劉慶華

摘 要：當(dāng)前，我國正處于社會轉(zhuǎn)型時期，也隨之涌現(xiàn)出了一系列的社會問題和社會現(xiàn)象。因而，加強(qiáng)對務(wù)工人員的檔案管理，提高其信息化和數(shù)字化程度，也是社會轉(zhuǎn)型和時代發(fā)展的要求。

關(guān)鍵詞：流動人員；檔案管理；信息化

1 引言

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的持續(xù)發(fā)展和我國經(jīng)濟(jì)體制改革的逐漸深入，我國的社會轉(zhuǎn)型也在同時進(jìn)行，社會人口流動的速度也在不斷加快，“勞動力和人才的社會化、市場化的趨勢也更加明顯?！鄙鐣系牧鲃尤藛T不斷增加，流動速度也在日漸提高，這也直接給流動人員檔案管理帶來了更大的挑戰(zhàn)。同時，社會人員的流動，也呈現(xiàn)出了很多新的現(xiàn)象和問題，要求流動人員檔案管理要提高其數(shù)字化和信息化程度，順應(yīng)信息化時代和大數(shù)據(jù)時代社會發(fā)展的趨勢，因而流動人員人事檔案信息化建設(shè)作為解決這些問題最有效的手段也更加為人們所關(guān)注。然而在流動人員人事檔案的信息化建設(shè)方面仍然存在著各種問題，就目前的流動人員檔案管理水平來說，還不能很好地解決，需要進(jìn)一步提高流動人員檔案管理信息化建設(shè)，以此來更好地推動其流動人員檔案管理的整體建設(shè)。

2 務(wù)工人員檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.管理體制較為落后，管理方式不合理

我國目前的務(wù)工人員檔案管是一種“多頭管理”的模式，這與國外和我國流動人員檔案管理目標(biāo)的要求來看，顯得較為落后。雖然我國明文規(guī)定要統(tǒng)一流動人員檔案管理的權(quán)力，由“黨委組織部門、政府人事部門及所屬的人才流動中心等部門和機(jī)構(gòu)”來統(tǒng)一管理，但在實(shí)際的工作過程中，其管理權(quán)力卻沒有進(jìn)行嚴(yán)格合理的規(guī)范，有很多的機(jī)構(gòu)如職業(yè)介紹中心、外企人才機(jī)構(gòu)等規(guī)定之外的部門和機(jī)構(gòu)都參與了進(jìn)來，使得管理權(quán)力混亂，管理體制也不能夠很好地統(tǒng)一和完善。

此外，管理方式也較為不合理。我國以前社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不高，流動人員也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及現(xiàn)在，因而管理方式是比較傳統(tǒng)的，然而，由于我國的發(fā)展速度十分快，社會流動人員的流動速度也隨之提高的很快，但是其檔案管理方式也沒有得到及時的得到改變和完善，使得檔案管理呈現(xiàn)出無序的現(xiàn)狀，不能跟上社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的速度，也不能滿足于流動人員對檔案管理的需要。

2.檔案管理人員的綜合素質(zhì)低，隊伍結(jié)構(gòu)不合理

當(dāng)前，我國流動人員檔案管理部門的管理人員素質(zhì)還有待提高。流動人員檔案管理工作，要求管理人員具有較高的檔案管理水平，還要求能夠熟練掌握各種業(yè)務(wù)和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，具備綜合素質(zhì)。但是從我國目前的人才培養(yǎng)的現(xiàn)狀來看還很難達(dá)到，這也就使得我國的流動人員檔案管理顯得十分不合理、不科學(xué)。

流動人員檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)不合理，也是我國信息化建設(shè)中必須要解決的問題之一。“除了知識結(jié)構(gòu)和學(xué)歷結(jié)構(gòu)不合理以外，值得一提的是性別結(jié)構(gòu)不合理?！北娝苤?，女性更注重細(xì)節(jié)，在處理問題上更細(xì)心，因而我國流動人員檔案管理隊伍中主要以女性為主，但隨著信息化建設(shè)的發(fā)展，也就要求更多的男性也應(yīng)當(dāng)參與到流動人員檔案管理信息化建設(shè)的過程之中去。

3 促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

檔案信息化就是以原紙質(zhì)的檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來的內(nèi)容信息的情況下，對檔案本身的內(nèi)容及檔案的存在形式進(jìn)行符合信息轉(zhuǎn)變原則的改變，使檔案信息化，在企業(yè)內(nèi)部，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，方便企業(yè)人力資源部和各個層次的領(lǐng)導(dǎo)及時的查閱動態(tài)的本企業(yè)人才的檔案信息。

1.檔案信息化建設(shè)的涵義

“檔案是資料本身的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進(jìn)行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。

2.促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

2.1檔案工作人員要樹立檔案信息意識

檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”，檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的基本力量，他們的能動性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案工作人員才會具有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心，才會主動關(guān)心檔案信息化建設(shè)事業(yè)，認(rèn)真做好信息化過程中的各項(xiàng)工作。

2.2提高檔案信息化水平技術(shù)

①配備計算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應(yīng)用或完善，可通過計算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作進(jìn)行培訓(xùn)及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準(zhǔn)備工作。

②每個員工的檔案全文的數(shù)字化。對各職能部門每年提交的檔案資料，需要全部的輸入，并作備注，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動，不但能節(jié)約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。

③對上網(wǎng)的員工檔案信息進(jìn)行密級界定。首先制訂密級標(biāo)準(zhǔn)，對內(nèi)部檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密進(jìn)行界定；其次對檔案信息使用者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗(yàn)證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。

2.3全面提高檔案信息的管理水平

信息技術(shù)的廣泛采用，使檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重心向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)今，在計算機(jī)管理滲透的形式下，計算機(jī)管理軟件的應(yīng)用為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化做出了巨大貢獻(xiàn)。檔案部門建立自己的局域網(wǎng)，添置計算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、掃描儀等，在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用過程中發(fā)揮著重要作用。

①隨著電子文件的大量產(chǎn)生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現(xiàn)實(shí)問題。因此，選用適合電子文件形成單位自身特點(diǎn)的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進(jìn)行錄入、開發(fā)利用等工作是開展檔案信息化建設(shè)不可回避的一項(xiàng)重要工作。

②檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，就可以使企業(yè)的檔案達(dá)到高效的管理。

③信息化建設(shè)理念，需要科學(xué)的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點(diǎn)于一身，提高檔案工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設(shè)的成敗。

④從安全角度來說，優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設(shè)置，如訪問授權(quán)、用戶安全級別、密碼設(shè)置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅實(shí)屏障，能有效地確保檔案信息安全。

3.全面推行檔案信息化管理，確立檔案信息化工程發(fā)展的新方向

信息化工程建設(shè)的過程就是檔案的形成過程，從檔案紙質(zhì)資料的收集-整理-整理成電子版-上傳，這些過程都是需要仔細(xì)再仔細(xì)的，容不得出一點(diǎn)點(diǎn)差錯，否則就會導(dǎo)致檔案出錯，所以，信息化的有效管理會在各方面提高檔案管理效率與效益。

①加強(qiáng)內(nèi)部檔案信息化建設(shè)，選用適合的企業(yè)檔案管理軟件，制定適合本企業(yè)實(shí)際工作的檔案信息化管理的規(guī)章制度，及時改革不適應(yīng)檔案信息化要求的管理體制，提高內(nèi)部信息交換及共享的水平，創(chuàng)造更多有利于內(nèi)部利用的條件。

②建立多層次、多渠道、重實(shí)效的檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評制度，全面的提高相關(guān)崗位人員工作的素質(zhì)和工作能力。

③檔案管理的工作人員要學(xué)習(xí)計算機(jī)和信息管理化知識，只有對計算機(jī)信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使內(nèi)部檔案的信息系統(tǒng)運(yùn)行保持在良好狀態(tài)之中。

④檔案的數(shù)據(jù)質(zhì)量是計算機(jī)管理系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵，所以必須要嚴(yán)把檔案的資料數(shù)據(jù)關(guān)，保證所輸入的資料是全面的、準(zhǔn)確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。可考慮建立資料的審核制度，在檔案資料輸入之前對檔案資料進(jìn)行審核，在檔案資料輸入之后還要進(jìn)行認(rèn)真的校對。

參考文獻(xiàn)

[1]夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].云南檔案，2010，（03）.

[2]趙鵬，李光.檔案工作落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的關(guān)鍵——實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)物化管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變[J].2012（01）