顏宏

【摘要】高校辦公室OA系統(tǒng)建設(shè)不僅有利于提高學(xué)校行政辦公效率、增強(qiáng)辦公室整體服務(wù)水平，更對(duì)學(xué)校整體形象的提升有著非常重要的意義。本文對(duì)OA系統(tǒng)建設(shè)和推廣過(guò)程中遇到的問(wèn)題提出分析和思考，以期對(duì)高校辦公室OA建設(shè)工作提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化；高校辦公室；辦公效率

一、前言

傳統(tǒng)辦公模式下的高校管理工作不僅耗費(fèi)了辦公室和各部門(mén)工作人員大量的時(shí)間和精力，而且在處理過(guò)程中產(chǎn)生的延時(shí)和差錯(cuò)大大降低了工作效率。辦公自動(dòng)化（Office Automation， 簡(jiǎn)稱(chēng)OA）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式，使辦公活動(dòng)由各類(lèi)設(shè)備、人機(jī)系統(tǒng)來(lái)協(xié)助完成，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上公文管理、信息共享、事務(wù)管理、信息發(fā)布等功能，達(dá)到優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)、調(diào)整管理體制、提高辦公效率的目的。OA系統(tǒng)是對(duì)傳統(tǒng)辦公方式的變革，它將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于傳統(tǒng)的信息處理中，對(duì)文字處理、信息傳遞、存儲(chǔ)與檢索實(shí)行了現(xiàn)代化的管理。它通過(guò)有效的資源共享和信息交流與發(fā)布，達(dá)到充分利用信息資源、提高工作效率和質(zhì)量、輔助決策、降低勞動(dòng)強(qiáng)度、減少重復(fù)勞動(dòng)的目的。作為信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，建設(shè)功能完備的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是高校在當(dāng)前信息化背景下的必然選擇。

二、OA系統(tǒng)建設(shè)實(shí)踐與經(jīng)驗(yàn)

加強(qiáng)宣傳培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變思想觀念。部分OA系統(tǒng)用戶(hù)意識(shí)薄弱，對(duì)OA系統(tǒng)理解不夠深入，未能完全意識(shí)到OA系統(tǒng)推廣使用的必要性。一些OA用戶(hù)習(xí)慣了傳統(tǒng)的辦公方式，對(duì)紙質(zhì)辦公較為依賴(lài)，主觀上不愿意主動(dòng)去改變，甚至對(duì)OA系統(tǒng)持懷疑態(tài)度。同時(shí)，OA用戶(hù)年齡跨度較大、基礎(chǔ)參差不齊，難免存在現(xiàn)代化辦公技術(shù)、尤其計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平相對(duì)薄弱的現(xiàn)象，甚至擁有畏難和排斥心理，要使他們完全接受OA系統(tǒng)需要一定的時(shí)間。此外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)OA系統(tǒng)的態(tài)度也直接影響系統(tǒng)的建設(shè)和推廣。OA系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)十分繁雜的工程，它的業(yè)務(wù)涉及面廣，推廣難度大，任何環(huán)節(jié)都可能遇到困難和阻力。因此，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持下，辦公室應(yīng)成立OA系統(tǒng)建設(shè)工作小組，統(tǒng)籌規(guī)劃OA信息建設(shè)，協(xié)調(diào)解決問(wèn)題和困難，加強(qiáng)OA宣傳和培訓(xùn)，提高校領(lǐng)導(dǎo)和教職工對(duì)OA系統(tǒng)的認(rèn)知度，同時(shí)不斷增強(qiáng)OA系統(tǒng)本身的實(shí)用性、易用性、穩(wěn)定性建設(shè)，保障大家對(duì)OA系統(tǒng)的用戶(hù)體驗(yàn)。

明確階段任務(wù)，重視建設(shè)過(guò)程。需要調(diào)研階段，服務(wù)公司根據(jù)需要提前制定調(diào)研計(jì)劃，并結(jié)合自身項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)協(xié)助用戶(hù)梳理辦公流程，最后編寫(xiě)需求規(guī)格說(shuō)明并請(qǐng)用戶(hù)簽字確認(rèn)；系統(tǒng)調(diào)試階段是系統(tǒng)上線(xiàn)試運(yùn)行前的重要階段，應(yīng)留出至少1個(gè)月的時(shí)間，OA系統(tǒng)是否滿(mǎn)足用戶(hù)使用需求、是否存在BUG以及系統(tǒng)上線(xiàn)時(shí)間節(jié)點(diǎn)均在此階段確認(rèn)完成；培訓(xùn)推廣階段，OA系統(tǒng)培訓(xùn)要全方位、多層次、分階段進(jìn)行，學(xué)校各部門(mén)均要參與培訓(xùn)，同時(shí)根據(jù)培訓(xùn)對(duì)象不同，制定不同的培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)方式。

建立健全制度，確保高效運(yùn)行。高校辦公室應(yīng)該結(jié)合學(xué)校工作實(shí)際，積極建立健全與OA系統(tǒng)相配套相適應(yīng)的規(guī)章管理制度，嚴(yán)格規(guī)范辦公流程及系統(tǒng)操作，確保管理科學(xué)性、操作規(guī)范性、信息準(zhǔn)確性和系統(tǒng)安全性。加強(qiáng)相關(guān)制度建設(shè)，規(guī)范公文審批等具體流程，有助于促進(jìn)OA系統(tǒng)推廣，規(guī)范OA用戶(hù)的操作，確保用戶(hù)高效、準(zhǔn)確、安全完成辦公任務(wù)，同時(shí)自覺(jué)維護(hù)系統(tǒng)正常運(yùn)行。此外，現(xiàn)代化OA系統(tǒng)提倡“無(wú)紙化”辦公，就必然會(huì)涉及到領(lǐng)導(dǎo)電子簽名、學(xué)校電子印章的使用和管理。因此，完善的OA系統(tǒng)管理規(guī)定，有利于安全管理電子簽名、電子印章等重要內(nèi)容。

注重系統(tǒng)安全，保障正常辦公。由于OA系統(tǒng)一般直接接入Internet，具有網(wǎng)絡(luò)開(kāi)放性的特點(diǎn)，而OA系統(tǒng)中傳輸、處理、儲(chǔ)存的文件屬于學(xué)校的內(nèi)部信息（有些可能涉密），因此OA系統(tǒng)的安全性建設(shè)顯得十分重要。首先，應(yīng)對(duì)OA系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密傳輸，確保傳輸、處理過(guò)程中的信息安全。其次，OA系統(tǒng)服務(wù)器中儲(chǔ)存了大量信息，我們不僅需要對(duì)服務(wù)器定期排查，排除安全隱患，防止病毒和惡意程序攻擊，同時(shí)做好數(shù)據(jù)備份。網(wǎng)絡(luò)安全領(lǐng)域有一個(gè)術(shù)語(yǔ)叫“三分技術(shù)，七分管理”，即網(wǎng)絡(luò)安全中的30%依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息安全設(shè)備和技術(shù)保障，而70%則依靠用戶(hù)安全管理意識(shí)的提高以及管理模式的更新。因此，我們?cè)谠黾蛹夹g(shù)保護(hù)的同時(shí)，也應(yīng)該不斷增強(qiáng)個(gè)人保密意識(shí)，不斷提高安全管理。

重視推廣方法，提供技術(shù)支持。辦公室前期在加強(qiáng)OA宣傳、提高OA意識(shí)的基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)分步驟、分階段進(jìn)行OA系統(tǒng)培訓(xùn)和推廣。辦公室和服務(wù)公司應(yīng)當(dāng)共同協(xié)商，制定詳細(xì)的培訓(xùn)計(jì)劃和推廣安排，針對(duì)不同用戶(hù)類(lèi)別提供不同的個(gè)性化培訓(xùn)。此外，辦公室可組織各相關(guān)部門(mén)OA系統(tǒng)負(fù)責(zé)人進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)，強(qiáng)化OA系統(tǒng)的操作與管理，使其能夠承擔(dān)本部門(mén)的OA培訓(xùn)與操作指導(dǎo)。如各部門(mén)OA負(fù)責(zé)無(wú)法解決，可統(tǒng)一收集相關(guān)問(wèn)題，并上報(bào)至學(xué)校辦公室。如果上報(bào)的問(wèn)題屬于技術(shù)范疇，辦公室將及時(shí)全方位、高質(zhì)量的技術(shù)支持；如果上報(bào)的問(wèn)題涉及部門(mén)辦公需求，辦公室也應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)協(xié)商溝通，進(jìn)一步優(yōu)化OA辦公流程。

三、小結(jié)

高校辦公室OA系統(tǒng)建設(shè)提升了辦公室整體服務(wù)水平、提高了學(xué)校行政辦公a效率，同時(shí)降低了內(nèi)部運(yùn)行成本，有利于促進(jìn)學(xué)校信息化建設(shè)，提升學(xué)校的管理水平和整體形象。然而，高校辦公室工作內(nèi)容的綜合性和復(fù)雜性決定了OA系統(tǒng)建設(shè)難度不亞于任何部門(mén)內(nèi)部的軟件工程項(xiàng)目，因?yàn)樗馕吨咝＝搪毠ぴ谒季S方式、管理方法、規(guī)章制度等方面都需要經(jīng)歷一次深層次的轉(zhuǎn)變。我們應(yīng)當(dāng)以發(fā)展的眼光來(lái)看待OA系統(tǒng)的建設(shè)，使其在不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題的過(guò)程中完善自身，進(jìn)一步為學(xué)校的發(fā)展提供服務(wù)。