梁素玲

摘 要：隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案管理工作也變成了政府部門、企事業(yè)單位工作中關鍵的組成部分。但是怎樣行而有效地實施檔案管理工作，這不但對檔案管理者而言是個考驗，更是對現(xiàn)有的檔案工作管理體制與運行機制的考驗。要想工作平穩(wěn)有序地實施，那么對檔案工作管理體制實施改革和創(chuàng)新就勢在必行。

關鍵詞：管理機制；檔案管理工作；運行機制

檔案管理體制是指，在某一個系統(tǒng)的內(nèi)部圍繞權(quán)力的劃分與運行而產(chǎn)生一種制度化的關系模式。隨著科技的進步，檔案工作的管理體制也在持續(xù)地改變，從最早的竹質(zhì)記錄到后來的紙質(zhì)記錄，再到當前的數(shù)字化記錄，檔案工作的方式一直跟隨社會發(fā)展的腳步。但檔案不單單是要把信息保存，更是要對信息實施管理，高效的管理體制才可以讓檔案發(fā)揮最大化的作用，那么怎樣展開與實施檔案管理工作，不但需要管理者把自身的職業(yè)素質(zhì)提高，更需要對工作管理體制與運行機制實施改革和創(chuàng)新。

1 檔案管理工作運行機制的特點

中國現(xiàn)在的檔案管理工作運行機制是通過幾次改革而最終產(chǎn)生的，它具備“統(tǒng)一領導、分級管理”的管理體制、“局館合一”的管理模式與檔案統(tǒng)一管理的3方面特征。

（1）“統(tǒng)一領導、分級管理”的檔案管理體制是以“集中統(tǒng)一”為基本，由工作中央級的檔案行政管理機構(gòu)負責全國的檔案；由地方的各級黨委與人民政府的檔案管理機構(gòu)負責內(nèi)部事務。這些是根據(jù)《中華人民共和國檔案法》規(guī)定的。

（2）“局館合一”的管理模式的產(chǎn)生，是在中國計劃經(jīng)濟向市場和轉(zhuǎn)變經(jīng)過中，政治管理體制改革在檔案管理方面的展現(xiàn)。把管理全國檔案事務的國家檔案局和負責檔案保管的中央檔案館2個機構(gòu)有機統(tǒng)一，地方各級范圍內(nèi)的檔案管理與保管工作需要由地方各級檔案管理機構(gòu)分配，而且要受到中央的監(jiān)督管理。

（3）在1959年正式使用檔案統(tǒng)一管理的體制，統(tǒng)一管理對于保證國家檔案信息的真實性和安全性有著關鍵意義。增強對檔案管理的關注和管理措施的優(yōu)化，有效處理檔案管理經(jīng)過中的實際問題，充分發(fā)揮檔案管理工作對社會發(fā)展和經(jīng)濟建設的關鍵作用，是黨與國家領導人對檔案管理工作提出清楚確定的要求。

2 檔案管理體制和運行機制存在的問題

2.1 缺少基本檔案管理意識

一些單位和人把檔案工作歸類為檔案部門，而檔案部門的工作者也是就事論事，不可以把檔案管理工作和經(jīng)濟建設聯(lián)系在一起，不可以把檔案管理工作作為別的部門的鏈接樞紐。有效運用檔案資源能夠為單位帶來巨大的經(jīng)濟效益，但因為單位對檔案管理工作的不重視和檔案管理人員不高的專業(yè)素質(zhì)，以至于運用檔案生成的經(jīng)濟效益很少，讓檔案工作在本部門裹足不前，讓業(yè)務與建設之間存在脫節(jié)。

2.2 不可以對檔案工作實施重新定位

新時期的檔案管理工作不可以重新定義，對檔案管理工作的本質(zhì)沒有全面的了解與深入的認識，以至于對檔案管理工作不到位，造成發(fā)生以下的問題：檔案資源流失；不完善的檔案資料；檔案運用不全面；不可以為社會提供全面、高質(zhì)量的服務；歸檔不及時，查找效率低；沒有及時更新數(shù)據(jù)庫和統(tǒng)一分類等。

2.3 單位不重視

實際工作中也許還存在檔案管理人員工作態(tài)度不端正的問題，認為這事可有可無，沒能及時執(zhí)行，讓檔案管理人員工作懶散、不用心，導致檔案收集質(zhì)量差與運用效率低等。但是，從客觀上而言，不管是哪個單位，檔案工作都具備非常關鍵的作用。但就是因為實際中有些單位對檔案管理、運用工作的不重視，對檔案管理員工要求低，不組織他們實施專業(yè)的培訓，導致這些人員專業(yè)素質(zhì)低等因素，使得可能由于運用檔案生成的經(jīng)濟效益偏低。因此，提高單位對檔案管理的認識是一項重要的課題。

3 檔案工作管理體制和運行機制的改革與創(chuàng)新

3.1 檔案管理體制的重點在于建設科學的管理責任制度

首先對于檔案管理要求上而言，檔案管理工作人員一定是知識型的高素質(zhì)人才。另一方面管理者要轉(zhuǎn)變觀念，注重檔案管理人才的培養(yǎng)與挖掘，努力的去發(fā)現(xiàn)，培養(yǎng)，知識水平高，技術(shù)水平好，工作責任感強的全方位的高素質(zhì)人才，而且可以持續(xù)的以一些激勵機制去激發(fā)他們的才干，從而把檔案管理工作的改革和創(chuàng)新做好。體制的標準是重點，標準檔案管理機制，加強工作責任建設科學的檔案管理系統(tǒng)，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的核心。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，檔案管理方法更新與管理水平的提高，一定要明確每一個部門的職能，把每一個門類、不一樣載體的檔案統(tǒng)一管理，讓檔案管理和工作一起考核、共同發(fā)展。

3.2 檔案管理工作的改革和創(chuàng)新思維模式

現(xiàn)在的檔案管理工作，不僅僅只收集整理好檔案而言，還要將紙質(zhì)檔案化為電子信息，融入改革創(chuàng)新思維，變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，方便人們查找和利用。

目前，各單位間管理形態(tài)、經(jīng)營模式、產(chǎn)業(yè)規(guī)模形式多樣，假如在使用“一刀切”的傳統(tǒng)行政管理的形式去管理檔案，顯然已經(jīng)不能滿足個性化的要求，不能順利對現(xiàn)代檔案管理工作進行開展。

因此，要樹立管理模式多元化的觀念，建立以開拓創(chuàng)新為目標的檔案管理模式，要產(chǎn)生以主管單位為主，下屬單位為輔，主管與下屬單位應加強溝通、資源共享、互相指導、交流；以科學創(chuàng)新結(jié)合檔案管理工作，善于利用數(shù)字檔案館和檔案入庫數(shù)據(jù)的平臺，在整理檔案數(shù)據(jù)時，將文件或歸納整理數(shù)據(jù)統(tǒng)一入庫，做到方便查閱和利用，以此來提高檔案的利用率，做到信息最大化，大大加強了管理的核心和工作效率的提高，減少翻閱查找時所帶來的不便。數(shù)字化數(shù)據(jù)入庫后，輸入關鍵詞或重要信息，出現(xiàn)相應內(nèi)容的文件文號，這時間上比用檔案紙質(zhì)查找減少了50%的時間，達到量化的目的。

檔案管理要保留陳舊檔案管理形式中的優(yōu)良方法，同時與時俱進銳意進取。應用信息技術(shù)實施檔案管理，可以提升檔案管理工作的效率，加大檔案信息的保存容量，確保檔案資料保存的完整性。檔案的需求是多樣的，檔案管理工作更需要持續(xù)創(chuàng)新。

3.3 對檔案與文件的關系實施處理

檔案管理工作和文件管理有著非常顯著的不同，其中最大的不同就是文件管理不需要設置相關的管理機構(gòu)，在檔案管理工作中，需要留意的一個關鍵問題是不要把檔案信息管理當做文件實施管理。在解決檔案和文件的關系中，把各類資料文件轉(zhuǎn)化變成檔案時，應該要實施嚴格的控制。通過整理收集文件，將數(shù)據(jù)統(tǒng)一錄入電子數(shù)據(jù)庫，然后進行分類和核對，利用信息轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)進行歸檔，達到備案目的。

3.4 增強檔案管理體制改革中的建設方向

目前，由佛山檔案局為主管部門，每年定期抽查各單位的檔案實施情況，而由各單位根據(jù)自身的檔案建設問題提出改善性的方法，這是一個很好的溝通交流平臺。檔案工作有了一項創(chuàng)新型的發(fā)展，就是數(shù)字化運用。這涉及到單位檔案數(shù)據(jù)的保密和運用問題。每年，檔案工作的培訓，都有增強電子化信息的實操和運用。因此，數(shù)字化運用是今后的檔案發(fā)展方向。進一步提高檔案管理在工作中的實操性是十分必要的，提高人員的專業(yè)培訓，加強法制建設，尊重歷史檔案對我們的影響，明確各級主管部門的行政管理職能和檔案館的公益事業(yè)特性。

4 結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)在中國檔案管理體制依然存在許多不足，還不完善，所以，對目前體制實施改革變得特別關鍵。只有對其現(xiàn)行的管理體制與運行機制實施改革和創(chuàng)新，才可以切實有效地供應檔案管理工作的工作效率，推動檔案管理工作為社會的可持續(xù)發(fā)展供應優(yōu)質(zhì)服務，在發(fā)現(xiàn)一些新問題出現(xiàn)的時候，還需要進一步改革完善，建立適應社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展要求的科學檔案事業(yè)管理體制。

參考文獻

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