zhuǎn)變提出了相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。

1 對(duì)當(dāng)今檔案管理工作內(nèi)容轉(zhuǎn)變的分析

在檔案管理工作的內(nèi)容方面，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，在檔案的收集、保存等方面都發(fā)生了顯著地變化。

1.在檔案的收集方面，傳統(tǒng)的檔案為紙質(zhì)的，因此檔案管理人員只需收集最終的檔案，并進(jìn)行歸檔整理。對(duì)于整個(gè)檔案收集過(guò)程，檔案管理人員對(duì)檔案的內(nèi)容無(wú)從了解。而電子檔案的使用，其創(chuàng)建過(guò)程都會(huì)記錄下來(lái)，檔案管理人員也會(huì)對(duì)檔案的內(nèi)容有所了解。

2.在檔案的保存方面，對(duì)傳統(tǒng)檔案的保存往往要耗費(fèi)大量的人力和物力，由于檔案的數(shù)量多又相當(dāng)?shù)膹?fù)雜，因此對(duì)于檔案管理工作，不僅需要投入大量的人力物力，其保存過(guò)程也相當(dāng)?shù)膹?fù)雜。但是，在目前的檔案管理工作中，對(duì)于數(shù)量龐大的檔案，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)其特點(diǎn)，只有使用現(xiàn)代化的技術(shù)如計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)等，才能解決傳統(tǒng)的檔案管理方法不能解決的問(wèn)題。如，現(xiàn)代化的檔案管理方法的使用，可以有效的解決檔案丟失的問(wèn)題，并且對(duì)檔案的保存也相對(duì)的高效和有秩序。

3.現(xiàn)代的檔案管理方法存在的風(fēng)險(xiǎn)。雖然現(xiàn)代的檔案管理方法相較于傳統(tǒng)的檔案管理方法有很大的進(jìn)步，但是也存在一些問(wèn)題。在傳統(tǒng)的檔案管理中，多為實(shí)體管理，因此導(dǎo)致大數(shù)量的檔案丟失的可能性不大。但當(dāng)使用電子檔案時(shí)，對(duì)存儲(chǔ)檔案的設(shè)備有了更高的要求，設(shè)備一旦出現(xiàn)問(wèn)題和故障，就會(huì)使大量的檔案丟失。這就需要檔案管理人員對(duì)設(shè)備及時(shí)的進(jìn)行更新，并對(duì)檔案進(jìn)行備份，以防檔案的丟失出現(xiàn)不可逆的后果。另外，使用電子檔案的過(guò)程中存在的另一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)是對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的非法訪問(wèn)會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行的惡意的修改。因此，對(duì)檔案的訪問(wèn)要設(shè)置好相關(guān)的權(quán)限，并做好防病毒入侵的情況，避免對(duì)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的安全造成威脅。

2 對(duì)當(dāng)今檔案管理工作的模式轉(zhuǎn)變的分析

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，對(duì)檔案的管理一般是依據(jù)其秘密等級(jí)，秘密等級(jí)不同，管理也有所不同。但相同的是，對(duì)于實(shí)體檔案，只要有效的進(jìn)行管理，都能保證檔案的安全。而在當(dāng)今信息化程度較高的背景下，檔案的形式也發(fā)生了變化，電子檔案的普遍使用使檔案管理工作更為高效。例如，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，如若借閱相關(guān)的檔案，首先要做的是辦理一定的手續(xù)，如果借閱人需要資料，就會(huì)將資料帶走，因此出現(xiàn)檔案和檔案管理分離的情況。但是當(dāng)使用電子檔案時(shí)就不會(huì)有這種情況的發(fā)生。此外，現(xiàn)代的檔案管理工作由于計(jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)的使用，不僅提高了工作效率，也極大地減少了人力物力，對(duì)檔案的利用程度也大為提高，由此整個(gè)檔案管理工作向前邁出了一大步。

3 針對(duì)檔案管理工作內(nèi)容和模式的變化提出的措施

在目前的檔案管理工作中，不僅要改變檔案的管理內(nèi)容和模式做出相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，更為重要的是要提高對(duì)檔案的利用效率，這也是現(xiàn)階段對(duì)檔案管理工作提出的要求。因此，在檔案管理的過(guò)程中，要完善相應(yīng)的管理體系，如簡(jiǎn)化檔案管理系統(tǒng)，使之只輸入關(guān)鍵詞或相關(guān)的詞就能夠完成對(duì)檔案的檢索。另外，提高檢索的效率，減少檢索需要的時(shí)間?？傊?，為完善檔案管理工作，使檔案發(fā)揮其價(jià)值，本研究提出以下幾點(diǎn)具體的措施。

1.充分利用計(jì)算機(jī)、多媒體技術(shù)，使檔案管理工作電子化

在計(jì)算機(jī)、多媒體普及的時(shí)代背景下，各企業(yè)單位要抓住此次發(fā)展契機(jī)，順應(yīng)電子檔案發(fā)展的趨勢(shì)和要求，促進(jìn)檔案管理由傳統(tǒng)的管理模式向電子化的現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)型，將檔案的管理與信息化、電子化緊密聯(lián)系，將信息化和電子化貫穿到檔案管理的全過(guò)程。

2.轉(zhuǎn)變檔案管理理念，開(kāi)拓新的檔案管理思路

檔案管理工作自身具有復(fù)雜且單調(diào)的特點(diǎn)，所以常常引發(fā)相關(guān)工作人員的抵觸情緒，由此導(dǎo)致工作倦怠，并在工作中處于被動(dòng)的狀態(tài)。以上所述會(huì)影響工作的順利開(kāi)展，因此要想提高檔案管理工作的效率和水平，必須從思想上做出轉(zhuǎn)變，樹(shù)立正確的工作理念和管理意識(shí)。

3.建立健全檔案管理制度

在現(xiàn)階段，檔案的數(shù)量激增，因此對(duì)檔案的管理工作提出了新的要求。相關(guān)的企事業(yè)單位應(yīng)將檔案管理制度建立健全，用制度保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。此外，也應(yīng)創(chuàng)新管理的形式，豐富管理內(nèi)容，使之與現(xiàn)今檔案的特點(diǎn)相適應(yīng)。最后，對(duì)檔案管理人員的工作水平也應(yīng)給予一定的重視，定期的做管理培訓(xùn)，以提高其工作技能。

4 結(jié)論

要適應(yīng)檔案管理的要求，提高檔案管理的管理水平、提高工作效率和檔案的利用率，就需要恰當(dāng)?shù)姆治霈F(xiàn)今檔案管理的特點(diǎn)和要求，根據(jù)分析的結(jié)果制定相關(guān)的制度并在相關(guān)工作人員的培養(yǎng)上多下功夫。以促進(jìn)檔案管理工作由傳統(tǒng)的工作模式向現(xiàn)代電子化的工作模式轉(zhuǎn)化。

參考文獻(xiàn)

[1]李新華.檔案管理的探索與實(shí)踐[J]圖書(shū)情報(bào)工作，2 0 13 ：15 一22

[2]王云鷗.信息網(wǎng)絡(luò)化對(duì)檔案管理模式的影響J[].圖書(shū)管理工作，2 01 3，7 ： 129 -1 3 2

[3]李玉蘭.當(dāng)代檔案管理模式的特點(diǎn)及其對(duì)策探討[J].黑龍江史志.2011（11）.

[4]王知津，李新華.論信息網(wǎng)絡(luò)化對(duì)傳統(tǒng)情報(bào)交流模式的影響[J].圖書(shū)情報(bào)工作，1999（5）.

作者簡(jiǎn)介

詹秀梅（1976-），女，漢，大本，初級(jí)館員，天津塘沽505信箱裝備技術(shù)有限公司。