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        基于互聯(lián)網(wǎng)思維對工程檔案管理模式創(chuàng)新改革的探析

        2016-08-02 08:41:56任晴
        卷宗 2016年6期
        關(guān)鍵詞:互聯(lián)網(wǎng)思維創(chuàng)新

        摘 要:互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展使傳統(tǒng)的工程檔案管理方式有所改變,但是仍然存在著重視度不夠、法律體系不健全、基礎(chǔ)設(shè)施不到位等多種問題,筆者針對目前工程檔案管理中的不足提出了自己的意見,希望可以為工程檔案管理模式的創(chuàng)新進(jìn)獻(xiàn)綿薄之力。

        關(guān)鍵詞:互聯(lián)網(wǎng)思維;工程檔案管理;創(chuàng)新

        1 互聯(lián)網(wǎng)思維的概述

        (一)互聯(lián)網(wǎng)思維的定義

        在互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展的背景之下,支撐產(chǎn)品、用戶、市場的價(jià)值鏈都發(fā)生了一系列的變化,改變了傳統(tǒng)的商業(yè)生態(tài)環(huán)境,可以說互聯(lián)網(wǎng)思維模式是回歸常識的思維模式。相比于傳統(tǒng)的工業(yè)化思維,互聯(lián)網(wǎng)思維開辟了全新的時代,這個時代具有多元化、感性化、異質(zhì)化的特征。

        (二)互聯(lián)網(wǎng)思維的特質(zhì)

        互聯(lián)網(wǎng)思維主要具備以下幾種特質(zhì):首先必須要專注思維。任何東西必須專注,才可以有所創(chuàng)新;其次要做到思維極致,給客戶盡可能提供極致的服務(wù)、體驗(yàn)以及產(chǎn)品;再者要做到客戶至上,任何工作都應(yīng)當(dāng)以客戶為中心,讓客戶感受到自己的價(jià)值所在;最后要做到顛覆性的創(chuàng)新,打破傳統(tǒng)的平衡,構(gòu)建了新秩序。

        2 互聯(lián)網(wǎng)思維下工程檔案管理存在的問題

        (一)對互聯(lián)網(wǎng)重視程度偏低

        在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的背景下,很多人并沒有認(rèn)識到將互聯(lián)網(wǎng)思維融入到工程檔案管理的重要性,甚至有的人認(rèn)為在一項(xiàng)工程當(dāng)中檔案管理可有可無,甚至認(rèn)為信息化對檔案管理并不重要。很多管理部門通常將工程管理排在末位,得不到應(yīng)有的重視,很多領(lǐng)導(dǎo)也出于各種原因而忽視了對檔案的管理工作。領(lǐng)導(dǎo)缺乏這方面意識,也直接影響了下屬工作人員在檔案管理方面的積極性,對信息化的檔案管理也只是應(yīng)付了事。

        (二)法律規(guī)范不健全

        互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理工作應(yīng)當(dāng)以計(jì)算機(jī)為核心,同時管理工作也應(yīng)當(dāng)受到應(yīng)有的法律制度的約束與規(guī)范,才可以提高管理的效率。只有加快完善對信息化檔案管理的制度規(guī)范,促使檔案管理有序進(jìn)行,才能夠更好地適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)思維的發(fā)展要求。近幾年對于工程檔案管理的法律規(guī)范有所增長,但是與工作實(shí)踐相比,仍然存在著許多的差距,可以說法律規(guī)范仍然不夠健全。對檔案管理,尤其是信息化的檔案管理也缺乏相應(yīng)的規(guī)定,使檔案管理缺乏法律依據(jù)。

        (三)基礎(chǔ)設(shè)施不到位

        信息化的檔案管理對軟硬件配置要求較高,有的部門應(yīng)為沒有投入足夠的經(jīng)費(fèi),導(dǎo)致了基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)存在滯后性,具體體現(xiàn)在以下幾方面:軟件、硬件的設(shè)備配備不齊全,同時存在性能落后的問題;信息技術(shù)更新的速度無法跟上時代發(fā)展,部分設(shè)備存在陳舊過時的問題。部分檔案管理部門尤其是基層部門既缺少硬件,也缺少軟件。有些部門仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理方式,沒有充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。

        (四)使用方式落伍

        很多工程單位仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式,采用紙質(zhì)化管理方式來管理每個工程數(shù)據(jù),雖然有些部門可能涉及到信息化的管理手段,但是讓然涉及較少,在這種背景下應(yīng)當(dāng)多引入互聯(lián)網(wǎng)思維,來適應(yīng)時代發(fā)展的需求。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,檔案管理工作能夠突破時間、地點(diǎn)、行業(yè)的限制,實(shí)現(xiàn)了工程檔案信息的相互共享與利用。因此被動的、手工式的檔案管理方式逐漸被淘汰,而主動的、信息化的管理方式將逐漸興起。

        (五)信息管理存在隱患

        在互聯(lián)網(wǎng)時代中,工程檔案的管理既存在便利,同時也存在著安全隱患。通過數(shù)據(jù)化的方式來實(shí)現(xiàn)對工程檔案的管理,容易導(dǎo)致管理的數(shù)據(jù)受到信息的不穩(wěn)定因素影響。同時因?yàn)闄n案管理對計(jì)算機(jī)的依賴性較強(qiáng),一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)了問題,則會導(dǎo)致資料的喪失,這無疑是影響了檔案的完整性、真實(shí)性,給檔案管理帶來了許多安全隱患。同時網(wǎng)絡(luò)具有開放性、多樣性的特征,也導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)容易受到“黑客”的攻擊,導(dǎo)致部分?jǐn)?shù)據(jù)外泄,影響了工程的進(jìn)展。

        3 互聯(lián)網(wǎng)思維下工程檔案管理的創(chuàng)新對策

        (一)對互聯(lián)網(wǎng)予以重視

        加強(qiáng)信息化檔案管理的質(zhì)量,首先要提高領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案管理的重視,尤其是要認(rèn)識到信息化檔案管理的重要性,將檔案管理提升到戰(zhàn)略高度來全面認(rèn)識,納入到每天工作的計(jì)劃當(dāng)中,與其他工作共同開展,使得這項(xiàng)管理可以真正落到實(shí)處,提高管理的質(zhì)量與效率。

        (二)完善規(guī)章制度

        在物聯(lián)網(wǎng)時代中,檔案管理工作要想有序的進(jìn)行,離不開完善的法律制度保障。信息化檔案管理工作需要統(tǒng)一的規(guī)章制度約束,該制度必須要涉及到檔案管理的方方面面,明確不同管理部門的職責(zé)、管理的具體流程、管理目標(biāo)等,使得整個管理工作可以有序進(jìn)行。

        (三)完善基礎(chǔ)設(shè)施

        要想提高檔案管理的質(zhì)量,真正實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理,就需要加大對檔案管理的投入力度,完善相應(yīng)的配套設(shè)備,為檔案管理工作順利開展提供物質(zhì)保障。硬件設(shè)備包括了電腦、服務(wù)器、打印機(jī)、掃描儀等,對這些設(shè)備要定期檢查與更新。軟件設(shè)備應(yīng)當(dāng)保持及時性,一旦出現(xiàn)新的軟件,要對原軟件及時升級,提高信息管理的檔次。

        (四)充分利用互聯(lián)網(wǎng)

        傳統(tǒng)的檔案管理忽視了對互聯(lián)網(wǎng)的利用,將重心都放在了管理方面,這種管理理念導(dǎo)致整個檔案管理工作都處于被動的地位。在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的時代中,檔案管理工作應(yīng)當(dāng)更加主動,尋找各種途徑來積極提高積極的管理質(zhì)量,為單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。要準(zhǔn)確了解社會的需求,根據(jù)這些需求有針對性地提供服務(wù)。充分挖掘檔案管理的應(yīng)有價(jià)值,盡可能地開拓新的服務(wù)項(xiàng)目,同時也可以提供線上服務(wù)工作,并且根據(jù)客戶需求不同,為其定制差異化的服務(wù)內(nèi)容,讓服務(wù)更加具有人性化色彩。各種檔案信息可以在網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)共享,突破時間、空間的重重限制,實(shí)現(xiàn)對檔案的充分利用。

        (五)確保檔案管理的安全性

        將檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合,不可避免地會對檔案管理帶來更多的風(fēng)險(xiǎn),計(jì)算機(jī)病毒就是最主要的風(fēng)險(xiǎn)。為了有效地規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn),管理人員應(yīng)當(dāng)從監(jiān)督、應(yīng)急措施等多方面加以完善。有限根據(jù)信息加密層次的不同,對用戶的身份進(jìn)行核對驗(yàn)證,啟用數(shù)字簽名的技術(shù),對重點(diǎn)信息進(jìn)行加密,同時健全系統(tǒng)內(nèi)部的防火墻;其次將資料數(shù)據(jù)進(jìn)行備份,以免受到黑客攻擊導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。

        4 結(jié)束語

        一項(xiàng)工程建設(shè)通常持續(xù)時間比較長,影響范圍比較大,同時涉及到多方利益主體,所以工程檔案管理應(yīng)當(dāng)更為體系化。在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的時代中,檔案管理工作應(yīng)當(dāng)突破傳統(tǒng)管理方式的限制,多于信息化技術(shù)相結(jié)合來提高管理的質(zhì)量。

        參考文獻(xiàn)

        [1].朱威廉.互聯(lián)網(wǎng)時代如何管理創(chuàng)新[J].經(jīng)理人.2011(2).

        [2]張鳳霞,韓以謙.做好高速公路建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作[J].華東公路,2002,2.

        作者簡介

        任晴(1982-),女,江蘇連云港,江蘇汾灌高速公路管理有限公司,研究方向:有關(guān)工程檔案管理。

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