姜慧勇

摘要：辦公室行政管理是單位行政管理的核心內(nèi)容，更是單位各項(xiàng)工作順利開(kāi)展的決定性因素。而近幾年，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的逐年增長(zhǎng)，國(guó)內(nèi)事業(yè)單位的規(guī)模不斷加大，使得其行政管理的重要性越來(lái)越突出，也將辦公室行政管理弊端明顯暴露于人們眼前。故本文將主要探討新形勢(shì)下事業(yè)單位辦公室行政管理的相關(guān)事宜。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；辦公室行政管理；現(xiàn)狀；對(duì)策任何單位的可持續(xù)發(fā)展，都與行政管理工作息息相關(guān)，換言之，各單位以行政管理為可持續(xù)發(fā)展的前提基礎(chǔ)。然而，行政管理工作相當(dāng)復(fù)雜，涉及單位內(nèi)每個(gè)部門(mén)，必須所有部門(mén)共同努力才能實(shí)現(xiàn)高效的行政管理。本文則以行政管理中的辦公室行政管理為主要研究對(duì)象，并在分析事業(yè)單位辦公室行政管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，探索了單位行政管理實(shí)現(xiàn)有效改革的路徑。

一、辦公室行政管理的現(xiàn)狀與問(wèn)題

（一）行政管理制度有待完善

眾所周知，辦公室工作具有一定的復(fù)雜性。雖然，為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展，滿足新經(jīng)濟(jì)體制的要求，政府機(jī)構(gòu)進(jìn)行了大量改革，也獲得了顯著的成果。但隨著經(jīng)濟(jì)與單位的進(jìn)一步發(fā)展壯大，始終無(wú)法避免問(wèn)題的產(chǎn)生，單位辦公室行政管理體制明顯滯后于社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制改革的進(jìn)程，使得辦公室行政管理模式明顯不適，以至于單位內(nèi)部管理弊端過(guò)大，嚴(yán)重制約單位的進(jìn)步發(fā)展。

（二）員工整體素質(zhì)有待提高

辦公室行政管理工作能否井然有序地開(kāi)展，取決于行政管理部門(mén)職工的素質(zhì)能力，即辦公室行政管理工作與行政人員素質(zhì)息息相關(guān)。但就我國(guó)事業(yè)單位當(dāng)前的現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)，辦公室管理人員缺乏較高的行政管理專業(yè)水平與整體素質(zhì)。管理執(zhí)行人員能力水平較低，制約著行政管理工作的協(xié)調(diào)執(zhí)行。此外，由于辦公室工作的復(fù)雜性，無(wú)論執(zhí)行、監(jiān)督亦或服務(wù)等工作都需逐層傳遞，極易造成浪費(fèi)，導(dǎo)致工作效率低下。

（三）辦公室作風(fēng)建設(shè)的問(wèn)題

長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)事業(yè)單位一直將辦公室作風(fēng)建設(shè)視作戰(zhàn)略性任務(wù)，并在不斷實(shí)踐中獲得了不菲的成績(jī)。然而，在形勢(shì)進(jìn)一步發(fā)展的當(dāng)前，辦公室人員作風(fēng)建設(shè)始終存在問(wèn)題，包括學(xué)風(fēng)、生活作風(fēng)、思想作風(fēng)以及工作作風(fēng)等各方面。以學(xué)習(xí)來(lái)說(shuō)，極少數(shù)辦公室人員存在消極情緒；部分人員保守思想嚴(yán)重，缺乏自我進(jìn)取意識(shí)；也有存在工作作風(fēng)漂浮，不具備求真務(wù)實(shí)意識(shí)與精神的人員；甚至還有部分人員生活作風(fēng)有失嚴(yán)謹(jǐn)，極度匱乏自律意識(shí)，使得辦公室行政管理難度較大。

二、事業(yè)單位辦公室行政管理的策略

（一）合理提高員工服務(wù)意識(shí)

辦公室作為服務(wù)窗口和形象部門(mén)，必須通觀全局地考慮和處理問(wèn)題，不能局限于某部門(mén)或范圍，以犧牲單位整體利益來(lái)滿足某團(tuán)體的利益。換言之，就是要嚴(yán)格執(zhí)行落實(shí)單位領(lǐng)導(dǎo)層的決策，立足于全局去開(kāi)展工作，才能妥善處理各方關(guān)系，實(shí)現(xiàn)高效服務(wù)和參謀。單位辦公室行政管理要從單位利益出發(fā)，為社會(huì)提供服務(wù)，以免產(chǎn)生因?yàn)楣芾矶芾淼膯?wèn)題。同時(shí)更要突破形式主義的束縛，樹(shù)立求真務(wù)實(shí)意識(shí)，嚴(yán)格管控財(cái)政支出避免不必要的開(kāi)銷(xiāo)，并結(jié)合單位實(shí)際需求，合理選擇辦事方法，力求單位利益最大化，擯棄滯后的管理模式。此外，注意聯(lián)系實(shí)際，強(qiáng)化培養(yǎng)行政管理人員職業(yè)道德素質(zhì)，提高其辦公室行政管理能力；加強(qiáng)其對(duì)單位、對(duì)國(guó)家的忠誠(chéng)感和責(zé)任意識(shí)培養(yǎng)，使之發(fā)揮以身作則的模范作用，成為一名兼具能力與服務(wù)意識(shí)的高水平辦公室行政管理員。

（二）精細(xì)化各崗位應(yīng)盡職責(zé)

眾所周知，辦公室行政管理極具實(shí)效性和針對(duì)性，然而，在實(shí)際操作中，部分辦公室崗位通常采取任意或隨機(jī)手段設(shè)置，極易造成各崗位間形成縱橫向重疊或銜接空白，最終導(dǎo)致某件事物無(wú)人處理，或是反復(fù)處理同一事務(wù)的情況，從而造成資源浪費(fèi)和管理混亂。同時(shí)若事務(wù)處理不恰當(dāng)將引起無(wú)處追責(zé)問(wèn)題，并降低辦公室職員工作熱情和積極性，促使原本簡(jiǎn)單的工作出現(xiàn)相互推諉難以完成，不利于工作效率提高。此外，若不能明確細(xì)化設(shè)置崗位職責(zé)極易出現(xiàn)分工模糊的現(xiàn)象。但由于辦公室日常行政管理工作極為復(fù)雜，領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦事務(wù)相對(duì)較多，故而，如果崗位職權(quán)交錯(cuò)、設(shè)置模糊，將使得工作分配混亂。為此，在設(shè)置辦公室職位期間，必須綜合考慮辦公室行政管理需要，精細(xì)化崗位職責(zé)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦事務(wù)做到專人負(fù)責(zé)，才能井然有序地開(kāi)展行政管理工作，進(jìn)而提高其針對(duì)性、實(shí)效性和效率水平。

（三）加強(qiáng)職員思想作風(fēng)建設(shè)

辦公室這種單位中樞機(jī)構(gòu)擁有一定的綜合管理職能，因此，辦公室人員必須具備充足的專業(yè)知識(shí)，以及公共關(guān)系處理技巧和辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用能力，同時(shí)也包括過(guò)硬的工作作風(fēng)和政策理論素養(yǎng)。故而，事業(yè)單位加強(qiáng)辦公室思想作風(fēng)建設(shè)尤為迫切。首先，提升員工政策理論水準(zhǔn)。在辦公室內(nèi)無(wú)論對(duì)上報(bào)告、對(duì)下行文，亦或日常事務(wù)處理，其政策性都非常強(qiáng)，需要每位員工遵守和學(xué)習(xí)單位管理制度、黨的理論和上級(jí)文件要求，確保行文處事與單位核心價(jià)值觀、黨的方針路線和單位制度流程要求相適應(yīng)。其次，要深入基層求真務(wù)實(shí)。辦公室人員不能局限于某特定區(qū)域辦公，而要適當(dāng)?shù)刈叱鲛k公室，爭(zhēng)取掌握第一手資料，向領(lǐng)導(dǎo)實(shí)事求是地匯報(bào)，并嚴(yán)格遵照政策制度處理問(wèn)題。不論內(nèi)外來(lái)訪或日常事務(wù)處理，都應(yīng)做到謙遜、熱情、認(rèn)真，以免發(fā)生門(mén)難進(jìn)、臉難看、事難辦現(xiàn)象。

（四）增強(qiáng)職員團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神

由于辦公室人員的職責(zé)分工不盡相同，可能某些工作是個(gè)人獨(dú)立完成的，但某些工作卻必須通過(guò)多人合作來(lái)完成。故而，要做好辦公室管理工作，不斷培養(yǎng)提高職員的團(tuán)隊(duì)協(xié)作觀念和精神非常重要，只有建立和諧平等的合作關(guān)系，才能最大化發(fā)揮作用。除此之外，由于辦公室傳達(dá)、收發(fā)類的工作較為豐富，使得職員在處理各種日常事務(wù)的同時(shí)，還要做好各類臨時(shí)性工作，簡(jiǎn)言之，就是需要面對(duì)巨大的挑戰(zhàn)。為此，辦公室人員必須學(xué)習(xí)和掌握單位全局工作，既要把握基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)知識(shí)，又要理清工作重點(diǎn)和進(jìn)程，進(jìn)而真正為民服務(wù)，妥善解決相關(guān)問(wèn)題。

（五）加強(qiáng)行政管理模式創(chuàng)新

事業(yè)單位要改善當(dāng)前辦公室行政管理工作的現(xiàn)狀，首先要分析單位實(shí)際情況，以及辦公室行政管理中的不足，再將其結(jié)合起來(lái)針對(duì)性改革辦公室行政管理方法。換言之，單位辦公室行政管理要甘為幕后英雄，著重為單位當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)，并在該基礎(chǔ)上明確單位行政管理部門(mén)的具體職能。但若是由于單位某些管理職能的欠缺，使得行政職能重疊服務(wù)職能或發(fā)生沖突現(xiàn)象，就有必要根據(jù)單位的實(shí)際發(fā)展，不斷加強(qiáng)辦公室行政管理模式的創(chuàng)新，以此實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位辦公室行政管理的規(guī)范化、科學(xué)化，從而最大程度提高行政管理效率與質(zhì)量。

三、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)上文的分析，行政管理是現(xiàn)代管理最核心的環(huán)節(jié)，同時(shí)現(xiàn)代管理強(qiáng)烈要求將行政管理工作落到實(shí)處，以便解決傳統(tǒng)辦公室行政管理混亂的現(xiàn)象，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化行政管理配置，達(dá)到節(jié)省管理成本，提升管理效率，確保單位穩(wěn)定發(fā)展的目的?？傊?，事業(yè)單位應(yīng)積極對(duì)待辦公室行政管理中的問(wèn)題，并結(jié)合單位實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，采取針對(duì)性的解決措施，如不斷改革管理方式，提高職員服務(wù)意識(shí)；精細(xì)化各崗位職責(zé)，增強(qiáng)職員團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，合理建設(shè)職員思想作風(fēng)等。（作者單位：榮成市610辦公室）

參考文獻(xiàn)：

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