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        煙草檔案管理信息化發(fā)展

        2016-08-02 07:55:12莊婷婷
        卷宗 2016年6期
        關(guān)鍵詞:信息化管理檔案管理對策

        莊婷婷

        摘 要:隨著煙草行業(yè)的快速發(fā)展,煙草企業(yè)發(fā)展過程中所收集的資料越來越多,在信息化時代背景下,必須要對傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行改進(jìn)。本文對當(dāng)前煙草企業(yè)發(fā)展過程中的檔案管理信息化策略進(jìn)行分析和探討,旨在提高煙草檔案管理效率,促進(jìn)煙草行業(yè)的不斷發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:煙草檔案;檔案管理;信息化管理;對策

        檔案管理是煙草企業(yè)發(fā)展過程中的一項重要工作內(nèi)容,包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等。煙草企業(yè)發(fā)展過程中會產(chǎn)生很多的資料文件,在當(dāng)前的時代背景下,煙草企業(yè)對檔案管理工作的認(rèn)識程度逐漸提高,在煙草企業(yè)內(nèi)部設(shè)置了專門的檔案管理部門,招聘專業(yè)化的檔案管理人員,但在實際工作過程中,檔案管理依舊存在較多的問題,信息化不足是面臨的一個嚴(yán)重的問題。在當(dāng)前的信息化時代背景下,檔案管理也要逐漸信息化,對傳統(tǒng)的手工歸檔方式應(yīng)該要逐漸淘汰。但是當(dāng)前煙草企業(yè)的檔案管理過程中信息化程度不高,很容易出現(xiàn)各種錯誤,對此要積極加強(qiáng)對這些問題的解決,加強(qiáng)對信息技術(shù)的利用,以提高煙草企業(yè)的管理水平。

        1 煙草檔案管理的作用

        在煙草企業(yè)的內(nèi)部管理中,檔案管理是其中不可或缺的一個部分,檔案信息包括很多方面,比如人力資源檔案、財務(wù)檔案、科研檔案等,這些都是煙草企業(yè)發(fā)展過程中的重要內(nèi)容,這些檔案的收集與保存,對于煙草企業(yè)的各項經(jīng)濟(jì)活動的開展有很大的幫助,為煙草企業(yè)的發(fā)展提供更多有用的材料。具體說來,煙草企業(yè)的檔案規(guī)范化管理對于煙草企業(yè)的發(fā)展有以下幾個重要的作用。第一,有助于規(guī)范煙草檔案活動,在煙草企業(yè)的檔案管理過程中,對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理,可以對各種資源進(jìn)行有條不紊的收集和整理,并且對檔案進(jìn)行合理地保存,從而使得檔案管理工作水平不斷提升,從而促進(jìn)煙草檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。第二,有助于對檔案信息內(nèi)容的安全保護(hù)。在檔案管理過程中,由于各種不規(guī)范的行為導(dǎo)致檔案缺失的現(xiàn)象時常發(fā)生,比如對于檔案保存時不進(jìn)行存檔記錄,因此很容易導(dǎo)致再次利用檔案時找不到檔案所在的地方。尤其是在信息化過程中,信息化檔案管理成為一個必然趨勢,但是信息化過程中面臨的一個嚴(yán)重的問題就是安全隱患,對此必須要積極加強(qiáng)對各種安全問題的防范,煙草檔案的規(guī)范化管理是促進(jìn)檔案信息安全的有效途徑,可以防止一些非法的行為對檔案進(jìn)行利用,從而確保檔案資料的齊全。

        2 檔案信息化管理過程中存在的問題

        檔案管理方法的創(chuàng)新是對檔案管理工作效率進(jìn)行提升的一個重要措施,當(dāng)前很多煙草企業(yè)雖然在努力加強(qiáng)對管理模式的改進(jìn),積極制定檔案管理的規(guī)章制度,對煙草企業(yè)的各項工作進(jìn)行協(xié)調(diào),但由于當(dāng)前有的管理人員的管理意識和方法比較落后,檔案管理信息化意識不足,因此使得檔案管理過程中的信息化程度不夠,很多檔案管理工作依舊采用傳統(tǒng)的方式,沒有借助各種信息技術(shù)手段進(jìn)行高效管理,傳統(tǒng)的管理方式又不規(guī)范,所以使得很多檔案管理水平不高,存在管理不規(guī)范的問題。在具體的管理過程中,煙草企業(yè)信息化管理水平還有待提升,在具體管理過程中存在的問題主要有幾個方面,第一,比如對于各種檔案信息的更新,基本已經(jīng)實現(xiàn)了計算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用,很多煙草企業(yè)都設(shè)置了電子檔案,便于內(nèi)部用戶的使用,但有的煙草企業(yè)對信息化系統(tǒng)的建設(shè)還是不夠完善,而且對于各種檔案信息沒有進(jìn)行及時更新,最終導(dǎo)致很多檔案信息丟失,讀者在網(wǎng)絡(luò)上查詢不到相應(yīng)的信息,對煙草企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了一定的影響。第二,管理人員的信息化能力不高,不能滿足當(dāng)前的管理需求。在當(dāng)前的時代背景下,很多煙草企業(yè)對管理工作創(chuàng)新改革的認(rèn)識程度逐漸提高,但是由于當(dāng)前很多煙草企業(yè)的管理還面臨著比較嚴(yán)重的阻礙,因此進(jìn)行管理的創(chuàng)新改革是一個十分必要的過程,其中表現(xiàn)出來的問題主要是體現(xiàn)在管理信息化程度不足方面,管理過程中很多工作人員都沒有經(jīng)過系統(tǒng)性的信息化培訓(xùn),對各種先進(jìn)的信息技術(shù)的掌握程度較低,最終導(dǎo)致檔案管理信息化水平得不到提升。第三,信息管理制度比較落后。在當(dāng)前很多煙草企業(yè)的發(fā)展過程中,信息管理制度是為煙草企業(yè)信息管理提供保障的重要基礎(chǔ),在管理過程中由于信息化管理意識不足,因此信息化管理的制度不夠完善,比如沒有規(guī)定詳細(xì)的責(zé)權(quán)制度,對檔案信息化管理模式?jīng)]有進(jìn)行創(chuàng)新,因此使得很多信息被丟失,作的效率較低。

        3 檔案信息化管理策略

        (一)加強(qiáng)對煙草檔案信息化管理的重視

        隨著市場競爭不斷加強(qiáng),煙草企業(yè)在市場環(huán)境中面臨的壓力也越來越大,尤其是隨著新媒體的不斷出現(xiàn),人們的生活方式發(fā)生了很大的改變,傳統(tǒng)的檔案管理主要是對各種檔案進(jìn)行整理的過程,在新時期,如果煙草企業(yè)不能對管理模式進(jìn)行創(chuàng)新,則會導(dǎo)致煙草企業(yè)的發(fā)展變得緩慢,甚至逐漸被淘汰。整合煙草企業(yè)的資源是促進(jìn)煙草企業(yè)快速發(fā)展的一個重要途徑,為了使得煙草企業(yè)可以實現(xiàn)全面發(fā)展,則應(yīng)該要對檔案管理中的任何一個環(huán)節(jié)都進(jìn)行完善,在新的時代背景下,檔案管理理念應(yīng)該要不斷創(chuàng)新,尤其是面對信息化社會而言,這種創(chuàng)新更應(yīng)該要及時、到位。由于當(dāng)前很多煙草企業(yè)在發(fā)展過程中對各種現(xiàn)代化的管理意識認(rèn)識不到位,對現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)中的競爭意識不足,因此沒有注意到檔案管理的信息化的重要性。在未來的發(fā)展過程中,應(yīng)該要積極加強(qiáng)對煙草企業(yè)對檔案信息化管理模式的認(rèn)識,對檔案管理體系進(jìn)行完善,從而使得檔案管理工作能夠得到有效地完成,借助信息化手段對一些檔案工作進(jìn)行處理,對煙草企業(yè)的人員進(jìn)行調(diào)配,使他們發(fā)揮出更加重要的作用。

        (二)加快信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和完善

        要想在檔案管理過程中實現(xiàn)信息化管理,一個重要的基礎(chǔ)就是要加強(qiáng)對各種信息技術(shù)設(shè)備的完善,比如要加強(qiáng)煙草企業(yè)信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建,對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃和管理。就當(dāng)前形勢而言,我國的很多煙草企業(yè)信息化管理系統(tǒng)建設(shè)過程中的各項基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)還不夠,因此煙草企業(yè)在發(fā)展過程中,要結(jié)合信息時代的要求,對企業(yè)的各種基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善,比如對計算機(jī)設(shè)備進(jìn)行配備、建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫等,從而使得煙草企業(yè)的各種檔案能夠形成電子檔案,并且能夠在內(nèi)部系統(tǒng)中進(jìn)行分享,內(nèi)部人員可以通過一定的權(quán)限查閱相關(guān)的檔案。針對當(dāng)前很多煙草企業(yè)的信息設(shè)備以及信息管理系統(tǒng)現(xiàn)狀,還應(yīng)該要為煙草企業(yè)要配備更多的計算機(jī),并且要對煙草企業(yè)的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行完善,對工作人員對信息系統(tǒng)的使用權(quán)限進(jìn)行規(guī)定,從而使得員工在日常工作中能夠?qū)Ω鞣N問題進(jìn)行處理,根據(jù)自己的權(quán)限對煙草企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行完成,比如人力資源部門的員工要及時對企業(yè)的人力資源檔案進(jìn)行更新,對于人員的流動情況進(jìn)行記錄,使得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者可以對企業(yè)的人員組成情況有更加詳細(xì)的了解,便于做好人員招聘、人員崗位調(diào)整等工作。

        (三)加強(qiáng)檔案管理人員的綜合能力水平的提升

        檔案管理是煙草企業(yè)發(fā)展中的一個部分,其包括的內(nèi)容十分繁復(fù),在當(dāng)前的時代背景下,應(yīng)該要加強(qiáng)對信息化管理模式的應(yīng)用,管理人員要學(xué)會使用各種信息手段,對檔案管理的各項任務(wù)進(jìn)行落實。比如煙草企業(yè)的管理人員要借助各種通信技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)對各種檔案信息進(jìn)行管理和利用,要借助信息技術(shù)對檔案信息進(jìn)行更新等。在工作中應(yīng)該要對煙草企業(yè)的管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn),包括對技能培訓(xùn)以及職業(yè)道德素養(yǎng)培訓(xùn),比如加強(qiáng)各種計算機(jī)技能的培訓(xùn),使得煙草企業(yè)的檔案管理人員能夠?qū)π畔⒒l(fā)展的趨勢有所了解,并且能夠掌握更多的信息技術(shù),從而提高檔案管理效率和水平。

        4 結(jié)語

        綜上所述,在長期的發(fā)展過程中,煙草企業(yè)的檔案管理模式都比較陳舊,信息化時代背景下,必須要積極加強(qiáng)對檔案管理模式的創(chuàng)新,借助信息技術(shù)和各種信息設(shè)備,實現(xiàn)檔案信息化管理,提高檔案管理水平。

        參考文獻(xiàn)

        [1] 劉靜平.煙草檔案信息化建設(shè)解決方案[J].蘭臺世界,2012(12)

        [2] 曹儷娟.淺談新形勢下煙草行業(yè)檔案信息化管理[J].湖南煙草,2006(06)

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        [4] 嚴(yán)祥輝.淺談企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)[J].科技信息:科學(xué)教研,2008(05)

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