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        淺談EXCEL臺(tái)賬在醫(yī)院醫(yī)保財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

        2016-08-15 07:07:30張?bào)?/span>
        經(jīng)營者 2016年10期
        關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)管理

        張?bào)?/p>

        摘 要 醫(yī)院財(cái)務(wù)賬目不能清楚反映醫(yī)?;鸬倪\(yùn)行狀況,是當(dāng)前醫(yī)院財(cái)務(wù)管理面臨的重要問題。本文結(jié)合醫(yī)保工作實(shí)際,通過對(duì)Excel醫(yī)保臺(tái)賬特點(diǎn)進(jìn)行闡述,分析其在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯總、相關(guān)指標(biāo)測(cè)算、醫(yī)保信息分析三方面的優(yōu)勢(shì)和具體應(yīng)用,并指出Excel醫(yī)保臺(tái)賬在保證醫(yī)保基金有效使用、加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理中具有的不可或缺的重要作用。

        關(guān)鍵詞 醫(yī)院醫(yī)保 Excel臺(tái)賬 財(cái)務(wù)管理

        隨著醫(yī)保的全面覆蓋,醫(yī)保在醫(yī)院整體財(cái)務(wù)收支中所占份額越來越大,醫(yī)保財(cái)務(wù)管理的重要性也愈加凸顯。當(dāng)前,醫(yī)院財(cái)務(wù)賬面無法清晰準(zhǔn)確反映各類醫(yī)?;鸬呢?cái)務(wù)運(yùn)行狀況,嚴(yán)重影響了決策者在財(cái)務(wù)管理中的分析判斷。

        一、醫(yī)院財(cái)務(wù)不能清晰反映醫(yī)保運(yùn)行狀況的原因分析

        (一)醫(yī)保的種類復(fù)雜,結(jié)算政策各不相同

        醫(yī)院的醫(yī)保種類繁多,一般按險(xiǎn)種分為基本醫(yī)療保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)和工傷保險(xiǎn);各險(xiǎn)種按區(qū)域及經(jīng)辦機(jī)構(gòu)進(jìn)一步劃分為省、市城鎮(zhèn)職工醫(yī)保,市城鎮(zhèn)居民醫(yī)保和新型農(nóng)村合作醫(yī)療保險(xiǎn);省、市生育醫(yī)保和省、市工傷醫(yī)保。而不同的醫(yī)保類別的申報(bào)、結(jié)算時(shí)間不同,支付方式和具體規(guī)定也不統(tǒng)一,這給財(cái)務(wù)人員的統(tǒng)計(jì)工作造成了困難。

        (二)醫(yī)保收入的明細(xì)科目設(shè)置不夠清晰

        2011年1月財(cái)政部會(huì)同衛(wèi)生部等有關(guān)部門修訂了《醫(yī)院財(cái)務(wù)制度》和《醫(yī)院會(huì)計(jì)制度》,強(qiáng)化了醫(yī)院的收支管理和成本核算。新制度增加了有關(guān)同醫(yī)療保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)結(jié)算的處理規(guī)定,各醫(yī)院對(duì)明細(xì)科目的設(shè)置不同,仍然不能清晰、準(zhǔn)確區(qū)分醫(yī)保業(yè)務(wù)的具體核算內(nèi)容。

        (三)醫(yī)保撥款的滯后和不確定

        新制度要求會(huì)計(jì)核算以權(quán)責(zé)發(fā)生制為記賬基礎(chǔ),并明確了會(huì)計(jì)要素之間的關(guān)系。權(quán)責(zé)發(fā)生制是以權(quán)利或責(zé)任的發(fā)生與否為標(biāo)準(zhǔn)來確認(rèn)收入和費(fèi)用。不論是否已有現(xiàn)金的收付,按其是否體現(xiàn)各個(gè)會(huì)計(jì)期間的經(jīng)營成果和收益情況,以確定其歸屬期。由于醫(yī)保撥款時(shí)間的滯后和金額的不確定,采用權(quán)責(zé)發(fā)生制依然存在虛增醫(yī)保收入而造成信息誤導(dǎo)的問題。

        二、Excel醫(yī)保臺(tái)賬在財(cái)務(wù)管理中的重要作用

        Excel是一款功能強(qiáng)大的辦公軟件,已經(jīng)完全成為一種實(shí)用工具,在各個(gè)領(lǐng)域的核心工作中發(fā)揮著重要的作用。Excel被設(shè)計(jì)成為一個(gè)數(shù)據(jù)計(jì)算與分析的平臺(tái),集成了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)計(jì)算與分析功能,利用Excel制成的醫(yī)保臺(tái)賬具有以下特點(diǎn):

        (一)功能強(qiáng)大,工作事半功倍

        Excel對(duì)實(shí)際工作的各種問題作了深入全面的研究和開發(fā),醫(yī)保、財(cái)務(wù)工作人員可按自己的思路來創(chuàng)建適合實(shí)際需求的Excel臺(tái)賬,不但能有效處理龐雜的數(shù)據(jù)信息,還能大大提高工作效率和質(zhì)量,而且,Excel表格也具有易于修改、便于保存的特點(diǎn)。

        (二)靈活多樣,清晰反映醫(yī)保狀況

        第一,不受科目設(shè)置的局限,直觀反映醫(yī)保明細(xì)。醫(yī)保收入項(xiàng)目一般包括現(xiàn)金支付、個(gè)人賬戶、統(tǒng)籌基金支付、公務(wù)員補(bǔ)助和大額補(bǔ)助,其中統(tǒng)籌基金的撥付受醫(yī)保結(jié)算政策的影響不能全額撥付;大額補(bǔ)助有的由醫(yī)保局撥付,有的由保險(xiǎn)公司撥付,存在嚴(yán)重的拖欠現(xiàn)象。醫(yī)保臺(tái)賬在此可以發(fā)揮靈活多樣的特點(diǎn),分類、全面地反映醫(yī)保費(fèi)用的申報(bào)、撥款情況。

        第二,不受會(huì)計(jì)記賬基礎(chǔ)的限制,顯示真實(shí)收付情況。醫(yī)保臺(tái)賬匯總登記各類醫(yī)保一個(gè)核算年度的住院費(fèi)用申報(bào)、結(jié)算情況,當(dāng)財(cái)務(wù)通知撥款實(shí)際到賬時(shí),就錄入相對(duì)應(yīng)的申報(bào)期間,真實(shí)、清晰地反映醫(yī)保的當(dāng)期撥款、欠款情況。避免了收付實(shí)現(xiàn)制的收支項(xiàng)目不配比,不能真實(shí)反映當(dāng)年收支結(jié)余;也避免了權(quán)責(zé)發(fā)生制已確認(rèn)收入費(fèi)用,但不一定有現(xiàn)金真實(shí)流入或流出的缺陷。

        (三)一目了然,便于領(lǐng)導(dǎo)快速?zèng)Q策

        首先,臺(tái)賬的數(shù)據(jù)清晰,便于進(jìn)一步分析測(cè)算,為單位相關(guān)預(yù)算、決策的制定提供有效參考,而且對(duì)應(yīng)關(guān)系明確,大大提高決策方向的正確性。其次,Excel電子表格軟件,可生成直觀精美的圖表,令枯燥繁雜的數(shù)字生動(dòng)起來,領(lǐng)導(dǎo)者可直接、快速地制定管理解決方案。最后,辦公表格的電子化可節(jié)省辦公用紙的費(fèi)用,也符合“綠色辦公”的環(huán)保理念。

        三、Excel臺(tái)賬在醫(yī)保財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

        由醫(yī)保辦有財(cái)務(wù)背景的人員負(fù)責(zé)制作醫(yī)保臺(tái)賬系列,是最佳的選擇。作為會(huì)計(jì)人員,具備財(cái)務(wù)知識(shí)和專業(yè)素質(zhì);作為醫(yī)保人員,諳熟醫(yī)保政策規(guī)定,并且了解各醫(yī)保的種類和結(jié)算要求。醫(yī)保臺(tái)賬清晰明確地反映醫(yī)?;疬\(yùn)行狀況,協(xié)助財(cái)務(wù)及時(shí)進(jìn)行賬齡分析處理,規(guī)避潛在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),為財(cái)務(wù)精細(xì)化管理工作的開展提供了有力的支撐。現(xiàn)就以下三點(diǎn)詳細(xì)介紹Excel臺(tái)賬在醫(yī)保財(cái)務(wù)管理中的具體應(yīng)用:

        (一)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的匯總

        第一,準(zhǔn)確錄入信息是優(yōu)化財(cái)務(wù)管理的前提條件。醫(yī)保工作人員以不同醫(yī)保類型、按申報(bào)時(shí)間順序來設(shè)置臺(tái)賬,按需設(shè)立要反映的項(xiàng)目,待財(cái)務(wù)通知醫(yī)保撥款到賬后,根據(jù)醫(yī)保局提供的結(jié)算單據(jù)確定金額及歸屬期并錄入相應(yīng)位置。工作人員必須保持踏實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度,保證信息的真實(shí)性和正確性,否則,信息失真會(huì)造成財(cái)務(wù)管理者的決策失誤。

        例如,設(shè)制《市城鎮(zhèn)職工醫(yī)保人員住院費(fèi)用申報(bào)、結(jié)算表》,目前蘭州市實(shí)行的是以定額結(jié)算為主、單病種和項(xiàng)目付費(fèi)為輔的復(fù)合式結(jié)算方式,本表以“定額(轉(zhuǎn)科)”“單病種”“據(jù)實(shí)結(jié)算”和“特殊病種”分類,按照醫(yī)保收入項(xiàng)目(現(xiàn)金支付、個(gè)人賬戶、統(tǒng)籌基金支付、公務(wù)員補(bǔ)助和大額補(bǔ)助),清晰反映各期醫(yī)院申報(bào)和醫(yī)保局撥款情況,為后期相關(guān)指標(biāo)的測(cè)算分析、財(cái)務(wù)的精細(xì)化管理打好了基礎(chǔ)。因醫(yī)保統(tǒng)籌撥款中存在“醫(yī)保拒付”問題,最好設(shè)立“備注”欄進(jìn)行詳細(xì)說明。

        第二,匯總有效數(shù)據(jù),全盤掌握基金變動(dòng)情況。醫(yī)保病人的結(jié)算信息相對(duì)于自費(fèi)病人的數(shù)據(jù)更加繁雜,因此對(duì)大量數(shù)據(jù)的匯總處理非常重要。例如,設(shè)制《某年度醫(yī)院各類醫(yī)保統(tǒng)籌與撥款匯總表》,將各類醫(yī)保(職工、居民基本醫(yī)保,新農(nóng)合,生育和工傷醫(yī)保)的重要信息匯總在一張表上反映,醫(yī)院全年醫(yī)保的結(jié)算人次、年終醫(yī)保的未平衡金額(醫(yī)保拒付款),及各明細(xì)項(xiàng)目的結(jié)算情況等一目了然。

        (二)相關(guān)指標(biāo)的測(cè)算

        為規(guī)范定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的醫(yī)療服務(wù)行為,控制醫(yī)?;鸬倪^速增長,醫(yī)保部門設(shè)置了多種考核指標(biāo),如人次人頭比,次均費(fèi)用、次均統(tǒng)籌、個(gè)人實(shí)際自付比例、超支比例等。為加強(qiáng)內(nèi)部控制,醫(yī)保辦必須定期測(cè)算、動(dòng)態(tài)監(jiān)控相關(guān)指標(biāo),便于財(cái)務(wù)的進(jìn)一步管理。如設(shè)制《醫(yī)院醫(yī)保病種超支匯總表》,按“分類匯總”各醫(yī)保病種的數(shù)據(jù),分期測(cè)算其平均費(fèi)用和超支情況;設(shè)置突出顯示異常信息,財(cái)務(wù)管理者可即時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,采取有效措施以避免年終考核的扣罰。

        Excel臺(tái)賬還可按“需”匯總排序,利用“格式—選項(xiàng)—自定義序列”,實(shí)現(xiàn)按內(nèi)外科→科室→主管醫(yī)師的分類匯總,深化對(duì)問題科室的內(nèi)部管控。

        (三)醫(yī)保信息的分析

        大量詳實(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息,只具備了科學(xué)決策的前提,還需要運(yùn)用恰當(dāng)?shù)姆椒▉矸治觥⑼评砗团袛?,?cái)務(wù)管理者才能迅速制定有效的決策方案。

        第一,采用多種功能,加強(qiáng)內(nèi)部控制機(jī)制。利用EXCEL的函數(shù)統(tǒng)計(jì)、分析功能,可以按需自定義函數(shù);利用圖表功能,生成數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖;利用各類趨勢(shì)線,分析信息內(nèi)涵,揭示問題所在,預(yù)測(cè)未來走向。比如比較季節(jié)性對(duì)科室收治病種的影響;跟蹤一項(xiàng)控制措施的采用對(duì)科室管理的效用;分析醫(yī)保結(jié)算政策變更對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)收支的影響等。

        第二,動(dòng)態(tài)監(jiān)控分析,奠定預(yù)算管理基礎(chǔ)。醫(yī)保和財(cái)務(wù)部門應(yīng)動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)各項(xiàng)管理措施的落實(shí)和執(zhí)行情況,及時(shí)調(diào)控,處理偏差;實(shí)行月度、季度、年度分析報(bào)告制度,為下期的財(cái)務(wù)預(yù)算管理打好基礎(chǔ)。

        (四)臺(tái)賬誤差的自查

        第一,完善財(cái)務(wù)對(duì)賬機(jī)制。醫(yī)保辦應(yīng)及時(shí)與各醫(yī)保局和院內(nèi)財(cái)務(wù)核對(duì)往來款項(xiàng),尤其是年終醫(yī)?;鹎逅銜r(shí)期。對(duì)于問題要積極追蹤、說明匯報(bào),重要信息的更改,在備注中詳細(xì)說明。

        第二,Excel臺(tái)賬的復(fù)核功能。俗話說“當(dāng)局者迷旁觀者清”,經(jīng)常從事大量的數(shù)據(jù)錄入?yún)R總工作,疏漏之處在所難免??梢越柚鶨XCEL的簡單功能,進(jìn)行復(fù)核,以減少誤差。

        一是利用“數(shù)據(jù)—有效性”,對(duì)輸入的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行限定,并彈出出錯(cuò)警告給予提醒。二是“工作組”可按要求實(shí)現(xiàn)同步輸入,但臺(tái)賬系列是環(huán)環(huán)相扣、賬賬相關(guān)的,為了保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和獨(dú)立性,不建議成組編輯,避免“一錯(cuò)全錯(cuò)”。三是利用臺(tái)賬中各項(xiàng)目之間的勾稽關(guān)系,在表側(cè)設(shè)立復(fù)核公式。例如,為《市城鎮(zhèn)職工醫(yī)保人員住院費(fèi)用申報(bào)、結(jié)算表》,設(shè)立“總費(fèi)用=現(xiàn)金支付+個(gè)人賬戶+統(tǒng)籌基金支付+公務(wù)員補(bǔ)助+大額補(bǔ)助”的公式進(jìn)行驗(yàn)算。

        第三,Excel臺(tái)賬的保護(hù)功能。利用“工具—選項(xiàng)—安全性”對(duì)臺(tái)賬的使用(瀏覽和修改)設(shè)置權(quán)限;利用“單元格格式”和“保護(hù)工作表”對(duì)重要信息進(jìn)行鎖定或隱藏。

        本文中所述Excel臺(tái)賬功能的應(yīng)用只是基礎(chǔ)的,醫(yī)保、財(cái)務(wù)工作人員要堅(jiān)持“學(xué)而時(shí)習(xí)之”,不斷研究、開發(fā)其強(qiáng)大的功能,使理論與實(shí)踐相結(jié)合,在醫(yī)保財(cái)務(wù)管理中發(fā)揮更大的輔助作用;降低工作成本、提高管理效率和質(zhì)量,保證醫(yī)療保險(xiǎn)基金的有效使用及合理配置。

        (作者單位為甘肅省人民醫(yī)院)

        參考文獻(xiàn)

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