劉暢

摘 要：工會(huì)檔案是工會(huì)工作的原始記錄，為工會(huì)管理提供了有力參考，在工會(huì)開展相關(guān)活動(dòng)的過程中發(fā)揮了重要的作用。隨著社會(huì)的進(jìn)步、信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的興起，傳統(tǒng)工會(huì)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前工會(huì)檔案管理的需要，這促使工會(huì)檔案管理朝著信息化方向發(fā)展?；诖耍疚膶?duì)工會(huì)檔案信息化管理進(jìn)行了綜合性分析，并結(jié)合相關(guān)問題，提出了完善策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：工會(huì)檔案；信息化；管理；制度

1 工會(huì)檔案信息化管理的必要性

對(duì)于工會(huì)發(fā)展而言，實(shí)現(xiàn)工會(huì)檔案信息化管理具有一定的必然性。在社會(huì)不斷進(jìn)步、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的情況下，社會(huì)組織形式、工作崗位類型也變得愈來愈豐富，這使得工會(huì)服務(wù)對(duì)象、內(nèi)容、方式等均發(fā)生了較大程度的改變[1]。這種改變無疑讓工會(huì)檔案信息量變得更大，也讓檔案管理工作變得更加繁瑣，傳統(tǒng)檔案管理模式顯然已經(jīng)無法應(yīng)對(duì)這種形勢(shì)變化。工會(huì)的服務(wù)對(duì)象始終都是職工群眾，所以工會(huì)本身具備較強(qiáng)的群眾性與社會(huì)性。工會(huì)日常運(yùn)作中除了會(huì)涉及到大量檔案資料外，還需要對(duì)這些檔案信息進(jìn)行進(jìn)一步開發(fā)。將信息化技術(shù)與工會(huì)檔案管理結(jié)合起來，可進(jìn)一步提升檔案管理效率，讓檔案信息開發(fā)、歸檔等更加便捷。同時(shí)，對(duì)工會(huì)檔案進(jìn)行信息化管理有利于檔案信息資源共享，且有利于提升工會(huì)工作的開放性與透明度，從而為廣大職工群眾提供更好的服務(wù)。

2 工會(huì)檔案管理存在的不足之處

目前，我國工會(huì)檔案信息化管理還處于發(fā)展階段，盡管已經(jīng)取得了一定成果，但整體水平依然有待提升。在傳統(tǒng)檔案管理模式向信息化檔案管理模式轉(zhuǎn)變的過程中，部分因素對(duì)其產(chǎn)生了阻礙，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面[2]：（1）工會(huì)檔案管理未得到重視。對(duì)于工會(huì)組織而言，檔案管理工作是其日常運(yùn)行過程中的重要環(huán)節(jié)之一，是維持其穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)。檔案管理工作若能夠得到充分落實(shí)，就有利于工會(huì)相關(guān)工作順利實(shí)施；反之，則會(huì)給工會(huì)日常工作開展帶來阻礙。當(dāng)前很多工會(huì)對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠充分，使得實(shí)際檔案管理工作受到了制約。在這種情況下，檔案管理依舊保持著傳統(tǒng)模式，工會(huì)不愿意投入過多的資源與精力來推進(jìn)檔案管理信息化，使得檔案管理服務(wù)止步不前，無法跟上社會(huì)形勢(shì)變化。硬件的缺失及思想上的漏洞導(dǎo)致工會(huì)檔案管理流于形式，無法充分發(fā)揮作用，影響了檔案服務(wù)的整體質(zhì)量。（2）相關(guān)人才隊(duì)伍有所缺失。工會(huì)檔案由傳統(tǒng)管理模式向信息化管理模式升級(jí)的過程中，必然離不開人才的支持。然而從整體環(huán)境來看，工會(huì)檔案信息化管理專業(yè)人才有所缺失，使得相關(guān)工作受到了制約。很多工會(huì)檔案管理人員盡管具備檔案管理知識(shí)，但信息化知識(shí)水平有所不足，無法將信息化技術(shù)與日常檔案管理工作充分關(guān)聯(lián)起來。甚至部分工會(huì)在安排檔案管理崗位時(shí)過于隨意，相關(guān)人員未得到充分培訓(xùn)，就允許其上崗。在實(shí)際工作中，這部分工作人員業(yè)務(wù)不熟練，易出現(xiàn)差錯(cuò)，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量、效率低下，常出現(xiàn)錯(cuò)收、漏收等情況。（3）工作程序不夠規(guī)范。部分檔案管理人員在實(shí)際工作中，未能充分貫徹法律規(guī)章，導(dǎo)致工作程序不規(guī)范，影響了檔案服務(wù)質(zhì)量。例如，文案收集滯后，導(dǎo)致用戶資料缺損；文件書寫不夠規(guī)范，造成用戶資料模糊，無法進(jìn)行準(zhǔn)確查詢；檔案資料收集、歸檔工作不夠主動(dòng)，使得相關(guān)資料不全。上述不規(guī)范行為的出現(xiàn)，明顯會(huì)對(duì)檔案管理產(chǎn)生負(fù)面影響，也從側(cè)面反映了工會(huì)檔案管理制度及執(zhí)行力有所缺失。

3 優(yōu)化工會(huì)檔案信息化管理的相關(guān)舉措

3.1 加強(qiáng)相關(guān)制度建設(shè)

要促進(jìn)工會(huì)檔案管理由傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ剑厝灰訌?qiáng)相關(guān)制度建設(shè)，并深化工會(huì)檔案管理意識(shí)，肯定工會(huì)檔案管理的重要性。只有實(shí)現(xiàn)制度化，才能進(jìn)一步深化工會(huì)檔案管理工作。首先，要完善檔案資料保存制度及檔案信息利用制度，促使檔案資料保存及信息利用工作規(guī)范化。其次，要充分落實(shí)相關(guān)責(zé)任制度，明確崗位工作人員的職責(zé)，并通過獎(jiǎng)懲制度督促其全身心投入到檔案管理工作中。還要建立工會(huì)檔案信息收集及信息核對(duì)制度，以保證檔案信息的真實(shí)性、可靠性及準(zhǔn)確性。再者，要制定出標(biāo)準(zhǔn)化管理流程，構(gòu)建出統(tǒng)一化的檔案管理方法。通過嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理流程，讓相關(guān)工作得以規(guī)范實(shí)施，進(jìn)一步控制管理漏洞[3]。另外，要對(duì)檔案管理信息化硬件設(shè)施及軟件設(shè)施加強(qiáng)管理，對(duì)軟硬件進(jìn)行整合，從而為實(shí)現(xiàn)檔案信息化高效管理創(chuàng)造條件。把完善的工會(huì)檔案管理制度作為導(dǎo)向，可促使相關(guān)工作更加精細(xì)化，避免工作重疊、責(zé)任糾紛，以保證檔案管理的質(zhì)量與效率。

3.2 加大資金投入

現(xiàn)代化硬件設(shè)施及軟件設(shè)施是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)，要加強(qiáng)相關(guān)設(shè)備建設(shè)，就必然要加大相關(guān)資金投入。工會(huì)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)工會(huì)檔案建設(shè)工作給予充分重視，并引導(dǎo)資金投入其中。一方面，要對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施不斷更新，包括交換機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)施等。在此基礎(chǔ)上，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)及服務(wù)器技術(shù)建立統(tǒng)一的工會(huì)檔案信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，為檔案資料管理提供便捷。另一方面，要對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新，保證信息化平臺(tái)發(fā)展與實(shí)際需求相契合，同時(shí)要保證信息化平臺(tái)與其他辦公系統(tǒng)之間的兼容性，讓信息資源能夠無縫傳遞。通過利用局域網(wǎng)技術(shù)，加強(qiáng)各部分之間的關(guān)聯(lián)與協(xié)作，從而形成一個(gè)整體性的檔案信息管理有機(jī)體。

3.3 加強(qiáng)人員管理

實(shí)現(xiàn)工會(huì)檔案信息化管理離不開人才隊(duì)伍的支持。工會(huì)內(nèi)部要善于吸收信息化技術(shù)人才，并加強(qiáng)內(nèi)部檔案管理人員培養(yǎng)，讓檔案管理工作與信息化技術(shù)充分結(jié)合。工會(huì)檔案部門可定期組織相關(guān)技能培訓(xùn)，并實(shí)施技能考核，甚至可以將考核結(jié)果與工作績(jī)效關(guān)聯(lián)起來，起到督促作用[4]。通過綜合性業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠?qū)n案數(shù)字信息進(jìn)行有效識(shí)別、收集、整合及開發(fā)利用。通過引進(jìn)信息化專業(yè)技術(shù)人才，為檔案信息化服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建、維護(hù)等提供人才基礎(chǔ)，保證檔案信息化服務(wù)平臺(tái)穩(wěn)定運(yùn)行。另外，要重視相關(guān)人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)，讓檔案管理人員能夠樹立端正的信息化意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，通過拓展檔案信息服務(wù)內(nèi)容、創(chuàng)新服務(wù)形式、提升服務(wù)質(zhì)量，將工會(huì)檔案管理的服務(wù)功能充分發(fā)揮出來，從而滿足職工群眾的各類需求。

3.4 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全防范工作

工會(huì)在實(shí)施檔案信息化管理的過程中，要不斷加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全防范工作，以保證信息資料數(shù)據(jù)的安全性：（1）定期備份數(shù)據(jù)。養(yǎng)成定期備份數(shù)據(jù)的習(xí)慣，即便出現(xiàn)突發(fā)性事件，對(duì)檔案信息系統(tǒng)造成破壞，也能保證信息數(shù)據(jù)的安全性。同時(shí)，檔案工作人員要加強(qiáng)檔案信息資源監(jiān)控，若發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息異常，要及時(shí)采取有效措施進(jìn)行跟蹤、處理，避免受到外部非法攻擊。（2）建立電子身份認(rèn)證制度。對(duì)無法完成認(rèn)證的非法來訪者的登陸行為進(jìn)行嚴(yán)格控制，不授予其信息訪問權(quán)限[5]。

4 結(jié)語

實(shí)現(xiàn)工會(huì)檔案信息化管理是當(dāng)前工會(huì)檔案發(fā)展過程中不可逆的趨勢(shì)，應(yīng)通過加強(qiáng)技術(shù)、完善制度、優(yōu)化管理等措施，為檔案信息化管理提供有力的人員支持、技術(shù)支持及內(nèi)部環(huán)境支持，促使工會(huì)檔案管理工作高效實(shí)施，從而為職工群眾提供可靠的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[5]趙喜民.工會(huì)檔案的信息化管理研究分析[J].中國新通信，2015（22）：5-6.