段志清

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，人們的生活發(fā)生了翻天覆地的變化，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)開(kāi)始逐漸滲透到人們生活的方方面面中，給人們帶來(lái)了極大的便利，尤其是辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)，更是改變了人們的工作。目前，辦公自動(dòng)化已經(jīng)開(kāi)始應(yīng)用于醫(yī)院的管理工作中，大大的提高了醫(yī)院管理的效率，在現(xiàn)代醫(yī)院管理體系中，信息化建設(shè)已開(kāi)始廣泛開(kāi)展，但醫(yī)院的檔案管理工作還未形成體系，醫(yī)院檔案管理依然存在不少的問(wèn)題。對(duì)此，本文將對(duì)醫(yī)院檔案實(shí)施辦公自動(dòng)化管理進(jìn)行必要性和可行性分析，從而提出幾點(diǎn)醫(yī)院檔案辦公自動(dòng)化管理的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；醫(yī)院檔案管理；必要性；可行性

辦公自動(dòng)化也就是數(shù)字化辦公，在提高工作效率的基礎(chǔ)上可以增加協(xié)同辦公能力，調(diào)整管理體制，最終實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。當(dāng)今是一個(gè)信息化的時(shí)代，信息技術(shù)迅猛發(fā)展，改變了我國(guó)的諸多行業(yè)，近年來(lái)，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到醫(yī)院的管理工作中，許多醫(yī)院正在嘗試著利用辦公自動(dòng)化來(lái)對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行管理。這種新型的檔案管理方式在很大程度上提高了醫(yī)院檔案的管理效率，但同時(shí)也給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，確保檔案信息的完整非常重要?，F(xiàn)代的大型綜合性醫(yī)院每天的都有數(shù)以千計(jì)的工作量，醫(yī)院的行政、醫(yī)療、人事檔案等各類檔案的分類整理工作艱巨，采用辦公自動(dòng)化的檔案管理是醫(yī)院檔案管理工作的必然選擇。對(duì)此，本文將對(duì)辦公自動(dòng)化環(huán)境之下醫(yī)院檔案管理工作的必要性與可行性進(jìn)行分析，在此基礎(chǔ)上，提出幾點(diǎn)切實(shí)可行的利用辦公自動(dòng)化進(jìn)行醫(yī)院檔案管理的對(duì)策，以便給我國(guó)的諸多醫(yī)院提供參考指導(dǎo)作用。

1 醫(yī)院檔案辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀

（一）缺乏完善的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

現(xiàn)階段，大部分醫(yī)院對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的軟件投入較少，使得辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還不完善，辦公自動(dòng)化水平得不到有效提高，制約著醫(yī)院檔案管理水平的提高。由于各辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)商與團(tuán)隊(duì)的技術(shù)水平高低不一，導(dǎo)致某些開(kāi)發(fā)出來(lái)的軟件與實(shí)際需求存在不少差距，造成系統(tǒng)中缺乏可以將電子文件運(yùn)轉(zhuǎn)與電子檔案工作有效契合的電子檔案管理的子系統(tǒng)。

（二）缺乏完善的信息化管理制度

現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案的信息化還處在初級(jí)階段，缺乏完善的軟硬件設(shè)施，而且電子檔案的存儲(chǔ)缺乏有效保障，容易導(dǎo)致患者的病歷資料泄露，影響患者的正常生活盡管醫(yī)院對(duì)醫(yī)院檔案管理投入了資金，但由于無(wú)法建設(shè)醫(yī)院辦公高級(jí)自動(dòng)化的成熟檔案管理系統(tǒng)，軟硬件配套存在差距，始終無(wú)法搭建高效的醫(yī)院檔案管理平臺(tái)，造成醫(yī)院資金投入的浪費(fèi)。

（三）缺少檔案管理信息化的專業(yè)人才

盡管醫(yī)院在引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備時(shí)投入不少資金，但在醫(yī)院檔案管理信息化人才方面的投入不足，檔案信息管理系統(tǒng)相對(duì)滯后，操作系統(tǒng)軟件還未得到及時(shí)更新檔案管理人員往往缺乏辦公自動(dòng)化該方面的知識(shí)，醫(yī)院缺乏關(guān)于辦公自動(dòng)化知識(shí)的系統(tǒng)培訓(xùn)，從而導(dǎo)致醫(yī)院檔案辦公自動(dòng)化程度較低，影響醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)行。

2 醫(yī)院檔案辦公自動(dòng)化管理的必要性

由于醫(yī)院檔案形成時(shí)間長(zhǎng)，涉及范圍廣，檔案數(shù)量大等特點(diǎn)，加快醫(yī)院檔案辦公自化的管理已經(jīng)迫在眉睫。

（一） 辦公自動(dòng)化的檔案管理可以大幅度提升檔案的效率

醫(yī)院檔案與電子信息技術(shù)結(jié)合，有效統(tǒng)一了文書(shū)處理與檔案管理的關(guān)系，工作人員每天及時(shí)對(duì)文件材料進(jìn)行分類整理，使之成為電子檔案，可以減少檔案遺失的問(wèn)題，保證了檔案文件的完整性和及時(shí)傳輸性。尤其對(duì)于病歷檔案，需要客觀、完整、連續(xù)記錄病人診療和病情的演變過(guò)程，辦公自動(dòng)化程度的不斷提高，可以幫助醫(yī)護(hù)人員及時(shí)準(zhǔn)確地掌握病人的病情發(fā)展過(guò)程。

（二）辦公自動(dòng)化的檔案管理更加穩(wěn)定安全

紙質(zhì)檔案的質(zhì)量很容易受到外界環(huán)境的影響，包括溫度、濕度、自然災(zāi)害等，使得紙質(zhì)檔案的壽命較短，時(shí)間一長(zhǎng)，其完整性受到威脅，而相比紙質(zhì)檔案，電子檔案的壽命就高很多，并且可以通過(guò)備份等手段進(jìn)行復(fù)制。辦公自動(dòng)化使檔案電子化，增強(qiáng)了檔案的可讀性和存儲(chǔ)性，還有利于根據(jù)不同的需要選擇不同的存儲(chǔ)載體。此外，辦公自動(dòng)化下的檔案可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下及時(shí)傳輸，避免了檔案在丟失的問(wèn)題。

3 醫(yī)院檔案實(shí)行辦公自動(dòng)化管理的可行性

現(xiàn)在，辦公室自動(dòng)化管理的技術(shù)越來(lái)越完善，可以通過(guò)定期培訓(xùn)人員的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案自動(dòng)化管理的規(guī)范性。醫(yī)院要進(jìn)行對(duì)管理人員的定期培訓(xùn)，提升相關(guān)人員的專業(yè)性與管理水平，而檔案管理人才既要有計(jì)算機(jī)操作能力還要有一定的醫(yī)學(xué)知識(shí)。醫(yī)院要制定一系列的實(shí)行與管理規(guī)定，建立健全檔案管理制度，使得醫(yī)院的辦公室自動(dòng)化檔案管理進(jìn)入規(guī)范化的軌道。

4 完善辦公室自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的對(duì)策

（一）建立檔案管理子系統(tǒng)

醫(yī)院應(yīng)深入研究辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，加大辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的資金投入，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基礎(chǔ)上建立檔案管理子系統(tǒng)，有效運(yùn)轉(zhuǎn)電子文件運(yùn)轉(zhuǎn)，并對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，對(duì)電子文檔進(jìn)行歸檔處理，進(jìn)一步完善辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，較少醫(yī)院檔案管理人員的工作量，并提高其工作效率。

（二）提高檔案管理人員的合素質(zhì)

我國(guó)的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)正在不斷地發(fā)展和壯大，隨之涌現(xiàn)出各種各樣的新型技術(shù)和內(nèi)容，醫(yī)院檔案數(shù)量也在不斷增加，各類信息不斷豐富，相關(guān)管理方法日趨科學(xué)化，對(duì)檔案人員的素質(zhì)提出了更高的要求。對(duì)此，醫(yī)院要加大對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，為其提供更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，優(yōu)化器知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其綜合素質(zhì)，以便使用辦公自動(dòng)化環(huán)境的需求。

（三）科學(xué)制定相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理的相關(guān)工作主要包括整理、收集、保管、編排、統(tǒng)計(jì)和檢索等確?？茖W(xué)地制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使其能夠符合國(guó)家和檔案部門(mén)頒發(fā)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)所以應(yīng)該結(jié)合醫(yī)院檔案的實(shí)際情況，嚴(yán)格地把關(guān)各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理。

5 結(jié)論

辦公自動(dòng)化作為信息社會(huì)重要的標(biāo)志之一，運(yùn)用與醫(yī)院的檔案管理，可以更好的為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。醫(yī)院檔案的特殊性還有時(shí)代科技的不斷發(fā)展共同決定對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行辦公自動(dòng)化的改革的趨勢(shì)，辦公自動(dòng)化的運(yùn)用將不斷推動(dòng)醫(yī)院檔案工作的現(xiàn)代化的進(jìn)程。

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