趙立光

摘 要：檔案管理工作是一個(gè)企業(yè)內(nèi)部工作當(dāng)中最為基礎(chǔ)性的工作內(nèi)容，一些文檔資料的整理、歸檔、備案都是需要一個(gè)規(guī)范化的工作流程和工作方法，檔案里所記錄的資料對(duì)企業(yè)發(fā)展具有一定的查考依據(jù)。但是隨著科技發(fā)展無(wú)紙化辦公已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)，運(yùn)用多種現(xiàn)代化技術(shù)投入實(shí)際的檔案管理工作中，也是檔案管理工作提升辦公效率和工作質(zhì)量的一個(gè)保障。本文是根據(jù)檔案管理工作的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)一些管理方法上的不足，找到關(guān)鍵點(diǎn)提出合理化建議，希望能為以后建設(shè)合理化檔案管理工作起到一個(gè)參考作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；管理力度；信息化

我國(guó)的檔案管理水平隨著時(shí)代變化在不斷的改進(jìn)和提升，檔案管理工作融合了各種各樣的信息資源，信息量的迅速擴(kuò)張也導(dǎo)致了檔案管理工作的難度加大。因此在實(shí)際工作當(dāng)找到科學(xué)有效的工作方法也是極為重要的，這樣可解決更多實(shí)際工作當(dāng)中所遇到的技術(shù)性難題，把一些不健全的管理體系逐漸規(guī)范化，這也是接下來檔案管理工作的工作重點(diǎn)。

1 檔案管理工作的內(nèi)涵

檔案管理工作不僅是簡(jiǎn)單的資料整理和保存的工作，也是具有一定專業(yè)性和規(guī)范性的具體化工作。時(shí)代的改革使檔案管理工作更全面，為企業(yè)的發(fā)展提供一定輔助性服務(wù)。檔案管理工作更多的是結(jié)合了現(xiàn)代化辦公方法，把傳統(tǒng)復(fù)雜的工作內(nèi)容劃繁為簡(jiǎn)，有效的節(jié)省了人力和物力，這也是對(duì)資源合理利用的最有效途徑。檔案管理工作在現(xiàn)代化信息社會(huì)中有著很重要的作用，將檔案管理工作與現(xiàn)代化結(jié)合也彰顯了時(shí)代發(fā)展的特性。其中檔案管理工作發(fā)展最為明顯的幾個(gè)工作方面就是在與時(shí)俱進(jìn)的管理理念上、系統(tǒng)化操作的辦公流程、現(xiàn)代化檔案管理的運(yùn)營(yíng)體系等眾多方面，都有著很實(shí)質(zhì)性的轉(zhuǎn)變。

2 檔案管理工作的現(xiàn)狀

根據(jù)國(guó)情的發(fā)展，過去的一些年中，我國(guó)在檔案管理方面所實(shí)行的工作方法比較落后和陳舊，整體的發(fā)展也是比較緩慢的。想更快速的適應(yīng)這個(gè)社會(huì)發(fā)展的節(jié)奏就必須開展創(chuàng)新式的檔案管理工作戰(zhàn)略，切切實(shí)實(shí)的為企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展起到良好的信息支撐作用。隨著相關(guān)部門國(guó)家政策的提出，我們要把檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化作為發(fā)展的最基本目標(biāo)，同時(shí)這也將檔案管理工作提升到了一個(gè)新的層面，這對(duì)于整個(gè)檔案管理隊(duì)伍和管理制度都有著嚴(yán)格的要求。近幾年來通過各部門之間協(xié)同作業(yè)，達(dá)成了將檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合的具體戰(zhàn)略步驟，很多大量堆積的信息也能通過網(wǎng)絡(luò)在線查詢，進(jìn)行更具體、更全面的信息化服務(wù)，大大的提高了整個(gè)檔案管理工作效率和質(zhì)量。

3 檔案管理工作的存在的問題和解決辦法

（一）檔案管理工作存在的問題

1.管理制度方面

在檔案管理方面并沒有一套完整統(tǒng)一的管理制度，其中一些方法和內(nèi)容也是隨著工作經(jīng)驗(yàn)的積累和實(shí)踐不斷總結(jié)出來的。檔案管理工作沒有一定的法律規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)，也讓整個(gè)檔案管理工作出現(xiàn)混亂不清的局面。這充分的說明如能有一個(gè)對(duì)檔案管理統(tǒng)一化的辦法來加以約束和管理，會(huì)讓整個(gè)工作進(jìn)行的更順暢和有序。

2.現(xiàn)代化信息技術(shù)方面

將以前陳舊的技術(shù)方法與新時(shí)代的信息技術(shù)相接軌，也是檔案管理工作必須要經(jīng)歷的一個(gè)過程。在執(zhí)行過程中人員基本素質(zhì)和從業(yè)水平有一定的限制，想要更快的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息技術(shù)就得考慮到人員問題，還有就是對(duì)具體工作內(nèi)容和信息化的匹配的問題。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)檔案管理的重視程度，如果不利用先進(jìn)的技術(shù)是不能滿足我們檔案管理工作的發(fā)展需求的。

3.檔案管理的認(rèn)識(shí)水平

通常我們把檔案管理工認(rèn)定為收集、分類、組卷、排列等具體的工作步驟，并沒有更深入的了解檔案管理工作的實(shí)際作用。一般我們企業(yè)的檔案保存資源受環(huán)境和辦公設(shè)備的限制，并不能很全面和細(xì)致的進(jìn)行檔案統(tǒng)一管理，這也造成了很多檔案存在著丟失或者破損現(xiàn)象。這對(duì)后期企業(yè)在信息的查閱和了解方面帶來了很大的麻煩，也降低了檔案管理工作的整體質(zhì)量。因此，提高檔案管理工作的認(rèn)識(shí)水平，也是為了避免這些實(shí)際工作當(dāng)中常出現(xiàn)的問題。無(wú)論在管理的理念，還是工作人員的責(zé)任心上，如果能上升到一個(gè)專業(yè)負(fù)責(zé)的態(tài)度，也將有利于整個(gè)檔案管理工作的實(shí)施和開展。

（二）檔案管理工作的解決辦法

1.加強(qiáng)檔案管理的工作管理力度

對(duì)于以前的管理規(guī)定和工作方法我們要學(xué)會(huì)不斷的改革和創(chuàng)新，在不同時(shí)期發(fā)展中應(yīng)該注入一些新的管理理念，不能讓檔案管理工作制度形同虛設(shè)，不起實(shí)際作用，這也促使我們加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的管理力度。首先在檔案管理方面不能堆積拖延，有一個(gè)系統(tǒng)工作的時(shí)間周期，在有效的時(shí)間內(nèi)完成檔案的歸檔和整理工作；其次是職能部門崗位分工細(xì)化，把具體工作落實(shí)在每個(gè)工作步驟當(dāng)中，這樣明確了自己的工作內(nèi)容也就會(huì)更加責(zé)任化；第三就是現(xiàn)代化信息管理的應(yīng)用方面，準(zhǔn)確有效的利用現(xiàn)代化科學(xué)管理手段，融入先進(jìn)的技術(shù)方法，加大檔案管理的儲(chǔ)存性和便捷性。檔案信息具有分散性，需要各部門之間的相互配合和銜接來完成的，因此有效的建立部門之間的協(xié)調(diào)性也是有助于開展現(xiàn)代化信息應(yīng)用的前提條件，這樣信息資源能達(dá)到一個(gè)共享的標(biāo)準(zhǔn)，也實(shí)現(xiàn)了檔案管理的工作目的。

2.樹立正確的工作理念

檔案管理工作常常會(huì)被一些圖文影像等專業(yè)的資料所包圍著，我們不能小看這些資料的作用，在工作當(dāng)中就應(yīng)該時(shí)刻注意自己的工作理念和工作的責(zé)任感。因?yàn)檫@些資料是我們國(guó)家、社會(huì)或者企業(yè)發(fā)展的最原始的資料，同時(shí)也為了以后能有一個(gè)更穩(wěn)固的發(fā)展而提前打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，所以我們要高度重視我們的檔案管理工作。樹立正確的工作理念并與實(shí)際工作相結(jié)合，深刻的意識(shí)到檔案管理工作的重要意義和使命。檔案管理人員應(yīng)該定期有專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專業(yè)檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)、現(xiàn)代信息技術(shù)的實(shí)際操作等具體的學(xué)習(xí)內(nèi)容，從而在個(gè)人專業(yè)知識(shí)方面和綜合素質(zhì)上都要有能達(dá)到考核標(biāo)準(zhǔn)和要求。同時(shí)要加強(qiáng)他們工作的高度責(zé)任感和敬業(yè)精神，有紀(jì)律有組織，塑造良好規(guī)范的職業(yè)形象，在工作崗位上給以足夠的發(fā)展空間，才能培養(yǎng)一批優(yōu)秀的專業(yè)檔案管理人才，這也能保證檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

3.在檔案管理的配備設(shè)施上要不斷的完善

我們所面臨的是信息化社會(huì)，在檔案管理過程中不能按照傳統(tǒng)的人工整理模式，需要更專業(yè)的技術(shù)手段和配套設(shè)施加以配合，來完成更高效的檔案管理工作。在企業(yè)當(dāng)中的檔案部門一般都是有獨(dú)立安全的辦公空間，其空間范圍一定滿足于檔案管理各工作環(huán)節(jié)需要，檔案室、借閱室、辦公區(qū)都要明確劃分，更要注意其中的基本常識(shí)的防范問題。比如資料安全防范問題、資料防損壞保護(hù)問題等，都應(yīng)該做以明確的規(guī)定。信息化時(shí)代，辦公區(qū)內(nèi)的辦公設(shè)備也一定要齊全，辦公電腦、刻錄機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等相關(guān)的現(xiàn)代化管理辦公設(shè)備一定盡量齊全，才能保證檔案管理工作正常有效的運(yùn)行，只有改善了檔案管理工作的辦公環(huán)境，才能更有效的規(guī)范內(nèi)部資源整合工作的開展。

4 小結(jié)

做好檔案管理工作的合理規(guī)劃和管理，在為企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)造更便捷的信息資源的基礎(chǔ)上，也為社會(huì)提供更多的信息化服務(wù)。所以想要把檔案管理工作做到井井有條科學(xué)合理，是需要檔案工作人員們對(duì)本職工作的辛勤付出，在實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)中不斷的改進(jìn)工作方法，拓寬專業(yè)領(lǐng)域，與時(shí)代發(fā)展的腳步相結(jié)合。潛心研究檔案管理工作，在檔案管理工作當(dāng)中高度認(rèn)真負(fù)責(zé)，這樣才能給企業(yè)和社會(huì)帶來更穩(wěn)定和更全面的信息化服務(wù)。本文也只是從片面的角度對(duì)檔案管理工作進(jìn)行的分析和研究，希望能對(duì)一些專業(yè)的檔案管理人員在實(shí)際工作帶來一定的參考和借鑒的作用。