摘 要：隨著電子政務(wù)時(shí)代的到來，我國檔案管理工作也面臨著新的發(fā)展機(jī)遇，本文主要研究了傳統(tǒng)文檔管理流程存在的問題、實(shí)現(xiàn)電子文檔一體化所需的條件、電子政務(wù)中的文檔一體化管理模型，以期電子文檔一體化工作順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù)；電子文檔一體化；管理

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的挑戰(zhàn)，我國為了積極應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，各級(jí)政府已經(jīng)將規(guī)范、提高電子政務(wù)建設(shè)、管理、創(chuàng)新能力當(dāng)作一項(xiàng)重要的任務(wù)，提上了議事日程。

1 電子政務(wù)及文檔一體化管理概述

1.1 電子政務(wù)

電子商務(wù)其實(shí)就是在資源整合、信息共享的基礎(chǔ)上，加之通信技術(shù)、電子信息的支持，開展的政務(wù)活動(dòng)。電子商務(wù)有效利用了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)把服務(wù)、管理有機(jī)的結(jié)合在一起，通過互聯(lián)網(wǎng)將工作流程、組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行重新優(yōu)化重組，在一定程度上可以超越部門、空間、時(shí)間的局限，提供給社會(huì)、自身高效、規(guī)范、優(yōu)質(zhì)并且全方位、一體化的服務(wù)、管理。

1.2 文檔一體化

文檔一體化其實(shí)就是在文件生命周期理論的前提下，對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)進(jìn)行合理的利用，由系統(tǒng)論的角度著手，將檔案、文件開展科學(xué)管理以及統(tǒng)籌規(guī)劃的工作，促進(jìn)其達(dá)到規(guī)范化、系統(tǒng)化的目標(biāo)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)總體最大化的效能，保證由機(jī)關(guān)現(xiàn)行的文件再到館藏檔案管理的實(shí)效性。

2 傳統(tǒng)文檔管理流程存在的問題

2.1 難以對(duì)文檔管理過程實(shí)現(xiàn)前端控制、全程管理

眾所周知，傳統(tǒng)文檔管理模式可以被分為檔案管理、公文流轉(zhuǎn)這兩個(gè)主要時(shí)期，需要通過不同的部門開展管理工作。鑒于此，在一定程度上公文處理的工作人員難以針對(duì)檔案管理的相關(guān)要求對(duì)公文進(jìn)行管理、歸檔，再加之在實(shí)際的工作過程中，檔案工作人員對(duì)公文的實(shí)際處理狀況進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)，致使在具體的干預(yù)中遇到難度，從而造成工作重復(fù)，導(dǎo)致不必要的浪費(fèi)。

2.2 文檔管理完整性不足

傳統(tǒng)的公文處理程序相對(duì)比較復(fù)雜，需要經(jīng)歷的環(huán)節(jié)較多，相關(guān)的處理工作人員在對(duì)公文實(shí)際流轉(zhuǎn)情況進(jìn)行充分掌握的同時(shí)，也需要有效收集、整理公文處理工作中產(chǎn)生的材料。另一方面，在實(shí)際的歸檔、整理工作中，難免會(huì)出現(xiàn)配套歸檔材料不完善、收集不完全的現(xiàn)象，在一定程度上制約著文檔管理工作順利進(jìn)行，造成了查閱工作的不便性。與此同時(shí)，由于文檔歸檔本身需要的周期較長，很難達(dá)到動(dòng)態(tài)歸檔的目標(biāo)，給檔案的存儲(chǔ)、整理、利用帶來一定的不良影響。

3 實(shí)現(xiàn)電子文檔一體化所需的條件

3.1 建設(shè)暢通的網(wǎng)絡(luò)通道

傳統(tǒng)的檔案管理過程中，計(jì)算機(jī)主要處于一個(gè)長期單機(jī)運(yùn)行的狀態(tài)，單純進(jìn)行簡(jiǎn)單的條目管理。如今由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了越來越廣泛的使用，在一定程度上對(duì)檔案管理傳統(tǒng)的工作流程進(jìn)行了打破，將計(jì)算機(jī)科學(xué)先進(jìn)的技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行了模擬，促進(jìn)檔案工作有了突飛猛進(jìn)的發(fā)展。目前，隨著電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)逐漸成為政府信息交通過程中的重要干線，再加之實(shí)際的各種因素，檔案部門、文書部門在網(wǎng)絡(luò)發(fā)展中置于一個(gè)不同的位置中，甚至還出現(xiàn)了二者分離的情況，在實(shí)行物理隔離的過程中，在很大程度上對(duì)文檔一體化隔離工作帶來了局限性，制約著文體一體化管理工作順利開展。鑒于此，可以看出將文書、檔案部門彼此間的網(wǎng)絡(luò)通道進(jìn)行充分的打通，已經(jīng)被作為實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理工作一種必不可少的外部環(huán)境之一。

3.2 統(tǒng)一文件、檔案工作的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

將文件、檔案工作的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，需要做好以下兩個(gè)方面：（一）有效依據(jù)文檔一體化管理的實(shí)際要求修改各自領(lǐng)域中之前的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范；（二）協(xié)同相關(guān)的部門，進(jìn)一步制定出一份適用于檔案、文件管理工作的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。如今，我國的文檔一體化管理模式主要可以分為：立卷協(xié)作模式、行政組織模式、協(xié)作配合組織模式、計(jì)算機(jī)管理模式這四種。將這四種模式進(jìn)行比較，可以發(fā)現(xiàn)我國實(shí)際的電子政務(wù)計(jì)算機(jī)環(huán)境中一體化管理模式更加適用，這是因?yàn)橛?jì)算機(jī)管理模式將前端的控制思想有效的進(jìn)行了引入，把檔案管理工作在電子文件的管理、運(yùn)作中進(jìn)行了提前介入，也就是將初步的規(guī)范化管理工作涉及至歸檔前電子文件的收集、形成的程序中，把電子檔案和電子文件有機(jī)的結(jié)合在一起，將計(jì)算機(jī)在電子文件的傳遞、檢索、利用的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行有效的發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)了對(duì)電子文件規(guī)范化管理的目標(biāo)。與此同時(shí)，達(dá)到了前端控制電子文件歸檔工作的目的，也就是對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的文件產(chǎn)生、管理、處置工作進(jìn)行有效控制。并且在電子政務(wù)這個(gè)平臺(tái)的基礎(chǔ)上，電子文件、檔案進(jìn)一步構(gòu)建了一個(gè)具有連續(xù)性的整體，文件可以在信息系統(tǒng)中進(jìn)行組織、存儲(chǔ)、收集、歸檔、編目，再由網(wǎng)絡(luò)復(fù)制等科學(xué)方式促進(jìn)其廣泛的利用。

4 電子政務(wù)中的文檔一體化管理模型

4.1 發(fā)文管理

第一步需要通過擬稿人員進(jìn)行擬稿。第二步需要通過系統(tǒng)將其推送至審核工作者進(jìn)行審核。如果審核未達(dá)標(biāo)，這就需要將其返回至擬稿人員手中，展開修改工作。第三步推送至相關(guān)的負(fù)責(zé)人員，完成簽發(fā)工作。如果還需要會(huì)簽，這就需要通過系統(tǒng)利用相關(guān)的數(shù)據(jù)按照會(huì)簽流程對(duì)其進(jìn)行處理。第四步通過系統(tǒng)將其推送至相關(guān)人員進(jìn)行校對(duì)，如果沒有通過，需要返回至修改的工作人員中繼續(xù)處理。第五步進(jìn)行登記，這時(shí)系統(tǒng)會(huì)對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行采集，通過XML格式進(jìn)行存儲(chǔ)，可以對(duì)公文的修改情況進(jìn)行記錄。第六步通過系統(tǒng)開展繕印、用印工作，使用PDF格式將最終的電子文件進(jìn)行顯示，與此同時(shí)通過對(duì)權(quán)限進(jìn)行設(shè)置保證電子公文的真實(shí)性、原始性。另一方面，通過系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分發(fā)的工作，監(jiān)控整個(gè)發(fā)文過程涉及的發(fā)文跟蹤、發(fā)文代辦，以便對(duì)公文處理狀態(tài)進(jìn)行隨時(shí)了解。

4.2 收文管理

第一步簽收已經(jīng)接收的電子公文；第二步將電子文件進(jìn)行分類；第三步登記簽收的電子公文，并且進(jìn)行著錄；第四步對(duì)上行電子公文進(jìn)行審核，而下行公文直接進(jìn)行擬辦工作；第五步通過系統(tǒng)把公文推送至有關(guān)部門，并且進(jìn)行公文的擬辦、批辦、承辦等相關(guān)的環(huán)節(jié)；第六步在進(jìn)行收文代辦、收文跟蹤的基礎(chǔ)上，達(dá)到公文查辦、催辦的目的，同時(shí)鑒定需要辦理完畢的電子公文，對(duì)于不具有保存價(jià)值公文需要進(jìn)行銷毀。另一方面，系統(tǒng)可以在收文代辦、收文跟蹤的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)收文流程的監(jiān)控，再配以XML格式對(duì)公文的辦公狀況進(jìn)行存儲(chǔ)，構(gòu)建相關(guān)的電子公文背景信息。

4.3 電子檔案管理

檔案管理的具體流程：第一步相關(guān)的檔案工作者在電子政務(wù)平臺(tái)的基礎(chǔ)上，對(duì)電子公文進(jìn)行收集，同時(shí)開展驗(yàn)收工作，包括了對(duì)公文內(nèi)容、元數(shù)據(jù)的完整性、背景信息進(jìn)行查看；第二步在電子檔案管理系統(tǒng)的前提下，對(duì)電子答案進(jìn)行定期的整理；第三步展開格式轉(zhuǎn)換工作，存儲(chǔ)好電子檔案；第四步按照相關(guān)的電子檔案的保存要求，對(duì)存儲(chǔ)的策略進(jìn)行制定，對(duì)存儲(chǔ)的介質(zhì)進(jìn)行有效選擇，切記在檔案管理過程中進(jìn)行脫機(jī)備份，保證其安全性；第五步，由電子政務(wù)這個(gè)平臺(tái)進(jìn)行對(duì)外服務(wù)。

5 總結(jié)

綜上所述，電子文檔一體化作為一門系統(tǒng)的科學(xué)，我們簡(jiǎn)析了傳統(tǒng)文檔管理流程存在的問題、實(shí)現(xiàn)電子文檔一體化所需的條件、電子政務(wù)中的文檔一體化管理模型，目的是為了更好維護(hù)電子文檔一體化工作的高效性。

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作者簡(jiǎn)介

梅萍，大專，湖北襄陽市襄城區(qū)檔案局。